Letysite.ru

IT Новости с интернет пространства
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Для чего нужны шаблоны word

Шаблоны документов

В делопроизводстве различают уникальные и типовые документы. Содержание одного уникального документа отличается от содержания другого. Типовые документы содержат изменяемую и неизменяемую часть. Неизменяемая часть повторяется в каждом документе данного вида. Например, в каждом бланке анкеты повторяются вопросы. Работа по созданию типовых документов может быть значительно облегчена за счет использования шаблонов. Шаблон – это особый вид документа, содержащий неизменяемую часть и средства оформления изменяемой части. Шаблон определяет основную структуру документа: параметры страницы, форматирование и стили.

Открытие шаблона

В программах пакета Microsoft Office 2010 – Word, Excel и PowerPoint, шаблоны можно найти, используя вкладку Файл опциюСоздать. В открывшемся окне, можно выбрать не только Новый документ, но и Шаблон документа. Шаблоны, размещенные не только на локальном жестком диске, но и на веб-сайте Office.com, представлены в виде списка по категориям. Используя левую клавишу мыши, выбираем необходимую категорию, чтобы просмотреть содержащиеся в ней шаблоны. Для просмотра шаблонов в выбранной категории, устанавливаем курсор на имя шаблона и его содержимое открывается в Окне просмотра документов. Если данный шаблон соответствует задачам, которые с его помощью необходимо решить, нажимаем на командную кнопкуСоздать. Если данный шаблон размещен на портале Office . com , в этом случае для открытия выбранного шаблона в редакторе MS Word используем командную кнопку Загрузить.

Создание шаблона

Разработать новый вид шаблона возможно на основе существующего документа или шаблона. Рассмотрим алгоритмы разработки шаблонов.

Создание шаблона на основе пустого документа

Откройте вкладку Файл и выберите опцию Создать.

В открывшемся окне, выберите Новый документ и нажмите командную кнопку Создать.

Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

Если есть необходимость, можно также добавить элементы управления содержимым, такие как: выбор даты, пояснительный текст и графические объекты, которые должны присутствовать во всех новых документах, основанных на данном шаблоне.

Используя вкладку Файл, выберите опцию Сохранить как…

В открывшемся диалоговом окне Сохранить как… выполните следующие действия:

Указываете место, где будет сохранен файл, а именно, папка «Шаблоны»

В поле «Тип файла» из открывающегося списка выбираете, «Шаблон Word (.dotx)» или «Шаблон Word 97-2003(.dot)».

В поле «Имя файла» указываете имя файла нового шаблона.

Сохраняете выбранные изменения, используя командную кнопку Сохранить.

Закрываете окно диалога.

Создание шаблона на основе существующего документа

Откройте вкладыш Файл и выберите опцию Создать.

В окне Создать выберите группу Доступные шаблоны, далее опцию Из существующего документа.

Выберите шаблон или документ, который может быть использован как шаблон, и нажмите кнопку Создать новый.

Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

Сохраняем изменения, используя вкладкуФайл и опцию Сохранить как…

В диалоговом окне Сохранить как… выполните следующие действия:

выберите место, где должен размещаться разработанный файл — в разделеMicrosoft Word выберите значение Шаблоны;

укажите имя файла нового шаблона,

полеТип файла выберите Шаблон Word и нажмите кнопку Сохранить.

Добавление к шаблону стандартных блоков

Стандартные блоки — это многократно используемые элементы содержимого или другие части документа, которые хранятся в коллекциях и в любое время доступны для повторного использования.

Стандартные блоки также можно хранить и распространять с помощью шаблонов. Например, можно создать шаблон отчета, содержащий два типа сопроводительных писем, которые пользователи смогут выбрать при создании отчета на основе данного шаблона.

Откройте шаблон, к которому требуется добавить стандартные блоки.

Создайте стандартные блоки, которые нужно предоставить пользователям.

При вводе сведений в диалоговом окне Создание нового стандартного блока в поле Сохранить указываете новое имя шаблона.

Шаблон готов к применению.

Запрет изменений в шаблоне

К отдельным элементам управления содержимым в шаблоне можно добавить защиту, чтобы запретить удаление или редактирование определенных элементов управления содержимым или группы элементов управления.

Алгоритм защиты элементов шаблона:

Откройте шаблон, к элементам управления которого необходимо добавить защиту.

Выделите элемент управления содержимым, изменения которого необходимо ограничить.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Группа

Далее на вкладке Разработка в группе Элементы управления выберите пункт Свойства.

Установите флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить. Это позволит изменять содержимое элемента управления, но сам элемент управления нельзя будет удалить из шаблона или созданного с его помощью документа.

Установка флажка Содержимое нельзя редактировать позволит удалить элемент управления, но редактировать содержимое в элементе управления будет запрещено.

Данные параметры могут быть использованы для защиты текста, если он включен в шаблон.

Использование пароля для шаблона

Установка защиты документа паролем позволяет выполнять редактирование Элементов управления содержимым только пользователям, создавшим данный документ. Это обеспечивает грамотный документооборот в организации. Алгоритм установки пароля:

Откройте шаблон, которому нужно назначить пароль.

На вкладке Рецензирование в группе Защитить выберите команду Ограничить редактирование.

В разделе Включить защиту левой клавишей мыши выберите командную кнопку Да, включить защиту.

В открывшемся диалоговом окне Включить защиту выберите радио кнопку Пароль

Введите пароль в поле Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его в нижнем поле Подтверждение пароля.

ВНИМАНИЕ. Если пароль не введен , изменить ограничения редактирования может любой пользователь.

ITGuides.ru

Вопросы и ответы в сфере it технологий и настройке ПК

Как создать новый шаблон Word: основные этапы

Каждый документ, создаваемый в программе Ворд, основан на каком-нибудь шаблоне, даже если пользователь для этого ничего не делал. Шаблон представляет собой образец для создания нового тестового листа, который хранит разные элементы и составляет основную его часть. То есть они являются неотъемлемыми частями, определяющими структуру документов и включающие такие настройки: шрифт, макросы, автотекст, параметры страницы, стиль и т.п.

Поговорим сегодня о том, чем может быть полезен шаблон для Ворда, какие виды выделяют, как его можно создать и изменить.

Польза и разновидность инструментов

Шаблон Word — это текстовый инструмент, благодаря которому экономится время на написание различных работ. Используя в программе Ворд готовые инструменты или создав новый по какой-либо статичной форме, где сохранятся определенные поля для заполнения, пользователю в дальнейшей работе придется только вводить переменные данные, а постоянные будут включаться автоматически, причем независимо от вида данных.

В программе Ворд выделяют 2 основных типа:

  • общие (глобальные);
  • шаблоны документов (настроенные и пользовательские) или локальные.

Также можно использовать для работы шаблон с расширениями, который бывает следующего вида:

  • dotm (с содержанием макросов или программы), где буква «m» подразумевает макрос;
  • dotx (без макросов и программ), где «x» — основанный на XML.
Читать еще:  При печати word закрывается

Как уже упоминалось, любой текстовый лист в редакторе создается на основе формы, чаще все заданной по умолчанию. Шаблон стандартный имеет имя normal.dot. Но не всем известно, что в редакторе имеются и другие, полезные формы для написания писем, факсов, заявлений и прочих типов. Воспользоваться заложенными в Ворд формами можно путем выбора в меню команды «Файл», где в открывшемся окне нужно нажать кнопку «Создать», что в результате приведет к области задач «Создание документа».

Чтобы создать новые текстовые листы на основе шаблона, можно использовать стандартные формы, включенные в пакет Microsoft Office, или же применить тот, который был скачан с официального сайта. В первом случае при выборе нужной команды откроется окно, где можно будет подобрать нужную форму, причем необходимо учитывать, что каждый шаблон размещен на вкладках в соответствии с конкретным предназначением. Выбрав по требованиям более подходящий шаблон, документ соответственно будет изменен.

Основные этапы создания шаблонов

Для того чтобы создавать новые шаблоны, которые будут удовлетворять ваши индивидуальные потребности, необходимо:

  1. Сохранить нужной формы файл в качестве шаблона документа. Для этого следует выбрать в меню «Файл», после чего выбрать команду «Сохранить как», где в окне нажать на «Тип файла»: Шаблон. При этом необходимо обратить внимание, чтобы не произошло сохранение поверх имеющегося файла с именем Normal.dot, поскольку это может привести к дальнейшим проблемам в работе с программой.
  2. Заполнить документ данными, которые в последующем будут автоматически загружаться при создании нового.
  3. Ввести переменные таким путем: «Вид» — «Панель инструментов» — «Формы».
  4. Включить защиту от изменений путем выбора команды «Сервис» и «Защита …». Это действие следует выполнять при надобности в дальнейшем защищать инструменты от нежелательных изменений. Защиту можно снять аналогичным способом, только выбрав кнопку «Снять защиту».

Вот такой малый перечень необходимых действий потребуется, чтобы создать новый шаблон. Изменить его также не составит труда и не займет много времени. Достаточно для изменения формы нажать на нее правой кнопкой мышки, где в открывшемся окне выбрать пункт «Изменить». Включить новый инструмент можно двойным кликом по его имени в панели задач. Теперь работа в программе Ворд будет для вас с учетом полученных знаний еще более приятна и проста.

Отблагодари меня, поделись ссылкой с друзьями в социальных сетях:

Как создать шаблон в Microsoft Word

Ш аблоны позволяют настраивать все необходимые параметры, которые Вы хотите предварительно применить к макету документов, стилям, форматированию, вкладкам, шаблону текста и т.д. Затем Вы можете легко создать новый документ на основе этого шаблона.

Когда Вы сохраняете документ в качестве шаблона, Вы можете использовать этот шаблон для создания новых документов. Эти новые документы содержат весь текст (и изображения и другой контент), которые содержит шаблон. Они также имеют одинаковые настройки, разделы и стили макета страницы в качестве шаблона. Шаблоны могут сэкономить Вам много времени, когда Вы создаете несколько документов, которые должны иметь согласованный макет, формат и некоторый текст шаблона.

Как сохранить документ в качестве шаблона

Первое, что Вам нужно сделать, — это создать свой документ так, как Вы хотите, чтобы выглядели новые документы. Разделите текст (и изображения и т. д.) вплоть до материала шаблона, который Вы хотите отображать в новых документах. Дальше настраивайте макет страницы (поля, разделы, столбцы и т. д.), а также любые форматирование и стили, которые Вы хотите использовать.

Когда у Вас есть документ, который Вам нужен, пришло время сохранить его в качестве шаблона. Откройте меню «Файл», а затем нажмите «Сохранить как».

Выберите, где Вы хотите сохранить документ.

После ввода имени для своего шаблона откройте раскрывающееся меню полем полем имени, а затем выберите параметр «Word Template (* .dotx)».

Нажмите кнопку «Сохранить».

Вы сохранили свой собственный шаблон Word.

Как создать новый документ на основе шаблона

После того как Вы сохранили свой собственный шаблон, Вы можете создать на его основе новые документы. Самый простой способ сделать это — просто запустить Word.

Его всплывающий экран показывает кучу шаблонов, которые являются встроенными или загружаемыми. В верхней части окна нажмите ссылку «ЛИЧНЫЕ», чтобы отобразить Ваши собственные шаблоны. Затем все, что Вам нужно сделать, это щелкнуть по нужному шаблону, и Word создает на его основе новый документ.

По умолчанию Word любит сохранять шаблоны в DocumentsCustom Office Templates, где они будут отображаться вместе с шаблонами, которые Вы создаете в любом другом приложении Office.

Когда Вы сохраняете шаблон, Вы можете выбрать другое местоположение, если хотите. Проблема в том, что если Вы сохраните его в другом месте, Word, возможно, не сможет его увидеть и отобразить на заставке в качестве опции. Если Вам это не очень важно, сохраните их в любом месте. Вы можете создать новый документ на основе шаблона, просто дважды щелкнув файл шаблона.

Вы также можете открыть шаблон в Word, чтобы его можно было отредактировать, щелкнув правой кнопкой мыши файл, а затем выбрав команду «Открыть» из контекстного меню.

Если Вам нужен еще более организованный подход, Вы можете изменить местоположение по умолчанию. Это позволяет сохранять шаблоны там, где Вы хотите (хотя они все еще должны находиться в одном месте) и иметь доступ к ним на заставке Word.

В меню «Файл» выберите команду «Параметры». В окне «Параметры Word» выберите категорию «Сохранение» слева. Справа введите путь, в котором Вы хотите сохранить шаблоны в поле «Расположение личных шаблонов по умолчанию». Нажмите «ОК», когда закончите.

В конце концов, шаблоны Word функционально похожи на обычные документы Word. Большая разница заключается в том, как Word обрабатывает эти файлы, что упрощает создание на их основе новых документов.

Лабораторная работа №11 Шаблоны в Microsoft Word

Шаблоны для создания новых документов в Microsoft Word

11.1 Теоретические сведения

Шаблон — это документ, используемый в качестве образца для создания новых документов. Шаблоны используются для унификации структуры и внешнего вида документов. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы списков автотекста и автозамены, макросы, панели инструментов, пользовательские меню и сочетания клавиш, форматирование и стили.

Все новые документы в Microsoft Word создаются на основе шаблонов. По умолчанию при создании нового документа выбирается шаблон Обычный на вкладке Общие. В комплект поставки Word входят десятки шаблонов, которые могут быть использованы для создания документов различных типов.

После запуска Microsoft Word в окне приложения открывается пустой документ, который называется Документ 1. Этот документ основан на шаблоне Обычный (Normal.dot), а текст вводится в стиле Обычный, в котором установлены следующие параметры форматирования: гарнитура шрифта — Times New Roman, кегль (размер шрифта) — 12 пунктов, выравнивание по левому краю, межстрочный интервал — одинарный.

Читать еще:  Почему нельзя вставить текст в word

Шаблон Normal.dot является общим шаблоном. Созданные пользователем элементы, хранящиеся в этом шаблоне, доступны во всех документах.

Для выполнения этой лабораторной работы необходимо ознакомиться с такими понятиями как: автотекст, автозамена, макрос, форматирование, стили, гиперссылка, шаблоны и надстройки, изложенными в рекомендуемых источниках информации. Кроме того, изучите тему 2.1 Обработка текстовой информации.

11.2 Цель работы

Приобретение навыков работа с шаблонами в Microsoft Word

11.3 Постановка задачи

11.3.1 Разработать шаблон бланка письма учреждения согласно образцу, представленному на рисунке Рис. 11.1 и создать документ на основе разработанного шаблона.

11.4 Пошаговое выполнение работы

11.4.1 Включите ПК

Нажмите кнопку Power на системном блоке ПК.

11.4.2 Запустите Microsoft Word

После полной загрузки ОС запустите Microsoft Word, щелкнув на кнопке Пуск и выбрав в главном меню команду Программы/Microsoft Office, Microsoft Office Word 2003. В результате откроется окно приложения «Документ 1 — Microsoft Word«, в котором отображается пустой текстовый документ, основанный на шаблоне Обычный.

11.4.3 Создайте в Microsoft Word шаблон документа (бланк письма)

11.4.3.1 Создайте файл mytemplate (мой шаблон) на основе общего шаблона.

Чтобы создать новый шаблон на основе общего шаблона Новый документ выполните следующее:

  • выберите команду меню Файл/Создать;
  • в области задач на панели Создание документа в разделе Шаблоны щелкните на ссылке «На моем компьютере. «;
  • в открывшемся окне диалога Шаблоны выделите новый документ, а переключатель «Создать» установите в положение «шаблон» и нажмите ОК. В окне приложения откроется Шаблон 1;
  • внесите необходимые изменения в размеры полей страницы (Файл/Параметры страницы): Верхнее — 1,6 см, Нижнее — 1,8см, Левое — 2см, Правое — 2см, ориентация страниц — книжная;
  • установите гарнитуру шрифта — Times New Roman, кегль — 10 пунктов;
  • в меню Файл выберите команду «Сохранить как»;
  • в поле Тип файла выберите значение — Шаблон документа;
  • По умолчанию в поле Папка открывается папка Шаблоны;
  • в поле Имя файла введите имя mytemplate для шаблона бланка письма и нажмите кнопку Сохранить.

Шаблон mytemplate.dot будет сохранен в папке Шаблоны и будет отображаться в окне диалога Шаблоны на вкладке Общие.

11.4.3.2 Ввод, редактирование и форматирование «шапки» шаблона или файла mytemplate.dot.

Для ввода, редактирования и форматирования текста и рисунка в «шапке» шаблона выполните следующее:

  • в верхней части документа создайте таблицу (команда Файл/Вставить), размеры таблицы: число столбцов — 3, число строк — 1, Автоподбор ширины столбцов — постоянная;
  • в первую ячейку введите реквизиты учреждения на английском языке, в третью ячейку введите реквизиты на украинском языке;
  • во вторую ячейку вставьте рисунок из другого файла;
  • для симметричного расположения текста и рисунка изменяйте размеры столбцов;
  • установите положение текста в таблице по центру, используя команды форматирования текста;
  • установите положение рисунка по центру, используя команду «Посередине по центру», расположенную на панели «Панель границ»;
  • удалите линии границ таблицы, для этого выделите всю таблицу и выполните команду Формат/Границы и заливка. и на вкладке Граница выберите Тип: нет.

11.4.3.3 Между «шапкой» и текстом письма создайте границу в виде двойной сплошной линии черного цвета.

В качестве границы раздела между фрагментами документа используйте горизонтальную линию.

Создайте горизонтальную линию одним из способов:

  • установите курсор ниже таблицы и выполните команду Формат/Границы и заливка. В открывшемся окне на вкладке Граница добавьте границу, щелкнув на образец верхняя граница, и выберите соответствующий тип границы;
  • нарисовать линию, используя Панель рисования.

11.4.3.4 Слева под горизонтальной линией создайте поле для даты и номера письма.

Для создания поля «Дата и номер письма» выполните:

  • установите требуемый отступ слева для поля «Дата и номер письма» с помощью команды «Формат/Абзац. «;
  • предварительно установите позиции табуляции 4 и 8 см командой Формат/Табуляция;
  • установите начертание «Подчеркнутый», введите жесткий пробели и нажмите клавишу TAB, затем отключите начертание Подчеркнутый и введите жесткий пробел, символ № и еще жесткий пробел. Опять установите начертание Подчеркнутый, введите жесткий пробел и нажмите клавишу TAB.

11.4.3.5 Создание строки «на № и від» в шаблоне.

Для создания строки «на № и від» используйте вышеописанный алгоритм.

11.4.3.6 Справа под горизонтальной линией создайте поле «Кому адресовано письмо».

Для создания этого поля (с помощью объекта Надпись) выполните следующие действия:

  • создайте объект Надпись, щелкнув на панели рисования объект Надпись, или выполните команду Вставка/Надпись;
  • переместите объект Надпись в требуемое место документа и, изменяя размеры с помощью маркеров изменения, введите текст «Кому адресовано письмо»;
  • удалите линии (границы) объекта Надпись в окне диалога Формат надписи, используя команду «Формат/Надпись. «.

11.4.3.7 Создайте поле «Заголовок письма».

Создайте поле «Заголовок письма» вышеуказанным способом.

11.4.3.8 Нарисуйте уголки для полей «Кому адресовано письмо» и «Заголовок письма»

Для создания уголков (линий) воспользуйтесь инструментом Линия, который размещен на Панели рисования.

11.4.3.9 Выполните форматирование текста шаблона

Установите следующие параметры форматирования:

  • для текстового поля «Кому адресовано письмо»: гарнитура шрифта — Times New Roman, кегль — 12, выравнивание — по левому краю;
  • для текстового поля «Заголовок письма»: гарнитура шрифта — Arial, кегль — 12, выравнивание — по центру;
  • для остального текста письма: гарнитура шрифта — Times New Roman, кегль — 12, выравнивание — по ширине.

11.4.3.10 Сохраните изменения и закройте шаблон бланка письма, выполнив команду Файл/Закрыть

11.4.4 Создайте новый документ (письмо) на основе созданного шаблона

Для нового документа на основе шаблона выполните следующее:

  • выберите команду Файл/Создать;
  • в области задач на панели Создание документа в разделе Шаблоны щелкните на ссылке «На моем компьютере. «;
  • в открывшемся окне диалога Шаблоны на вкладке Общие выделите mytemplate.dot, а переключатель «Создать» установите в положение «документ» и нажмите ОК. В окне приложения откроется документ на основе шаблона mytemplate.dot;
  • введите дату и номер письма, данные входящего письма, введите текст в текстовые поля «Кому адресовано письмо», «Заголовок письма» и введите основной текст письма.

11.4.5 Сохраните письмо (файл — письмо_1.doc) на диске A:

Для сохранения письма на диске A: выполните:

  • установите флоппи-диск в накопитель для гибких магнитных дисков;
  • выполните команду «Файл/Сохранить как»;
  • в раскрывшемся окне диалога «Сохранение документа» в раскрывающемся списке Папка выберите диск А:;
  • в поле Тип файла выберите значение — Документ Word;
  • в поле Имя файла введите имя «письмо_1» и нажмите кнопку Сохранить.
Читать еще:  Почему в документе word

11.4.6 Завершение работы

Сообщите преподавателю о выполненной работе. После разрешения на завершение работы закройте прикладную программу Microsoft Word, после чего можете извлечь гибкий диск из дисковода. Затем можете приступить к сдаче тестов по выполненной работе.

Copyright

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Использование шаблонов Word

Использование шаблонов Word

Еще один инструмент упрощения ввода текста – шаблоны. Шаблон – это документ, который создают один раз и потом используют для создания других документов. Шаблоны представляют собой электронные бланки, в которых можно настроить все необходимые параметры таким образом, чтобы впоследствии осталось только набрать текст в нужных местах. При этом шаблоны позволяют задавать элементы форматирования как всего текста, так и некоторых его частей, а также стандартные фрагменты, которые будут автоматически размещены в документе.

Шаблоны программы Microsoft Word, можно сравнить с электронными бланками, которые заполняются нужной информацией. Чаще всего их используют для создания однотипных документов, что очень удобно.

Любой шаблон состоит из двух частей – изменяемой и неизменяемой. При создании шаблона текст, который будет присутствовать во всех документах, созданных на основе данного шаблона, размещают как неизменяемый. Для изменяемого текста создают специальные поля, куда пользователь, внесет свои данные. Создав свой шаблон, содержащий неизменяемую часть документа, можно впоследствии вносить лишь нужные правки.

Очень легко понять, что такое шаблон, сравнив его с бумажным бланком, с которым вы наверняка не раз сталкивались, отвечая на вопросы анкеты или заполняя форму для нового паспорта или карточку при приеме на работу. Так вот, бумажный бланк тоже состоит из неизменяемого текста (напечатанного на бумаге) и изменяемого (вписываемого). Неизменяемый текст создают при изготовлении шаблона, а изменяемый вписывают потом, когда создают документ на его основе. Шаблоны в Word используют в тех случаях, когда необходимо создать документы с одинаковой основой.

Собственно, любой документ текстового редактора Word создают на основе шаблона. Даже пустой документ, который вы привыкли видеть на экране после запуска программы, формируется на основе шаблона, заданного по умолчанию. Имя такого шаблона – normal.dot. Кроме этого стандартного шаблона, в редакторе Word есть несколько других – для создания писем, факсов, заявлений и других типичных документов.

Работая над курсовой или дипломной работой, можно создать шаблоны, например, для каждой главы, указав стандартный текст «Глава», «Раздел», «Выводы». С помощью шаблона можно создать также, например, документы для ввода таблиц при наборе приложений, особенно если эти таблицы имеют одинаковую структуру.

В текстовом редакторе Word предусмотрено несколько способов создания шаблонов. Например, если ранее был создан документ, который впоследствии нужно использовать для создания других, можно, внося лишь незначительные изменения, превратить его в шаблон. Для этого его достаточно сохранить в формате шаблона, выполнив команду Файл ? Сохранить как и в поле Тип файла задать значение Шаблон документа (*.dot). Обратите внимание на место сохранения нового шаблона – по умолчанию все они сохраняются в папке Шаблоны, которая размещена в папке Documents and Settingsимя_пользователя Application DataMicrosoft. Это расположение файлов-шаблонов менять не рекомендуется.

Для создания нового шаблона необходимо выполнить команду Файл ? Создать, в области задач Создание документа в области Шаблоны выбрать пункт На моем компьютере и в появившемся окне установить переключатель в положение шаблон (рис. 2.34). При создании документа на основе шаблона в новый документ вставляется неизменяемый текст. В каждый документ пользователь добавляет свой текст. Некоторые средства Word позволяют упростить заполнение изменяемых полей и запретить изменение стандартной части (что очень удобно при работе со сложными шаблонами), например задать стандартное форматирование заглавий или шапки таблицы. Для этого в шаблоне необходимо разместить поля для ввода текста. Поля используются в основном тогда, когда некоторые фрагменты необходимо отформатировать не так, как основной текст.

Рис. 2.34. Окно создания шаблона

Для размещения полей в шаблоне нужно отобразить в окне редактора панель инструментов Формы, на которой размещены необходимые для формирования шаблона элементы. Сделать это можно, выполнив команду меню Вид ? Панели инструментов ? Формы. С помощью панели инструментов Формы вы сможете не только указать место для ввода текста, но и построить таблицу, разместить в документе флажок или поле со списком.

Первая кнопка, расположенная на панели инструментов Формы, – Текстовое поле. С ее помощью можно вставить в шаблон поле, в которое пользователь будет вводить текст. Например, если вы хотите оставить место для ввода фамилии или какого-то названия, воспользуйтесь этой кнопкой. Вставить текстовое поле в шаблон можно, просто один раз щелкнув на этой кнопке (рис. 2.35).

Рис. 2.35. Текстовое поле предназначено для ввода текста в файле, созданном на основе шаблона

Двойной щелчок кнопкой мыши на вставленном поле отобразит окно свойств текстового поля (см. рис. 2.35). Здесь можно задать текст, отображаемый по умолчанию, – он будет виден после создания документа на основе шаблона. Вспомните, как довольно часто в бумажных бланках ниже строки для ввода текста бывает напечатано, что именно здесь следует написать. Так вот, текст по умолчанию в шаблоне выполняет ту же функцию: он подсказывает, что надо вводить в поля. Еще одна подсказка о предназначении поля может быть размещена в виде справочной информации. Для ее ввода воспользуйтесь кнопкой Текст справки. С помощью этого окна можно настроить отображение информации в строке состояния или в окне после нажатия клавиши F1, здесь пишут пояснение о том, что необходимо делать или для чего предназначено поле. Вставив текстовое поле в документ, вы можете задать параметры форматирования текста, который будете в него вводить, например указать стиль или изменить размер шрифта.

Создав шаблон, не забудьте его сохранить, выполнив команду Файл ? Сохранить как и в поле Тип файла установив значение Шаблон документа (*.dot).

Теперь вы можете использовать свой шаблон для создания новых документов. Выполните команду Файл ? Создать и в области задач Создание документа воспользуйтесь ссылкой На моем компьютере. Шаблоны, которые были сохранены ранее, вы найдете на вкладке Общие окна Шаблоны. Здесь будет размещен значок и вашего шаблона.

Создав документ на основе шаблона, в который были вставлены поля и где была использована защита формы, вы получите доступ к вводу информации только во вставленные в шаблон поля. В текстовые поля данные можно вводить с клавиатуры, а значение поля со списком выбирается из созданного списка значений.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector