Letysite.ru

IT Новости с интернет пространства
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Вкладка разработчик в word

Практическая работа №4 по MS WORD 2010-2013. Создание электронных форм

Цель: Word 2010-2013. Формирование навыков создания электронных форм, работы с шаблонами и полями. Закрепление навыков по использованию процедуры слияния.

Теория. В повседневной жизни мы встречаемся с ситуацией, когда нам выдают некий бланк документа, в котором мы должны заполнить вручную определённые области. Это может быть бланк заявления, квитанции, заявки. После заполнения информация с бланков документов будет повторно вводиться в компьютер и обрабатываться по заданному алгоритму. Современные приложения позволяют обойти необходимость ручного заполнения бланков документов и повторный ввод заполненной информации.

В MS WORD есть возможность создания электронной формы. Электронная форма — это структурированный документ, содержащий заполненные графы (области, поля) с постоянной информацией и некоторые области (поля формы), в которые пользователь будет вводить переменную информацию.

Таким образом, форма состоит из постоянных областей и полей, подлежащих заполнению. В постоянных областях, при необходимости, можно разместить данные в графическом, текстовом, табличном виде. Обычно сама форма имеет вид таблицы. Форму можно создавать на основе ранее разработанного шаблона. В шаблоне можно разместить поля для ввода информации, указать их тип, выбрать элемент управления , который будет использоваться при вводе. Переменные области (поля) могут быть определены как текстовые поля, поля с раскрывающимися списками, флажки.

После создания формы: введения постоянной информации и выбора расположения и типа полей, необходимо установить защиту документа для устранения возможности изменения постоянной информации электронного документа. Только после установки защиты можно заполнять поля формы.

Задание: Создайте электронную форму заявки на участие в студенческой научной конференции согласно образцу заявки.

Образец заявки на участие в студенческой научной конференции

Для создания формы выполните следующую последовательность действий:

  1. Создайте на Рабочем столе папку Эл_ФормаФамилия_студента .
  2. Запустите Microsoft Word.
  3. Создайте шаблон с именем Форма, разместите его в папке Эл_Форм аФамилия_студента . Для этого:
  • Щелкните значок Microsoft Office(или вкладку File) , а затем выберите команду Создать .
  • В области Шаблоны , нажмите Мои шаблоны .
  • В области Создать щелкните Шаблон
  • Щелкните значок Microsoft Office(или вкладку File) , выберите команду Сохранить как .
  • В диалоговом окне Сохранить как введите имя нового шаблона: Форма , выберите папку Эл_Форм аФамилия_студента, нажмите кнопку Сохранить .

4. Далее создаём макет формы в файле Форма : вводим заголовок формы — Заявка на участие в конференции .

5. Создаем таблицу, состоящую из 16 строк и 5 столбцов: переходим на вкладку Вставка , щёлкаем по кнопке Таблица , выбираем Вставить таблицу и указываем соответствующее количество строк и столбцов.

6. Согласно приведённому образцу объединяем и разбиваем ячейки, устанавливаем требуемую высоту строк, удаляем обрамление границ, вводим текст (наименование полей-постоянная информация), устанавливаем параметры шрифта (по своему усмотрению).

Обратите внимание: затенённые области — это поля формы, куда будут вводиться конкретные значения полей — переменная информация (они должны быть размещены напротив наименования полей)!

7. Для того, чтобы ячейка таблицы воспринималась, как поле формы необходимо вставить элементы управления полем. При этом, поля могут быть разных типов. В нашем примере большинство полей предназначены для ввода текста (текстовые поля). Для ввода элемента управления текстовым полем:

  • устанавливаем курсор в место вставки текстового поля Фамилия,
  • переходим на вкладку Разработчик в группе Элементы управления находим кнопку Инструменты из предыдущих версий,

  • нажимаем кнопку и выбираем элемент Поле,
  • вставленное текстовое поле отобразится в виде затенённого серого прямоугольника.

8. Устанавливаем или изменяем параметры элементов управления содержимым текстового поля. Для этого:

  • щёлкаем правой кнопкой мыши по полю и контекстном меню выбираем Свойства или два раза щёлкаем по полю,
  • в окне Параметры текстового поля устанавливаем требуемые параметры (в раскрывающемся списке Тип выбираем тип Обычный текст ).

9. Вставляем аналогичным образом поле Имя, Отчество, Город, Факультет, группа, Тема доклада, Секция № (наименование).

10. Щёлкаем два раза по полю Город . Появится окно Параметры текстового поля . Вводим в поле Текст по умолчаниюХабаровск.

11. Вставляем поле со списком ВУЗ. В окне Параметры поля со списком вводим — ДВИ филиал РАНХиГС в поле Элемент списка и нажимаем кнопку Добавить , вводим Пед.университет — нажимаем кнопку Добавить , вводим ТОГУ — нажимаем кнопку Добавить , перечисляем ещё ряд вузов города Хабаровска.

12. Вставляем текстовое поле Год рождения . Свойства поля: Тип — число, Максимальная длина -4, Формат числа – 0 .

13. Вставляем текстовое поле Дата приезда (в случае иногороднего участника конференции). Открываем окно Параметры текстового поля (двойным щелчком мыши по полю) и устанавливаем Тип – Дата, Формат даты – dd.MM.yyyy. Для ввода поясняющего текста нажимаем кнопку Текст справки , открываем вкладку Клавиша F1 , щёлкаем по флажку Текст справки и вводим текст: Укажите предполагаемую дату приезда (теперь, по нажатию клавиши F1, будет появляться введённый поясняющий текст.

14. Вставляем поле Дата оформления заявки. В окне Параметры текстового поля выбираем в поле ТипТекущая дата , в поле Формат даты – dd.MM.yyyy.

15. Вставляем поле со списком Требуется ли гостиница. В окне Параметры поля со списком в поле Элемент списка вводим Да и нажимаем кнопку Добавить, вводим Нет в поле Элемент списка и нажимаем кнопку Добавить .

16. Поля вставлены, свойства определены. Следующий шаг – устанавливаем защиту на различные части формы для предотвращения удаления или редактирования определенного элемента управления или группы элементов управления, или защиты всей форму паролем.

17. Для защиты постоянной информации от редактирования необходимо защитить электронную форму. Для этого:

  • во вкладке Разработчик в группе Защитить нажимаем кнопку Защитить документ и выбираем команду Ограничить форматирование и редактирование

  • в области задач Ограничить форматирование и редактирование в разделе Ограничения на редактирование выбираем параметр Ввод данных в поля форм и нажимаем кнопку Да, включить защиту
Читать еще:  Для чего нужны шаблоны word

Внимание! Если кнопка Да, включить защиту будет неактивна, значит у вас включён Режим Конструктора. Нажмите на кнопку Режим Конструктора для выхода из указанного режима.

18 . Теперь документ позволяет вводить информацию в поля формы, но запрещает напрямую менять остальной текст.

19. В окне Включить защиту можно ввести пароль для защиты формы (в учебных целях вводить пароль не обязательно). Для ввода пароля заполните поле Новый пароль , а затем повторите его в поле Подтверждение пароля. Только пользователи, знающие пароль, смогут снять защиту и изменить форму.

20. Сохраняем шаблон Форма, в котором размещена структура формы в папке Эл_ФормаФамилия_студента и закрываем шаблон Форма . Обращаем внимание на то, что значок шаблона отличен от значка документа.

21. Следующим этапом является заполнение формы. Так как шаблон предназначен для многократного использования, необходимо открыть Документ на основе созданного шаблона Форма. Двойным щелчком по шаблону открываем Документ.

22. Снимаем защиту с Документа . При включённой защите последующие действия по заполнению полей выполнить будет невозможно. Заполняем поля формы произвольным содержанием.

При заполнении переход между полями защищенной формы осуществляется с помощью клавиш перемещения курсора, клавишей Tab , щелчком мыши, клавишами PageDown и PageUp . При вводе данных в поля формы проверка правописания не производится, автотекст не работает, автозамена возможна. При заполнении поля со списком в правой его части отображается значок раскрывающегося списка. Щелкните мышью по стрелке списка и выберите нужное значение.

23. Сохраняем заполненную форму с именем Моя_Форма в папке Эл_ФормаФамилия_студента.

Это вариант индивидуального (единичного) заполнения формы, но можно а втоматизировать процесс заполнения формы для получения группы документов путём использования процедуры Слияния .

24. Для этого создаём таблицу в текстовом процессоре WORD следующего вида:

Как сделать документы Word заполняемыми, но не редактируемыми

Если контракты, разные формы, в которых нужно заполнить только отдельные поля, являются частью вашего ежедневного рабочего процесса, вы знаете, как это неприятно, когда люди изменяют части документа или формы, которые им не следует трогать. К счастью, в Microsoft Word есть инструмент разработчика, который позволяет защищать текст в документе, в то же время позволяя людям заполнять специально предназначенные для этого поля.

Итак, мы сделаем документ, в котором можно заполнять специально предназначенные для этого поля, но нельзя основное содержимое документов или надписи поясняющие значение полей.

Защита части текста Word от редактирования

Предположим, например, что у вас есть договор или бланк для заполнения, который вы хотите отправить сотруднику или клиенту, который присоединился к вашей компании. Вы хотите дать принимающему лицу возможность заполнить пробелы в документе, но вы также хотите убедиться, что никакая информация в этом соглашении не будет изменена или подправлена каким-либо образом. Для достижения этого в Word требуется всего несколько шагов. Далее показано как именно это сделать.

После того, как документ готов, пришло время добавить к нему некоторые элементы управления и защиты. Для начала нужно перейти на вкладку «Разработчик». Word не отображает это на ленте по умолчанию, поэтому давайте исправим это.

Нажмите «Файл».

В самом низу меню выберите «Опции».

На левой панели меню «Параметры» выберите «Настроить ленту».

Справа установите флажок «Разработчик», который вы найдёте в разделе «Настроить ленту», и нажмите «ОК».

Теперь вы заметите вкладку «Разработчик» между вкладками «Вид» и «Настройка». Идём дальше и переключаемся на вкладку «Разработчик».

Оказавшись там, найдите группу «Элементы управления», где вы увидите несколько параметров управления содержимым для расширенного или простого текста, изображений, комбинированных блоков, раскрывающихся списков, средств выбора даты, флажков или элементов управления стандартными блоками.

Давайте применим это на практике. В разделе подписи нашего шаблона мы вставим средство выбора даты и расширенное текстовое поле, чтобы, соответственно, можно было удобно заполнить дату и имя.

Сначала наведите курсор на область, в которую вы хотите вставить указатель даты. Мы собираемся разместить наш здесь:

Затем на вкладке «Разработчик» выберите «Элемент управления содержимым «выбор даты»» (это значок календаря).

Теперь вы увидите окно. Нажмите на стрелку и выберите дату из всплывающего календаря.

Далее, давайте удалим строки рядом с «Я,» и заменим их на расширенное текстовое поле. Как только строки будут удалены, поместите точку вставки туда, где должно быть вписано имя:

Вернувшись на вкладку «Разработчик», нажмите кнопку «Элемент управления содержимым «форматированный текст»»

Ваше текстовое поле теперь появится. Повторите шаги для следующих строк, где должны быть вписаны последующие данные.

Как видите, теперь у вас есть заполняемые разделы для текста и даты. На моём скриншоте это выглядит не очень красиво, поскольку это всего лишь пример, но при достаточной усидчивости можно подготовить красивый, профессионально выглядящий документ.

Обратите внимание, что переключившись в «Режим конструктора»

вы можете отредактировать надпись заполнителя:

Либо вы можете выбирать определённые элементы управления в обычном режиме и нажимать кнопку «Свойства». В результате откроется окно, в котором вы сможете отредактировать все свойства выбранного элемента. Свойства Элемент управления содержимым «форматированный текст»:

Свойства окна для выбора даты:

Кроме рассмотренных полей ввода текста и выбора даты, имеются некоторые другие, например, можно вставить выпадающий список, в котором у пользователя будет возможность выбрать один из предложенных вариантов. Также имеется чек-бокс, где можно поставить или снять галочку.

Читать еще:  Как вставить чекбокс в word

Чтобы сделать документ недоступным для редактирования, сначала выделите весь текст в документе, нажав Ctrl+a. Как только весь текст выделен, нажмите «Ограничить редактирование» в группе «Защитить» на вкладке «Разработчик».

Откроется дополнительная вкладка с настройками. Выберите «2. Ограничение на редактирование» и поставьте галочку в «Разрешить только указанный способ редактирования документа»:

В выпадающем списке выберите «Ввод данных в поля формы»:

И наконец нажмите на кнопку «Да, включить защиту».

Чтобы дать вашему документу дополнительный уровень защиты, вам будет предложено создать пароль. Это совершенно необязательно. Если вы решите сделать это, введите пароль и нажмите «ОК». В противном случае просто нажмите «Отмена».

Всё готово! Теперь у вас есть заполняемый документ, который защищён от непреднамеренного (или преднамеренного) редактирования. Пример, который мы использовали здесь, является лишь одним из многих случаев, когда эта функция пригодится. Воспользуйтесь этой функцией в следующий раз, когда у вас будет вопросник или бланк, которые вы хотите отправить.

Как сделать контрольный список в Word

С помощью приложений Microsoft Office вы можете создать простой список дел или создать контрольный список в Microsoft Word и отмечать элементы электронным способом. Основной трюк для этого очень прост и занимает не более нескольких минут. Результат выглядит примерно так, как показано ниже.

Сказав это, если вам просто нужен распечатанный контрольный список, вы можете составить список, в котором у каждого элемента есть поле, которое вы отметите на бумаге.

Составьте контрольный список в Word

Вы можете использовать поля, которые вы можете отметить в Word. Для этого сначала нужно вставить поле формы флажка в ваш документ. Вот как ты это делаешь!

Откройте документ Word, перейдите на вкладку «Вставка» и выберите «Символ»

Далее из выпадающего списка символов выберите «Больше символов».

Затем появляется окно «Символ». Здесь вы можете установить флажок и нажать кнопку «Вставить». На этом заканчивается часть 1. Я говорю так, потому что в этой части вы не можете поставить галочку. Вы должны сделать немного больше ручной работы. Это завершает вторую часть.

Активируйте вкладку Разработчик

На вкладке «Разработчик» в «Меню ленты» Word можно установить флажок в Word. Используйте следующую процедуру для этого.

Предполагая, что у вас открыт файл Word, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте ленты и выберите параметр «Настроить ленту».

Затем выберите опцию «Разработчик» в раскрывающемся списке «Настроить ленту» и нажмите «ОК».

Вы должны найти вкладку «Разработчик», добавленную на ленту. Перейдите на вкладку «Разработчик» и используйте настраиваемый маркированный список или элемент управления содержимым, чтобы вставить флажки в документ Word.

Дважды щелкните мышью по любому списку дел/запретов, затем щелкните левой кнопкой мыши, чтобы установить флажок.

Обратите внимание: если вы не можете отметить элемент электронным способом, он может быть отформатирован только для печати или документ может быть заблокирован.

Смотрите этот пост, если вы хотите знать, как создать контрольный список в Excel.

Начинаем программировать

2.1. Редактор Visual Basic

2.1.1. Задание

Записать в Microsoft Word макрос, который автоматически вводит в позицию курсора слово «Привет». Отредактировать макрос вручную таким образом, чтобы он выводил «До свидания».

2.1.2. Решение

Начнем запись макроса (Назовем его «Privet»), введем с клавиатуры слово «Привет», после чего остановим запись.

Откроем окно Макросы нажатием соответствующей кнопки на панели Вид, выберем наш макрос и нажмем на кнопку Изменить. Перед нами откроется окно редактора Visual Basic с открытым в нем макросом (рис. 2.1.)

Окно редактора включает в себя несколько рабочих областей — окон, служащих для выполнения различных действий. На рис. 2.1. в окне редактора присутствуют три рабочих области:

Code (Код) — это окно, в котором пишут тексты VBA-программ и редактируют макросы. Эта область расположена справа и занимает большую часть окна редактора.

Project Explorer (Проводник Проекта) — это окно обычно открыто в левой верхней части окна редактора. Оно отображает информацию о компонентах проекта, позволяет быстро перемещаться между компонентами.

Properties (Свойства) — отображает свойства выделенного объекта. Обычно располагается в левой нижней части рабочего окна.

Ниже перечислены другие рабочие области, которых мы коснемся в дальнейшем изложении.

UserForm (Форма) — служит для редактирования пользовательской формы в визуальном режиме.

Toolbox (Панель элементов управления) — содержит набор элементов управления (например — это кнопки, поля ввода и т.д.), которые можно добавлять на формы или в документы.

Object Browser (Обозреватель объектов) — служит для просмотра информации об объектах, доступных в данном приложении.

Watch, Locals, Immediate — окна, средства которых используются при отладке приложений.

Давайте изучим содержимое окна Code. Посмотрите на первую и последнюю строчку текста. Первая строчка выглядит так:

Это — начало процедуры макроса. Процедура — это самостоятельный участок кода. Если хотите, можете считать процедуру отдельной программой. Думаю, вам знакомо название процедуры макроса — ведь мы сами дали ему это имя при записи.

Последняя строчка нашего макроса выглядит так:

Получается, что все наши действия в ходе записи макроса описаны командами, находящимися между Sub и End Sub . А что же там находится?

Сразу после первой строки макроса можно увидеть несколько строчек, начинающихся со значка ‘ (апостроф). Он указывает на то, что текст данной строки — это комментарий. Комментарии в текстах VBA-программ автоматически выделяются зеленым цветом. В нашем случае комментарии содержат информацию об имени макроса и тот текст, который мы вводили в качестве комментария к макросу.

Дальше начинается самое интересное — код, который автоматизирует ввод текста. В нашем случае полезная часть макроса состоит всего из одной строчки. Вот она:

Читать еще:  Режим разработчика word

Давайте попытаемся «перевести» текст этой программной строки на русский язык, учитывая, что Selection переводится как «выделение», Type — «печатать», Text — текст. Получается, что этой строкой мы даем компьютеру такую команду: «Напечатать в выделенной позиции текст «Привет»».

Как вы думаете, что нужно сделать с этой строчкой, чтобы программа вместо «Привет» вывела бы «До свидания»? Наверняка вы уже догадались, что для этого нужно лишь заменить текст, который расположен в кавычках.

В результате у нас получилась такая строка:

Отредактируйте текст программы, закройте окно редактора (или, не закрывая его, перейдите в окно документа), и, установив курсор в желаемое место вставки текста, выполните макрос.

Примите мои поздравления. Первое знакомство с редактором Visual Basic и с языком VBA состоялось. Ваш первый вручную отредактированный макрос работает. Но сейчас у вас гораздо больше вопросов, чем ответов.

2.2. Использование вкладки Разработчик

В приложениях Microsoft Office предусмотрена специальная вкладка — Разработчик. Она служит для работы с VBA -программами, элементами управления, которые можно добавлять в документ и т.д. По умолчанию эта вкладка скрыта. Чтобы отобразить ее, например, в Microsoft Word , нажмите кнопку Microsoft Office (в левом верхнем углу окна программы), в появившемся окне нажмите на кнопку Параметры Word, после чего в окне Параметры Word установите галочку в поле Показывать вкладку Разработчик на ленте. Вот как выглядит эта вкладка (рис. 2.2.).

Обратите внимание на кнопку Visual Basic — она расположена в области Код. Нажав на эту кнопку, вы запустите редактор VBA . В области Элементы управления расположены миниатюры элементов управления, которые можно располагать в документах.

Если вы включите отображение вкладки Разработчик — в строке состояния редактора появится кнопка, с помощью которой можно быстро начать или остановить запись макроса.

В дальнейшем мы постоянно будем пользоваться элементом управления Кнопка для демонстрации различных возможностей VBA .

Вкладка разработчик в word

Используя шаблон, можно включить элементы управления содержимым и пояснительный текст в приложение Microsoft Office Word 2007, чтобы быстро и без труда создать форму, которую можно отправить пользователям для заполнения с помощью приложения Office Word 2007. В расширенном сценарии любые элементы управления содержимым, добавляемые к форме, также могут быть связаны с данными.
С помощью типового шаблона можно также создать форму. Многие шаблоны доступны на веб-узле Microsoft Office Online.
Примечание. С помощью элементов управления содержимым можно распечатать форму в приложении Office Word 2007, но поля вокруг элементов управления содержимым распечатаны не будут.

Шаг 1: настройка приложения Word для создания форм

  1. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office, а затем выберите пункт Параметры Word.
  2. Нажмите кнопку Основные.
  3. Установите флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте, а затем нажмите кнопку .

Шаг 2: открытие шаблона или документа, на основе которого будет создана форма

  1. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office, а затем выберите команду Создать.
  2. В области Шаблоны, нажмите Мои шаблоны.
  3. Дважды щелкните Обычный, затем щелкните Шаблон или Документ в области Создание.
  4. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office, а затем выберите команду Сохранить как.
  5. В диалоговом окне Сохранить как введите имя нового шаблона или документа, а затем нажмите кнопку Сохранить.

Шаг 3: добавление элементов управления содержимым в форму

Создайте форму, создав вначале ее макет, или воспользуйтесь существующей формой как руководством. В форму можно добавить элементы управления содержимым, таблицы и другие графические элементы.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора, а затем щелкните место, куда необходимо вставить элемент управления.

Выполните любое из следующих действий.

Вставка элемента управления текстом, куда пользователи могут вводить текст

  1. На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления Форматированный текстили или Текст .

Вставка раскрывающегося списка, ограничивающего доступный выбор заданными вариантами

  1. На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления Раскрывающийся список .
  2. Выделите элемент управления содержимым, а затем на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.
  3. Чтобы создать список значений, в группе Свойства раскрывающегося списка нажмите кнопку Добавить.
  4. Введите значение в окне Краткое имя, например Да, Нет или Возможно.

Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все значения не окажутся в раскрывающемся списке.

Шаг 4: установка или изменение параметров элементов управления содержимым

У каждого элемента управления содержимым есть параметры, которые можно установить или изменить. Например, в элементе управления «Выбор даты» предлагаются необходимые варианты отображения формата даты.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления содержимым, который необходимо изменить.
  2. Выберите команду Свойства, а затем измените необходимые свойства.

Шаг 5: добавление в форму пояснительного текста

Пояснительный текст может сделать создаваемую и распространяемую форму более удобной в использовании. Можно изменить пояснительный текст по умолчанию в элементе управления содержимым.
Чтобы настроить текст пояснения по умолчанию для пользователей формы, выполните одно из следующих действий.

  1. На вкладке Разработчик, в группе Элементы управления нажмите Режим конструктора.
  2. Щелкните элемент управления содержимым, где необходимо изменить замещающий пояснительный текст.
  3. Отредактируйте и отформатируйте замещающий текст.
  4. Если необходимо скрыть элемент управления содержимым, когда кто-либо вводит в собственное содержимое данные для замещения пояснений в элементе управления «Форматированный текст» или «Текст», нажмите кнопку Свойства в группе Элементы управления, а затем установите флажок Удалить элемент управления содержимым при редактировании содержимого.
  5. На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора, чтобы отключить возможность конструирования и сохранить пояснительный текст.

Примечание. Не устанавливайте флажок Содержимое нельзя редактировать, если необходимо, чтобы пользователи формы заменяли пояснительный текст своим собственным.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector