Letysite.ru

IT Новости с интернет пространства
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Word стандартные настройки

Как настроить форматирование по умолчанию для документов MS Word

Всякий раз, при создании нового документа в текстовом редакторе MS Word, программа устанавливает определенные параметры форматирования и представления документа, такие как шрифт, размер шрифта, отступы, масштаб и т.д. И для каждого созданного документа параметры эти одни и те же, так как задаются в шаблоне. При необходимости их можно поменять в соответствии с Вашими потребностями и предпочтениями. И если во всех или в большинстве документов Вы используете одни и те же параметры форматирования, то будет вполне оправдано потратить немного времени, чтобы сделать все необходимые установки один раз и не утруждать себя лишней работой по приведению документа в подобающий вид каждый раз, создавая новый текстовый документ.

Предположим, что необходимо сделать так, чтобы для каждого нового документа по умолчанию устанавливался 14 шрифт TimesNewRoman с масштабом представления 120%. Можно решить эту задачу, создав документ образец со всеми необходимыми установками, и делать каждый новый путем создания копии образца. Но если Вы будете создавать новый документ из контекстного меню как на рисунке ниже или из меню программы, то будут применены те параметры форматирования, которые установлены в шаблоне.

Шаблон, о котором идет речь имеет наименование normal.dotm. Файл normal.dotm расположен в папке C:Users Имя_Пользователя AppDataRoamingMicrosoftШаблоны.

Есть как минимум два способа внести изменения в этот шаблон, а следовательно и в настройки по умолчанию. Первый способ — открыть шаблон normal.dotm, сделать все необходимые установки, и сохранить его. Второй способ не предполагает непосредственного вмешательства в шаблон, и для неопытных пользователей подойдет больше.

Теперь подробнее рассмотрим каждый из вариантов.

1-й способ

Прежде, чем начать манипуляции с файлом normal.dotm будет не лишним сохранить его резервную копию куда-нибудь в другое место, на случай непредвиденных обстоятельств.

В Вашей системе может быть отключено отображение расширений файлов (.dotm после наименования). Чтобы это исправить, заходим в любую папку, затем, переходим во вкладку “Вид” и жмем кнопку “Параметры”.

В параметрах переходим во вкладку “Вид” и снимаем галочку с пункта “Скрывать расширения для зарегистрированных типов файлов”. Жмем “Ок”.

Теперь приступаем к работе с шаблоном.

Откроем normal.dotm двойным кликом и выставим все необходимые параметры.

После того как все установки будут выполнены, нужно этот файл сохранить. И вот тут мы столкнемся с некоторыми нюансами. После нажатия “Сохранить” программа предложит выбрать путь для сохранения файла, причем в формате .docx и с новым наименованием (Doc1).

Прежде чем указывать путь, выберем правильное расширение, а именно .dotm.

После смены расширения, программа автоматически подберет путь для сохранения файла — C:UsersadminDocumentsНастраиваемые шаблоны Office.

Предложенный путь нас тоже не устроит и мы выберем другой — C:Users Имя_Пользователя AppDataRoamingMicrosoftШаблоны

Наименование файла оставляем без изменений, так как сохранить его с наименованием normal не выйдет поскольку normal.dotm уже редактируется.

И заключительный шаг — переходим в папку с шаблонами, удаляем файл normal.dotm (нужно чтобы не было открытых документов) и переименовываем наш файл Doc1.dotm в normal.dotm.

И если мы все сделали правильно, то вновь создаваемый файл будет иметь те параметры, которые мы задали в новом шаблоне.

2-й способ

Для смены параметров по умолчанию не нужно искать где лежит файл шаблона. Все что нужно — это просто открыть любой текстовый документ в программе MS Word, затем поочередно перейти в расширенные параметры настроек шрифтов и абзацев, и сделать все необходимые установки.

Чтобы сохранить изменения в шаблоне, нужно нажать кнопку “По умолчанию”

В диалоговом окне, перед нажтием “Ок”, не забываем поставить флажок на втором пункте.

То же самое проделываем в расширенных настройках абзацев.

На этом все. Надеемся, что наша статья помогла Вам.

Изменение параметров по умолчанию для новых документов

Вы можете изменить параметры по умолчанию для новых документов, внеся изменения в шаблон Normal, на основе которых будут создаваться новые документы. В шаблоне «Обычный» можно задать другое форматирование или содержимое по умолчанию, после чего для всех создаваемых документов будут использоваться новые параметры.

Важно: Если шаблон «Обычный» был случайно изменен, параметры по умолчанию можно легко восстановить, удалив, переименовав или переместив его. Шаблон «Обычный» будет автоматически создан повторно при следующем запуске Word. Однако этот метод не действует в отношении других шаблонов. Прежде чем изменять какой-либо другой шаблон, следует создать его копию.

Изменение шрифта по умолчанию

Изменение шрифта по умолчанию в любом из шаблонов ведет к тому, что этот шрифт будет использоваться во всех новых документах, создаваемых на базе этого шаблона. Например, шрифт по умолчанию в новых пустых документах соответствует шрифту шаблона «Обычный».

Откройте шаблон или документ, созданный на основе шаблона, для которого нужно изменить параметры по умолчанию.

В меню Формат выберите пункт Шрифт и откройте вкладку Шрифт.

Внесите нужные изменения и нажмите кнопку По умолчанию.

Примечание: Большинство стилей в Word основаны на стиле «Обычный». Изменение шрифта по умолчанию также ведет к изменению стиля «Обычный», и эти изменения распространяются на все остальные стили, созданные на его основе.

Изменение межзнакового интервала по умолчанию

Изменение межзнакового интервала по умолчанию в любом из шаблонов ведет к тому, что новые параметры масштаба, интервалов, расположения, кернинга и других типографских функций будут использоваться во всех новых документах, создаваемых на базе этого шаблона. Например, межзнаковый интервал в новых пустых документах основан на значении соответствующего параметра в шаблоне «Обычный».

Откройте шаблон или документ, созданный на основе шаблона, для которого нужно изменить параметры по умолчанию.

В меню Формат щелкните Шрифт и откройте вкладку Дополнительно.

Внесите нужные изменения и нажмите кнопку По умолчанию.

Изменение размера полей по умолчанию

Изменение размера полей по умолчанию в любом из шаблонов ведет к тому, что новые параметры полей будут использоваться во всех новых документах, создаваемых на базе этого шаблона. Например, размеры полей по умолчанию в новых пустых документах основаны на значении соответствующего параметра в шаблоне «Обычный».

Откройте шаблон или документ, созданный на основе шаблона, для которого нужно изменить параметры по умолчанию.

В меню Формат щелкните Документ и откройте вкладку Поля.

Внесите нужные изменения и нажмите кнопку По умолчанию.

Изменение макета по умолчанию

Изменение макета по умолчанию в любом из шаблонов ведет к тому, что новые разрывы разделов, верхние и нижние колонтитулы и другие атрибуты макета будут использоваться во всех новых документах, создаваемых на базе этого шаблона. Например, атрибуты макета по умолчанию в новых пустых документах основаны на значении соответствующих параметров в шаблоне «Обычный».

Откройте шаблон или документ, созданный на основе шаблона, для которого нужно изменить параметры по умолчанию.

В меню Формат щелкните Документ и откройте вкладку Макет.

Читать еще:  Как включить буфер обмена в word

Внесите нужные изменения и нажмите кнопку По умолчанию.

Изменение других параметров по умолчанию в шаблоне «Обычный»

В шаблоне «Обычный» можно настроить и изменить параметры по умолчанию для самых разных аспектов работы с документом, таких как форматирование текста, абзацев и документа, стили, текст, рисунки, элементы автотекста и сочетания клавиш. Чтобы внести изменения в файл Normal.dotm, его нужно открыть в Word. При открытии Normal.dotm непосредственно из Finder приложение Word создает пустой документ на основе шаблона.

В меню Файл выберите пункт Открыть.

В диалоговом окне Открыть перейдите в папку, содержащую файл Normal.dotm.

Если у вас Word 2016 для Mac, перейдите в папку /Пользователи/имя_пользователя/Библиотеки/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Содержимое пользователя/Шаблоны.

Если у вас Word для Mac 2011, перейдите в папку /Пользователи/имя_пользователя/Библиотеки/Application Support/Microsoft/Office/User Templates/My Templates.

Примечание: Если вы используете Mac OS X 10.7 (Lion), то папка Library по умолчанию скрыта. Чтобы перейти к ней из диалогового окна Открыть, нажмите COMMAND+SHIFT+G и в поле Перейти к папке введите

Дважды щелкните файл Normal.dotm. Откроется шаблон «Обычный».

Внесите необходимые изменения в шаблон «Обычный».

Сохраните и закройте шаблон «Обычный».

При внесении значительных изменений в шаблон «Обычный», мы рекомендуем периодически создавать резервную копию файла. Чтобы создать резервную копию шаблона «Обычный», скопируйте файл и переименуйте его или переместите его в другое место.

Вы можете быстро и легко отформатировать весь документ и придать ему профессиональный и современный вид, применив к нему тему. Тема документа — это набор параметров форматирования, в число которых входят цветовая схема (набор цветов), шрифтовая схема (набор шрифтов для заголовков и текста) и также схема эффектов (набор линий и эффектов заливки). Чтобы применить тему, сделайте следующее:

В Word 2016 для Mac на вкладке Конструктор щелкните Темы и выберите тему.

В Word для Mac 2011 на вкладке Главная в группе Темы щелкните Темы и выберите тему.

Вы можете изменить поля страницы в документе и создать пользовательские поля. Но в следующий раз, когда вы создадите новый документ, Веб-приложение Word вернется к обычному значению поля на одном дюйме на каждой стороне страницы.

Сайт с нуля

Создание сайта. Продвижение сайта. Заработок на сайте.

Если вы совсем недавно скачали новый Microsoft word, то вы обязательно заметите наличие новых функций и обновленного дизайна. В данной статье хочется рассказать как об общих настройках программы на свой вкус, так и о конкретном изменении в шаблонах абзацев и шрифтов.

Настройка фона и общего вида программы

Перед тем, как настроить word 2010, необходимо позаботиться о внешнем виде программы. Если скучный серый фон вам уже надоел, есть возможность изменить его на что-нибудь новое. Для этого нужно проделать следующие операции:

  1. Нажимаем в программе категорию “Файл”, вкладку “Параметры Word” и выбираем пункт “Общие”.
  2. Далее перед вами открывается окно под названием “Основные параметры при работе с Word 2010”. Здесь вы раскрываете полноценный список различных цветовых схем.
  3. Затем находим область параметром пользовательских интерфейсов и выбираем одну из 3-ех предложенных разработчиками вариантов. Тип «Серебристой» темы задан по умолчанию, но вы можете также установить «Черную» или «Синюю» окраску фона.
  4. Остается только кликнуть «ОК» или нажать кнопку «Enter».

Каждой из представленных в параметрах настроек цветовых схем соответствует своя по цвету панель инструментов. К сожалению, в word 2010 года представлено всего 3 фона, однако только изменение этого параметра позволит вам значительно преобразить интерфейс программы.

Изменение настроек в языке редактирования программы

Благодаря данной настройке вы сами можете подстроить языки для проведения быстрого редактирования необходимого документа. К примеру, если вам на работе часто приходится работать со списками англоязычных документов, то сразу по умолчанию можно выставить именно английскую раскладку.

Настройка языков редактирования производится следующим образом:

  1. Заходим во вкладку «Файл», выбираем там пункт «Параметры» и нажимаем на раздел «Языки».
  1. Для выбора необходимого языка нужно в пункте «Языки редактирования» подобрать в списке необходимый и сохранить его по умолчанию.
  2. Если вы хотите добавить дополнительный язык редактирования документов, то на этапе подбора языка из раскрывающегося списка выбираете дополнительно нужный вам.
  3. Далее нажимаете на кнопку «Добавить». Все готово!

Если вы перестали пользоваться указанным в параметрах языком, в том же разделе настроек вы можете его легко удалить, поставив напротив языка галочку и нажав кнопку «Удалить». Кроме того, на настроенный в word 2010 язык вы можете подключить средство автоматической проверки правописания. Для этого в разделе настроек языков программирования щелкаете на пункт «Правописание» и выбираете необходимый для проверки системой язык.

В случае, если при установке word 2010 года программы правописания на выбранный язык не оказалось, программа перебросит вас на официальный сайт, где вы из списка сможете выбрать и скачать дополнительные языковые пакеты. В них расположены все необходимые для проверки орфографии и пунктуации средства.

Настройка шаблонов редактирования (шрифта, абзацев и т.д.) для word 2010

Как правило, вопрос о том, как настроить Word 2010 года, часто связан с шаблонами шрифтов и абзацев. При входе в новый документ ворд не запоминает предыдущие параметры шрифта и полей, которые вы использовали в ранее созданных документах. Связано это с тем, что в word 2010 года настройки абзацев, полей, шрифтов и границ стоят на базовом уровне, и при открытии нового документа он подстраивает его под изначальные настройки. Для изменения базовых настроек шаблонов вам необходимо пройти следующие этапы:

  1. Запускаем Word 2010 и нажимаем пункт меню «Открыть»
  2. Далее в левой части диалогового окна программы ищем раздел «Шаблоны» и заходим в него. Здесь среди списков папок и используемых ранее документов ищем и открываем файл, который имеет название «Normal».
  3. Теперь устанавливаем необходимые нам для редактирования параметры, и сохраняем изменения для всех типов документов. Для начала меняем параметры текста. Для этого во вкладке “Главная” выбираем раздел настроек шрифта, связанный размером, цветом и его общим видом.

Далее переходим к разделу, который отвечает за изменение параметров абзаца. Для этого нужно лишь нажать маленькую еле заметную стрелочку, которая располагается в правом углу в категории “Абзац”.
В появившемся нам диалоговом окне необходимо произвести настройку следующих параметров:

  1. Изменение горизонтального и вертикального выравнивания текста в абзацах документа,
  2. Формирование величины отступа основного текста от краев полей той страницы, на которой он располагается,
  3. Установка отступа первой строки (если он необходим в документе)
  4. Изменение интервалов “перед” и “после” текста.
  5. Установка междустрочного интервала (как правило, в тексте выставляют одинарный или полуторный тип интервала)

В итоге перед тем, как настроить word 2010 года, следует изначально определиться с типом документов и настроек, которые вы будете чаще всего применять. Самое главное не забывайте во время сохранять шаблоны и установленные настройки при изменении фона и языков редактирования. Благодаря понятному и удобному расположению всех функций на панели инструментов вы можете буквально за 10-15 минут настроить word 2010 года самостоятельно.

Читать еще:  Шаблоны в word используются для

Настройка параметров редактора Word 2007

Учебная дисциплина
Информатика и компьютерная техника
Модуль 2. Офисные прикладные программы Microsoft Office 2007

2.1.9. Настройка редактора Word 2007

Офисное приложение Microsoft Word 2007 основано на ленточном интерфейсе. Лента, на которой помещены инструменты, является основным средством работы с документом Word 2007. Ленточный интерфейс интуитивно понятнее, чем меню и панели инструментов Word 97-2003.

В отличие от меню и панелей инструментов настройка ленты не предусмотрена. Кроме ленты к графическому интерфейсу окна приложения Word 2007 относится «Панель быстрого доступа», которая подлежит настройке. По умолчанию на «Панели быстрого доступа» помещены три инструмента: сохранить, отменить и вернуть. Панель размещена слева от строки заголовка (рисунок 2.1.9.1).

На эту панель можно поместить дополнительные команды необходимые для работы с документом. Для этого необходимо щелкнуть на кнопке «Настройка панели быстрого доступа», откроется окно диалога, в котором надо щелкнуть на требуемой команде.

Например, если щелкнуть на команде «Предварительный просмотр», то пиктограмма этой команды появится на Панели быстрого доступа (рисунок 2.1.9.3).

По умолчанию Панель быстрого доступа размещена над Лентой, но ее можно разместить под Лентой. Ленту можно свернуть или развернуть с помощью команды «Свернуть ленту». Для размещения команд, которых нет в окне диалога «Настройка панели быстрого доступа», надо щелкнуть на «Другие команды», откроется окно диалога Настройка параметров (Рис. 2.1.9.4).

Чтобы на Панель добавить команду надо ее выделить в левом списке и щелкнуть на кнопке Добавить. Команда появится в правом списке и на Панели быстрого доступа. Необходимо отметить, что по умолчанию в левом списке отображаются только часто используемые команды. В левом списке можно отобразить все команды, выбрав «Все команды» из списка «Выбрать команды из».

Кроме того, добавить команду на панель быстрого доступа можно с помощью контекстного меню любой кнопки, помещенной на панели. Например, щелкнув правой клавишей мыши на кнопке Вырезать, откроется контекстное меню, из которого надо выбрать команду «Добавить на панель быстрого доступа».

Для настроек приложения Word 2007 используется также кнопка Office (кнопка с логотипом Microsoft Office). При щелчке на кнопке Office откроется меню. Меню состоит из двух панелей, а в нижней области меню расположена кнопка «Параметры Word» для настройки приложения.

Щелкнув на кнопке Параметры Word, откроется окно диалога (Рис. 2.1.9.4). В этом окне отображаются различные разделы: Основные, Экран, Правописание, Сохранение, Дополнительно, Настройка, Центр управления безопасностью и Ресурсы, в которых можно осуществить различные настройки.

Настройка сочетаний клавиш в Word 2007 осуществляется в окне диалога Настройка клавиатуры (Рис. 2.1.9.6), которое открывается при нажатии кнопки Настройка в окне Настройка параметров (рисунок 2.1.9.4).

Командам можно назначить новое сочетание клавиш, выделив категорию и команду, или оставить сочетание клавиш без изменений. Изменения сочетания клавиш можно сохранить в шаблоне Normal.dotm, на базе которого создается документ, или в текущем документе.

Кроме того, любую команду, которая используется на ленте, можно вызвать с помощью клавиши доступа. Необходимо отметить, что большинство команд можно выбрать нажатием от двух до четырех клавиш. Если нажать и отпустить клавишу Alt, то над инструментами появятся подсказки для клавиш доступа.

Рассмотрим средства настройки строки состояния. Строка состояния находится в нижней части окна приложения Word 2007. В строке состояния редактора Word 2007 пользователь всегда видит номер строки документа и номер столбца, где в текущий момент находится курсор. Положение курсора можно изменить клавишами управления курсора или мышью только в пределах набранного текста.

Меню «Настройка строки состояния» или контекстное меню вызывается щелчком правой клавиши мыши на строке состояния (рисунок 2.1.9.8). Активизация команд в меню «Настройка строки состояния» осуществляется щелчком левой кнопки мыши на команде.

По умолчанию линейка в окне приложения Word 2007 не отображается, но ее можно активизировать, щелкнув на пиктограмме Линейка (рисунок 2.1.9.9).

Word стандартные настройки

Журнал добавлен в корзину.

КАК НАСТРОИТЬ MICROSOFT WORD?

Член-корреспондент РАЕН Ю. Чернышов (Московский государственный университет леса)

Популярный в последнее время редактор Word достаточно прост в освоении. С ним начинают работать, имея минимальные навыки общения с компьютером. В принципе это верно, однако зачастую пользователи сталкиваются с ситуацией, типичной для Word: одно неверное движение мышью или стрелками-курсорами, особенно при правке, и Word «сбивается» с установленного в тексте размера шрифта и формата абзаца. То же происходит при копировании фрагмента текста из других текстовых файлов или приложений.

Исправить ошибку несложно, однако большинство пользователей Word, как правило, не следующих главному правилу: прочитай наконец эту чертову инструкцию! — не знают, как это сделать. Что же происходит с Word и как его настроить?

Когда вы открываете новый документ, Word начинает работу с чтения файла Normal.dot. В разных версиях Windows и Word этот файл находится в различных папках: Word-97 в Windows-98 хранит его в C:Program FilesMicrosoft Office; Word-98 — в C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates (шаблоны); Word-XP — в С:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates; Word-2000 в системе Windows-2000/NT — в С:Documents and SettingsUserApplication DataMicrosoftTemplates и т.д. Во всяком случае, файл Norton.dot можно найти, например, с помощью программы «Поиск» в меню «Пуск». В этом файле хранятся все начальные установки, в частности формат стиля «обычный», на который, собственно, и «сбивается» Word. В разных версиях Word формат этого стиля различен: в Word-98 установлен шрифт Times размером 10 пунктов, выравнивание по левому краю; в Word-2000 и XR — то же, но размер шрифта 12 пунктов. Кроме того, в Normal.dot по умолчанию установлен запрет переносов, хранится перечень меню и множество других установок (опций).

Чтобы раз и навсегда настроить редактор Word на «свой любимый размер», запустите его. Открывшийся новый документ сразу же закройте. Выберите пункт «открыть файл», а в поле «тип файла» укажите .dot. Зайдите в папку, где находится Normal.dot. Убедитесь, что в ней нет файла

Normal.dot (этот временный файл может остаться от первого документа). Удалите его, например, с помощью Еxplorer (проводника). Откройте Normal.dot.

Теперь самое время установить для всех будущих документов опции, с которыми вы предпочитаете работать. Вначале — стиль Normal («обычный»). Откройте меню «Формат» — «Стиль» (см. рисунок). В этом окне нажмите кнопку «настроить», а в новом окне — кнопку «формат». Выберите тип и размер шрифта, для абзаца установите выравнивание по ширине и задайте абзацный отступ в первой строке, равный 1 см (он примерно соответствует принятому в старых ГОСТах: пять символов шрифта размером 12 пунктов). Посмотрите, устраивают ли вас другие установки в стиле «обычный». При желании можно настроить и другие стили (скажем, заголовки) и пользоваться ими в дальнейшем. Полезно зайти в меню «Сервис» — «Язык», задать расстановку переносов и убрать заданные по умолчанию переносы слов из прописных букв.

Читать еще:  Как включить подчеркивание ошибок в word

В пункте «Автозамена» этого же меню можно посоветовать произвести следующие операции:

  • отменить замену буквы, следующей после точки, на прописную (иначе, скажем, в экономических документах будут встречаться словосочетания «тыс. Руб.»). Это проще, чем производить отмену, нажимая Ctrl + Z или бегая мышью в меню правки;
  • убрать автоматическую нумерацию абзацев, сняв флажок «Применить к спискам» (вспомните, приходилось ли вам когда-либо править номер абзаца?);
  • добавить замену двух дефисов при наборе текста на тире. Не все знают, что тире следует ставить с помощью клавиш Ctrl + «серый минус» (на цифровой клавиатуре вверху справа) или через меню «Вставка» — «Символ», а поэтому и не используют его;
  • внимательно изучить другие замены и решить, нужны ли они.

Полезно установить поля страницы, а также вставить нумерацию страниц там, где она нужна, например вверху страницы в центре. Лучше сразу иметь такую нумерацию в документе, чем вспоминать об этом, начиная каждую новую страницу.

Тем, кто часто открывает файлы с дискеты или использует старые файлы в качестве шаблонов для создания новых документов, стоит отключить режим «Автосохранение». В первом случае дефектные секторы или отсутствие свободного места для копии файла на дискете могут привести к сбою в работе Word или даже к потере файла. (Кстати, никогда не доставайте дискету из дисковода до закрытия Word: это приведет к «голубому» экрану с сообщением о сбое программы). Во втором — изменения будут периодически сохраняться, но первоначальная версия файла-шаблона потеряется. Если вы боитесь потери информации из-за сбоев электросети, то лучше приобрести устройство бесперебойного питания.

Впрочем, стоит напомнить, что установки Word по умолчанию были введены для американских пользователей и стилей их документов. Никакого отношения к стандартам, принятым в делопроизводстве в России, они не имеют. Кроме того, многие опытные пользователи не любят, когда им навязывают стиль документа и метод набора текста.

Наконец, проведите заключительные операции: закройте файл Normal.dot, откройте новый документ и проверьте установки Word. Вот вы и научились настраивать Word и, надеюсь, воспользуетесь этим в дальнейшем.

Следует заметить, что новые настройки Word будут действовать только при создании новых документов. Старые документы сохранят прежние настройки, и при их загрузке стиль «обычный» останется в старом виде. Если вы захотите применить новые установки к старым документам, с которыми придется много работать, выделите весь текст (Ctrl + A), скопируйте его (Ctrl + C), затем откройте новый документ, выберите «специальную вставку» и укажите опцию «неформатированный текст». Тогда весь текст вставится в стиле «обычный», при этом заменятся и стили заголовков. Однако этот стиль будет применен и к таблицам, что, скорее всего, приведет к нежелательным изменениям, и их придется переформатировать. Такую же специальную вставку стоит делать при копировании фрагментов из других документов.

И еще несколько полезных советов.

Сохранение файла. Проделайте эксперимент: откройте новый документ и сразу же сохраните его. Откройте еще раз новый документ, наберите какую-либо фразу и сотрите ее. Сохраните документ под другим именем. По содержанию эти документы совпадают (в них нет никакого текста), но сравните их размеры: второй документ окажется почти вдвое больше. Не ожидали? Дело в том, что Word — это интерпретатор, он запоминает не только содержание документа, но и все команды, которыми вы пользовались, в том числе команды «набрать текст» и «удалить». Этот факт может иметь значение в двух случаях: когда вы копируете документ на дискету и когда пересылаете файл по электронной почте. В первом случае лишние килобайты файла размером чуть более 1,4 Мбайт помешают его сохранению, во втором — помимо этого возникнет опасность того, что ваш адресат при желании может прочитать стертые фразы и узнать, что вы захотели скрыть от него. Итак, первый совет: перед окончательным сохранением готового документа укажите «выделить все» (Ctrl + A) и скопируйте весь текст в новый документ. Эта операция значительно сократит размер файла и удалит все исправления.

Копирование. Часто приходится вставлять в Word графики из Excel или рисунки из PowerPoint. Обычно для этого используют команды «копировать» и «вставить». Но попробуйте дважды кликнуть мышью на таком графике в Word: откроется полная таблица Excel со всеми листами и данными. То же происходит и с презентациями. Дело в том, что в Microsoft Office действует технология OLE (согласование объектов). Это позволяет автоматически вносить изменения в Word при изменении данных, скажем, в Excel. Так ли это необходимо? В большинстве случаев достаточно график ввести в файл, однако размер его неоправданно возрастет. Поэтому второй совет: делайте вставку с помощью команды «специальная вставка», в которой укажите опцию «метафайл Windows».

Система сокращений . Если вам часто приходится набирать тексты на одну и ту же тему, можно посоветовать разработать систему сокращений, например: кп — компьютер; бд — база данных и т. д. Важно, чтобы само сокращение не было словом. Если задать такие сокращения в меню «Автозамена», то можно значительно ускорить ввод текста. Подобные комбинации букв Word будет автоматически заменять на указанные слова, если после них следует пробел или знак препинания. При этом ввод прописных букв, например БД, даст замену на прописные — БАЗА ДАННЫХ. Внутри слов эти комбинации не заменяются. Правда, придется нажимать клавишу Backspace (стрелка влево), чтобы ввести грамматические окончания слов, но к этому, если уж вводить подобную «автоматизацию», можно привыкнуть. Автозамена будет действовать для всех новых документов и не потребует настройки файла Normal.dot.

Индексы . Если в ваших текстах часто встречаются обозначения типа м 2 или индексы, для удобства стоит создать отдельную панель инструментов «Индексы». Для этого выберите в меню «Сервис» пункт «Настройка», затем, используя пункт «Создать», можно задать новую панель. Далее откройте закладку «Команды» и в категории «Все команды» найдите значки для нижнего и верхнего индексов Subscript и Superscript. Перетащите с помощью мыши соответствующие значки в новую панель. Можно, правда, обойтись и без панели, а просто перетащить значки в существующую панель инструментов.

Вообще говоря, чем больше в документе таблиц, рисунков и других объектов, тем менее «управляемым» становится Word и редактирование будет создавать не технические, а скорее психологические проблемы. Вам все равно придется ломать голову над тем, куда пропал рисунок, почему изменился формат абзаца, и над другими подобными вопросами, поскольку приведенные выше советы решают проблему редактирования в Word лишь частично. Много полезной информации, в частности по применению Visual Basic для Word, можно найти в книге А. А. Орлова «Тайны и секреты компьютера», вышедшей в издательстве «Радио и связь» в 2001 году.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector