Letysite.ru

IT Новости с интернет пространства
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Формат шаблона word

ITGuides.ru

Вопросы и ответы в сфере it технологий и настройке ПК

Как создать новый шаблон Word: основные этапы

Каждый документ, создаваемый в программе Ворд, основан на каком-нибудь шаблоне, даже если пользователь для этого ничего не делал. Шаблон представляет собой образец для создания нового тестового листа, который хранит разные элементы и составляет основную его часть. То есть они являются неотъемлемыми частями, определяющими структуру документов и включающие такие настройки: шрифт, макросы, автотекст, параметры страницы, стиль и т.п.

Поговорим сегодня о том, чем может быть полезен шаблон для Ворда, какие виды выделяют, как его можно создать и изменить.

Польза и разновидность инструментов

Шаблон Word — это текстовый инструмент, благодаря которому экономится время на написание различных работ. Используя в программе Ворд готовые инструменты или создав новый по какой-либо статичной форме, где сохранятся определенные поля для заполнения, пользователю в дальнейшей работе придется только вводить переменные данные, а постоянные будут включаться автоматически, причем независимо от вида данных.

В программе Ворд выделяют 2 основных типа:

  • общие (глобальные);
  • шаблоны документов (настроенные и пользовательские) или локальные.

Также можно использовать для работы шаблон с расширениями, который бывает следующего вида:

  • dotm (с содержанием макросов или программы), где буква «m» подразумевает макрос;
  • dotx (без макросов и программ), где «x» — основанный на XML.

Как уже упоминалось, любой текстовый лист в редакторе создается на основе формы, чаще все заданной по умолчанию. Шаблон стандартный имеет имя normal.dot. Но не всем известно, что в редакторе имеются и другие, полезные формы для написания писем, факсов, заявлений и прочих типов. Воспользоваться заложенными в Ворд формами можно путем выбора в меню команды «Файл», где в открывшемся окне нужно нажать кнопку «Создать», что в результате приведет к области задач «Создание документа».

Чтобы создать новые текстовые листы на основе шаблона, можно использовать стандартные формы, включенные в пакет Microsoft Office, или же применить тот, который был скачан с официального сайта. В первом случае при выборе нужной команды откроется окно, где можно будет подобрать нужную форму, причем необходимо учитывать, что каждый шаблон размещен на вкладках в соответствии с конкретным предназначением. Выбрав по требованиям более подходящий шаблон, документ соответственно будет изменен.

Основные этапы создания шаблонов

Для того чтобы создавать новые шаблоны, которые будут удовлетворять ваши индивидуальные потребности, необходимо:

  1. Сохранить нужной формы файл в качестве шаблона документа. Для этого следует выбрать в меню «Файл», после чего выбрать команду «Сохранить как», где в окне нажать на «Тип файла»: Шаблон. При этом необходимо обратить внимание, чтобы не произошло сохранение поверх имеющегося файла с именем Normal.dot, поскольку это может привести к дальнейшим проблемам в работе с программой.
  2. Заполнить документ данными, которые в последующем будут автоматически загружаться при создании нового.
  3. Ввести переменные таким путем: «Вид» — «Панель инструментов» — «Формы».
  4. Включить защиту от изменений путем выбора команды «Сервис» и «Защита …». Это действие следует выполнять при надобности в дальнейшем защищать инструменты от нежелательных изменений. Защиту можно снять аналогичным способом, только выбрав кнопку «Снять защиту».

Вот такой малый перечень необходимых действий потребуется, чтобы создать новый шаблон. Изменить его также не составит труда и не займет много времени. Достаточно для изменения формы нажать на нее правой кнопкой мышки, где в открывшемся окне выбрать пункт «Изменить». Включить новый инструмент можно двойным кликом по его имени в панели задач. Теперь работа в программе Ворд будет для вас с учетом полученных знаний еще более приятна и проста.

Отблагодари меня, поделись ссылкой с друзьями в социальных сетях:

Как создать шаблон в Microsoft Word

Ш аблоны позволяют настраивать все необходимые параметры, которые Вы хотите предварительно применить к макету документов, стилям, форматированию, вкладкам, шаблону текста и т.д. Затем Вы можете легко создать новый документ на основе этого шаблона.

Когда Вы сохраняете документ в качестве шаблона, Вы можете использовать этот шаблон для создания новых документов. Эти новые документы содержат весь текст (и изображения и другой контент), которые содержит шаблон. Они также имеют одинаковые настройки, разделы и стили макета страницы в качестве шаблона. Шаблоны могут сэкономить Вам много времени, когда Вы создаете несколько документов, которые должны иметь согласованный макет, формат и некоторый текст шаблона.

Как сохранить документ в качестве шаблона

Первое, что Вам нужно сделать, — это создать свой документ так, как Вы хотите, чтобы выглядели новые документы. Разделите текст (и изображения и т. д.) вплоть до материала шаблона, который Вы хотите отображать в новых документах. Дальше настраивайте макет страницы (поля, разделы, столбцы и т. д.), а также любые форматирование и стили, которые Вы хотите использовать.

Когда у Вас есть документ, который Вам нужен, пришло время сохранить его в качестве шаблона. Откройте меню «Файл», а затем нажмите «Сохранить как».

Выберите, где Вы хотите сохранить документ.

После ввода имени для своего шаблона откройте раскрывающееся меню полем полем имени, а затем выберите параметр «Word Template (* .dotx)».

Читать еще:  Лента инструментов в word

Нажмите кнопку «Сохранить».

Вы сохранили свой собственный шаблон Word.

Как создать новый документ на основе шаблона

После того как Вы сохранили свой собственный шаблон, Вы можете создать на его основе новые документы. Самый простой способ сделать это — просто запустить Word.

Его всплывающий экран показывает кучу шаблонов, которые являются встроенными или загружаемыми. В верхней части окна нажмите ссылку «ЛИЧНЫЕ», чтобы отобразить Ваши собственные шаблоны. Затем все, что Вам нужно сделать, это щелкнуть по нужному шаблону, и Word создает на его основе новый документ.

По умолчанию Word любит сохранять шаблоны в DocumentsCustom Office Templates, где они будут отображаться вместе с шаблонами, которые Вы создаете в любом другом приложении Office.

Когда Вы сохраняете шаблон, Вы можете выбрать другое местоположение, если хотите. Проблема в том, что если Вы сохраните его в другом месте, Word, возможно, не сможет его увидеть и отобразить на заставке в качестве опции. Если Вам это не очень важно, сохраните их в любом месте. Вы можете создать новый документ на основе шаблона, просто дважды щелкнув файл шаблона.

Вы также можете открыть шаблон в Word, чтобы его можно было отредактировать, щелкнув правой кнопкой мыши файл, а затем выбрав команду «Открыть» из контекстного меню.

Если Вам нужен еще более организованный подход, Вы можете изменить местоположение по умолчанию. Это позволяет сохранять шаблоны там, где Вы хотите (хотя они все еще должны находиться в одном месте) и иметь доступ к ним на заставке Word.

В меню «Файл» выберите команду «Параметры». В окне «Параметры Word» выберите категорию «Сохранение» слева. Справа введите путь, в котором Вы хотите сохранить шаблоны в поле «Расположение личных шаблонов по умолчанию». Нажмите «ОК», когда закончите.

В конце концов, шаблоны Word функционально похожи на обычные документы Word. Большая разница заключается в том, как Word обрабатывает эти файлы, что упрощает создание на их основе новых документов.

Урок 3. Шаблон документа и его изменение

В организациях, как правило, имеется документ с требованиями к оформлению документации. То есть требования, каким должен быть шаблон документа. И, как правило, границы печатного поля и вид шрифта в этих требованиях оговорены. Но программа Word предоставляет нам свой собственный шаблон документа, и установки этого документа не совпадают с теми требованиями, которые предъявляет наша организация. И каждый раз, создавая новый документ, вы вручную меняете эти установки под те самые установленные поля, виды шрифта и тому подобное.

По окончании урока вы сможете:

  1. Изменить границы печатного поля страницы и сохранить эти изменения в шаблон документа
  2. Изменить параметры шрифта, используемого по умолчанию, и сохранить эти изменения в шаблон документа

Каждый вновь создаваемый документ имеет следующие параметры:

  1. Шрифт Calibri (Основной)
  2. Размер шрифта 11 пунктов
  3. Границы печатного поля:
    • Верхнее – 2 см
    • Левое – 3 см
    • Нижнее – 2 см
    • Правое – 1,5 см

Дело в том, что документ создаётся на основе шаблона. Шаблон документа Word ‒ это файл, на основе которого создаются новые документы. Шаблон документа можно по другому назвать трафаретом, формой или «рыбой». Когда мы создаём новый документ, то по умолчанию он создаётся на основе стандартного шаблона, который называется Normal.dotm.
Поэтому встаёт вопрос: как изменить стандартный шаблон?

1. Меняем границы печатного поля страницы и сохраняем эти изменения в шаблон документа

Шаг 1. Откройте новый документ

Шаг 2. Для Word-10: Лента Разметка страницы – группа команд Параметры страницы – Поля – Настраиваемые поля:


Для Word-16: Лента Макет – группа команд Параметры страницы – Поля – Настраиваемые поля:

Шаг 3. В диалоговом окне задайте требуемые размеры на закладке Поля и закладке Колонтитулы:

Шаг 4. Нажмите кнопку По умолчанию (причём не важно, на какой закладке вы её нажмёте).

Появится окно с надписью:

Шаг 5. Нажимайте «Да» и теперь во всех вновь открываемых документах будут такие параметры страницы, какие вы задавали. То есть, вы изменили шаблон Normal.dotm.

2. Меняем параметры шрифта, используемого по умолчанию, и сохраняем эти изменения в шаблон документа

Шаг 1. Лента Главная – группа команд Шрифт – диалоговое окно Шрифт.

Шаг 2. Установите вид и размер шрифта согласно требованиям по оформлению документов, которые приняты в вашей организации, и нажмите кнопку По умолчанию.

Появится окно, где вам будет предложено изменить шаблон Normal.dotm.

Шаг 3. Отметьте кнопку «всех документов, основанных на шаблоне Normal.dotm» и нажмите кнопку ОК.

В результате этих действий мы получили шаблон, который соответствует требованиям вашей организации

Теперь вы сможете:

  1. Изменить границы печатного поля страницы и сохранить эти изменения в шаблоне Normal
  2. Изменить параметры шрифта, используемого по умолчанию, и сохранить эти изменения в шаблоне Normal

Шаблоны документов

В делопроизводстве различают уникальные и типовые документы. Содержание одного уникального документа отличается от содержания другого. Типовые документы содержат изменяемую и неизменяемую часть. Неизменяемая часть повторяется в каждом документе данного вида. Например, в каждом бланке анкеты повторяются вопросы. Работа по созданию типовых документов может быть значительно облегчена за счет использования шаблонов. Шаблон – это особый вид документа, содержащий неизменяемую часть и средства оформления изменяемой части. Шаблон определяет основную структуру документа: параметры страницы, форматирование и стили.

Читать еще:  Принтер не печатает документы word

Открытие шаблона

В программах пакета Microsoft Office 2010 – Word, Excel и PowerPoint, шаблоны можно найти, используя вкладку Файл опциюСоздать. В открывшемся окне, можно выбрать не только Новый документ, но и Шаблон документа. Шаблоны, размещенные не только на локальном жестком диске, но и на веб-сайте Office.com, представлены в виде списка по категориям. Используя левую клавишу мыши, выбираем необходимую категорию, чтобы просмотреть содержащиеся в ней шаблоны. Для просмотра шаблонов в выбранной категории, устанавливаем курсор на имя шаблона и его содержимое открывается в Окне просмотра документов. Если данный шаблон соответствует задачам, которые с его помощью необходимо решить, нажимаем на командную кнопкуСоздать. Если данный шаблон размещен на портале Office . com , в этом случае для открытия выбранного шаблона в редакторе MS Word используем командную кнопку Загрузить.

Создание шаблона

Разработать новый вид шаблона возможно на основе существующего документа или шаблона. Рассмотрим алгоритмы разработки шаблонов.

Создание шаблона на основе пустого документа

Откройте вкладку Файл и выберите опцию Создать.

В открывшемся окне, выберите Новый документ и нажмите командную кнопку Создать.

Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

Если есть необходимость, можно также добавить элементы управления содержимым, такие как: выбор даты, пояснительный текст и графические объекты, которые должны присутствовать во всех новых документах, основанных на данном шаблоне.

Используя вкладку Файл, выберите опцию Сохранить как…

В открывшемся диалоговом окне Сохранить как… выполните следующие действия:

Указываете место, где будет сохранен файл, а именно, папка «Шаблоны»

В поле «Тип файла» из открывающегося списка выбираете, «Шаблон Word (.dotx)» или «Шаблон Word 97-2003(.dot)».

В поле «Имя файла» указываете имя файла нового шаблона.

Сохраняете выбранные изменения, используя командную кнопку Сохранить.

Закрываете окно диалога.

Создание шаблона на основе существующего документа

Откройте вкладыш Файл и выберите опцию Создать.

В окне Создать выберите группу Доступные шаблоны, далее опцию Из существующего документа.

Выберите шаблон или документ, который может быть использован как шаблон, и нажмите кнопку Создать новый.

Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

Сохраняем изменения, используя вкладкуФайл и опцию Сохранить как…

В диалоговом окне Сохранить как… выполните следующие действия:

выберите место, где должен размещаться разработанный файл — в разделеMicrosoft Word выберите значение Шаблоны;

укажите имя файла нового шаблона,

полеТип файла выберите Шаблон Word и нажмите кнопку Сохранить.

Добавление к шаблону стандартных блоков

Стандартные блоки — это многократно используемые элементы содержимого или другие части документа, которые хранятся в коллекциях и в любое время доступны для повторного использования.

Стандартные блоки также можно хранить и распространять с помощью шаблонов. Например, можно создать шаблон отчета, содержащий два типа сопроводительных писем, которые пользователи смогут выбрать при создании отчета на основе данного шаблона.

Откройте шаблон, к которому требуется добавить стандартные блоки.

Создайте стандартные блоки, которые нужно предоставить пользователям.

При вводе сведений в диалоговом окне Создание нового стандартного блока в поле Сохранить указываете новое имя шаблона.

Шаблон готов к применению.

Запрет изменений в шаблоне

К отдельным элементам управления содержимым в шаблоне можно добавить защиту, чтобы запретить удаление или редактирование определенных элементов управления содержимым или группы элементов управления.

Алгоритм защиты элементов шаблона:

Откройте шаблон, к элементам управления которого необходимо добавить защиту.

Выделите элемент управления содержимым, изменения которого необходимо ограничить.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Группа

Далее на вкладке Разработка в группе Элементы управления выберите пункт Свойства.

Установите флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить. Это позволит изменять содержимое элемента управления, но сам элемент управления нельзя будет удалить из шаблона или созданного с его помощью документа.

Установка флажка Содержимое нельзя редактировать позволит удалить элемент управления, но редактировать содержимое в элементе управления будет запрещено.

Данные параметры могут быть использованы для защиты текста, если он включен в шаблон.

Использование пароля для шаблона

Установка защиты документа паролем позволяет выполнять редактирование Элементов управления содержимым только пользователям, создавшим данный документ. Это обеспечивает грамотный документооборот в организации. Алгоритм установки пароля:

Откройте шаблон, которому нужно назначить пароль.

На вкладке Рецензирование в группе Защитить выберите команду Ограничить редактирование.

В разделе Включить защиту левой клавишей мыши выберите командную кнопку Да, включить защиту.

В открывшемся диалоговом окне Включить защиту выберите радио кнопку Пароль

Введите пароль в поле Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его в нижнем поле Подтверждение пароля.

ВНИМАНИЕ. Если пароль не введен , изменить ограничения редактирования может любой пользователь.

Использование шаблонов для создания документов

Шаблон – это модель для создания нового документа. В шаблоне хранятся разнообразные элементы, составляющие основу документа Word:

  • постоянный текст, графика документа вместе с назначенными им атрибутами формата ;
  • параметры печатной страницы документа;
  • список доступных стилей;
  • макрокоманды (последовательность действий автоматизирующих работу с документом) ;
  • элементы автотекста для вставки в документ текстовых или графических фрагментов ;
  • пользовательские панели инструментов, меню и сочетания клавиш.

При создании нового документа некоторые из этих элементов (например, текст и стили) копируются в него из выбранного шаблона. Другие элементы (автотекст, макросы) хранятся в шаблоне. Шаблоностается присоединенным к документу, и последний имеет доступ к его элементам.

Шаблон “Обычный” служит для хранения стандартных параметров форматов документа Word , стандартных меню, панелей инструментов, определений стандартных стилей. Настроенные пользователем элементы, хранимые в шаблоне “Обычный”, доступны в любом документе. Сам шаблон хранится в файле Normal.dot в папке Шаблоны.

Для создания документа, базирующегося на другом шаблоне, нужно выполнить команды меню Файл – Создать – выбрать шаблон по своему усмотрению.

Замечание : Документ может обратиться к любому элементу, хранящемуся в его шаблоне. Документ также имеет доступ к любому элементу шаблона “Обычный”. Наконец, документ может обратиться к любому документу произвольного шаблона, который был по желанию пользователя загружен как общий шаблон .
содержание темы

Доступность шаблонов

Параметр Общие шаблоны указывает на расположение общих для сети шаблонов . Данные шаблоны располагаются на сервере с ограниченным правом доступа и имеют атрибут только для чтения.
содержание темы

Создание шаблона

I способ. Изменение документа и сохранение его в виде шаблона.

  1. Откройте документ, на основе которого создается новый шаблон .
  2. Выполните команды меню Файл – Сохранить как
    1. в поле Тип файла укажите значение Шаблон документа;
    2. в поле Папка необходимо выбрать папку, в которой будет храниться ваш шаблон;
    3. в поле Имя файла укажите название нового шаблона.
  3. Добавьте текст и рисунки, которые должны появляться во всех новых документах, основанных на данном шаблоне, и удалите все элементы, которые не должны появляться в документах.
  4. Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.
  5. Сохраните изменения.

Замечание : Элементы автотекста и макросы, создаваемые в документе, основанном на шаблоне “Обычный”, всегда сохраняются в шаблоне “Обычный”. Даже если вы сохраните новый документ как шаблон. Чтобы сделать эти элементы доступными только для документов, основанных на новом шаблоне, сначала сохраните документ как шаблон, и только потом создавайте элементы автотекста и макросы.

II способ. Модификация существующего шаблона и сохранение его под новым именем .

  1. Выполните команды меню Файл – Создать .
  2. Установите переключатель Создать в положение Шаблон .
  3. Выберите нужный шаблон на вкладышах окна “Создание документа”.
  4. Нажмите кнопку ОК.
  5. Внесите все необходимые изменения.
  6. Сохраните шаблон.

III способ. Создание нового шаблона в процессе работы над документом.

Создание нового шаблона схоже с созданием нового документа. Только в данном случае вы готовите тот текст и те изображения, которые должны появляться в каждом документе, создаваемом с помощью данного шаблона.

Схема создания шаблона

Проанализируйте типичные образцы документов, которые вы собираетесь создавать по шаблону. Ответьте на вопросы:

  • Какие фрагменты одинаковы во всех образцах?
  • Может быстрее форматировать однотипный текст с помощью полей (текущая дата, поля слияния и т.д.)?
  • Как оформлены документы? Например, оформление заголовков, оформление текста документа, дополнительный интервал до и после таблицы, цитаты в кавычках и т.д.
  • Какие команды применяются чаще всего? Какие вообще не используются?

Создание (2 этап)

  1. Выполните команды меню Файл – Создать.
  2. В окне диалога Создание документа установите переключатель Создать в состояние Шаблон.
  3. Введите текст и изображения которые будут повторятся во всех создаваемых документах.
  4. Вставьте поля для однотипных элементов текста, но в тоже время уникальных (текущая дата, ФИО адресата и т.д.).
  5. Создайте элементы автотекста (стандартные фразы приветствия, прощания и т.д.).
  6. Настройте элементы форматирования (колонки, обрамление, отступы, межстрочный интервал и т.д.) и стили. Чтобы увязать воедино все стили, воспользуйтесь полем Стиль следующего абзаца в окнах Создание стиля , Изменение стиля.
  7. Настройте панели инструментов с помощью команд меню Вид – Панели инструментов ( отображение панелей) и Сервис – Настройки (создание пользовательских панелей).
  8. Сохраните шаблон.
  • содержание темы

    Изменение шаблона

    Последний способ изменения шаблонов — открыть файл шаблона и отредактировать его так, как редактируется документ. Для этого :

    1. Выполните команды Файл – Открыть .
      1. в поле Тип файла укажите Шаблон документа;
      2. в поле папка укажите месторасположение шаблона (если это не стандартная папка для хранения шаблонов).
    2. Отредактируйте и отформатируйте шаблон теми же приемами, которыми вы пользуетесь для работы с документами.
    3. Сохраните шаблон.

    содержание темы

    Копирование элементов шаблона

    Для открытия окна организатора выполните команды меню Сервис – Шаблоны и надстройки – кнопка Организатор. В окне Организатор выберите вкладку, соответствующую типу элемента шаблона, с которым вы хотите работать (см Рис.) и выполните нужные операции (следуйте инструкциям на рисунке).

    Присоединение к документу другого шаблона и загрузка общих шаблонов

  • Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector