Letysite.ru

IT Новости с интернет пространства
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

С целью оптимизации рабочего процесса

Оптимизация бизнес-процессов: методы, инструменты, пошаговое руководство с примерами

Любая коммерческая компания нацелена на прибыль. А ее объем всегда зависит от качества услуг, скорости их исполнения, размера клиентской базы, производительности. На любом этапе развития проекта может возникнуть вынужденная стагнация. И даже если остановки не совершилось, существуют переломные моменты, когда всю деятельность необходимо немного модернизировать, изменять некоторые аспекты. Тогда прибыль будет расти скачкообразно. Появятся новые горизонты и реальные возможности их освоения, возрастут ресурсы. Именно эту процедуру усовершенствования мы и разберем в данном обзоре. Взглянем, на оптимизацию бизнес-процессов компании – что это такое, какие существуют методики и правила, нюансы, для чего необходима эта операция, как ее исполнить с примерами и детальным руководством.

Решения для бизнеса

Определение

Начнем с азов. Любое одно действие или целый комплекс, совершаемых предприятием и является данным бизнес-процессом. Суть заключается в том, что он всегда направлен на решение конкретной задачи и достижение цели. Доставка оборудования, продажа товара на точке, поступление новинок, маркетинговые акции. Или более широкие пласты – изучение рынка, реализация продукции в определенной географической локации. В любом случае порядок действий можно оптимизировать, улучшать. Технология на предприятии зачастую несовершенная, всегда найдутся более рентабельные пути.

Для чего нужно оптимизировать

Стоит помнить, что модернизация – это очень затратное дело. Оно включает не только трату ресурсов, но и работу практически всех сотрудников предприятия. Таким образом, постоянно проводить улучшение – это неэкономично. Но в деятельности компании всегда есть те самые ключевые точки, когда это сделать жизненно необходимо. Ведь это простой и эффективный способ увеличить прибыль иногда более, чем на 100%.

Часто сотрудники считают, что оптимизация бизнес-процессов в организации – это фактически первый звоночек о сокращениях. И боятся такой инициативы, переживая за рабочие места. На самом деле, ситуация немного иная. Конечно, если в целях экономии какая-то должность просто не нужна, если количественный фактор необходимых работников превышен, то сокращение вполне возможно. Но так же и появление новых мест. Ведь улучшить саму процедуру производства, которая позволит увеличить объем продукции в два раза посредством найма всего пары новых сотрудников, реально.

Что можно модернизировать

Для ответа на данный вопрос посмотрим, какие существуют предпосылки необходимости этого комплекса процедур. На пустом месте обычно такие методики не инициируются, если возникла нужда, значит что-то не в порядке. Тревожных звоночков может быть масса. Но одни из них являются ключевыми, а другие побочными.

Итак, причины следующие:

Слишком медленно принимаются важные решения, замедленно управление, а реализация отстает от сроков. Эффективность в этом случае ощутимо снижается. Любой достигнутый результат может быть получен за более короткий срок, а значит, часть работы уходит впустую.

Страдает качество. Это относится к услугам, товарам, исполнению рутинных обязанностей сотрудниками. Все может не удовлетворять критериям качества. Важно заявить параметры, которые в принципе при данных условиях достижимы. Ведь яркий пример ошибок современных компаний в том, что они ставят заведомо недостижимый при текущих условиях уровень качества.

Нарушена логика сфер управления. Неясно, кто за что отвечает, какие действия находится в той или иной компетенции.

Плохая коммуникация внутри организации, отделы не успевают друг за другом.

Количество производства снижается по сравнению с числом нанятого персонала.

Во всех этих случаях необходимо оптимизировать процесс. А направить это действием можно на следующие аспекты:

Темпы – производства, реализации, обработки заявок клиентов, передачи и доставки товара.

Цену – покупка оборудования, себестоимость конкретной позиции, расчеты с сотрудниками, итоговая стоимость для клиента.

Управление – грамотное распределение обязанностей.

4 главных правила

Запустить процедуру не так уж и сложно. Но для этого нужно выбрать цели и задачи, сферу, на которую будет направлена работа. Определиться с методикой, инструментами, способами. Выявить масштабы внедрения, необходимость коренной перестройки функционирования.

Но стратегий на данный момент множество, возможностей – море, выбор затруднен. В любом случае, какой бы метод ни был признан наилучшим в условиях компании, всегда стоит ориентироваться на 4 правила, которые остаются актуальными во всех вариациях улучшения.

Первое – фундамент

Хорошая система работает без сбоев только тогда, когда внедрению предшествовал грамотный анализ. Опытный бизнес-оптимизатор всегда начинает работу со знакомства с проектом. Оценивает уровень и качество производства, текущие риски, прибыль, количество сотрудников. Разбирает, сколько отделов, какие они показывают результаты на разных этапах работы, от кого больше отдачи. Какие стоит упразднить, а какие расширить.

Нужно наглядное описание, лучше всего в форме схемы. И лишь когда она уже есть на руках, стоит переходить к каким-либо разработкам. Иначе неясны становятся не только цели и задачи, но также и слабые места, над которыми и нужно работать. Порой работа над одной сферой не дает результатов, потому что она тесно связана со второй, которая также неразвита. Лучше смотреть на вещи в целом.

Второе – постепенность

Всегда стоит работать, начиная движения от частного к общему. Оценивать все причины, которые вывели предприятие к такому состоянию. Смотреть не только на то, что отдел плохо работает и что у него мало продаж. А еще и на цену, заявленную компанией, привлекательность товара в глазах покупателя, активность маркетинговой политики.

Третье – целевое воздействие

Оптимизация бизнес-процессов малого предприятия, средних компаний и даже огромных холдингов всегда работает на основе гибкой политики. Это значит, что комплекс должен легко подстраиваться под нужды всей организации в целом. Ведь любое неточное вмешательство, может улучшить показатели одной сферы и ухудшить в другой, которая работала стабильно. Предприятие – это живой организм, поэтому нельзя тронуть одни нерв и не задеть другие.

Четвертое – сокращение порой выгодно

Несмотря на то что это очень непопулярная среди работников инициатива, которая не находит одобрения и понимания, а порой это обязательный путь. Особенно в том случае, если рабочие обязанности распределены неправильно. Как простой пример, на который можно ориентироваться – отделы привлечения клиентов, продажи товара и доставки. Именно первый из них отвечает за то, сколько фактически появится новых клиентов у проекта. Остальные лишь обрабатывают заявку, не влияют на объем. То есть, больше сил должно быть направлено на первый отдел. Но если в нем всего 2-3 сотрудника, а в остальных по целому десятку, то силы распределены нелогично. Два отдела нужно срочно сокращать, а первый, напротив, увеличивать. Но сотрудника из доставки же нельзя перевести в маркетинг, он не имеет навыков. Поэтому придется увольнять.

Какие бесплатные инструменты для оптимизации рабочего процесса используют эксперты

  • Ответы экспертов, 17 ноября 2018 в 18:54
  • Анастасия Витвицкая

Можно вести записи в настольном блокноте, писать код в блокноте Windows, а для того, чтобы ничего не забывать, клеить стикеры на монитор. Однако работа при этом будет выполняться, мягко говоря, не очень эффективно. Оптимизировать рабочий процесс помогают сотни и тысячи различных сервисов. Но найти действительно толковые и полезные приложения и сайты очень сложно, а если и есть что-то подходящее, то почти всегда за платную подписку. Наш читатель устал от этого многообразия и обратился к нам за советом:

«Какие бесплатные инструменты помогают оптимизировать рабочий процесс?»

За разъяснениями мы обратились к нашим экспертам, а полученные ответы предоставляем вашему вниманию. В конце статьи найдёте список всех упомянутых инструментов, разбитый по их предназначению.

Павел Романченко , технический директор центра инновационных технологий и решений «Инфосистемы Джет»

Процесс разработки включает в себя не только кодинг, но и множество вспомогательных задач. Поэтому, помимо IDE и стандартных инструментов Java (например, Apache Maven), я использую довольно незамысловатый набор программ: консоль Konsole, командную оболочку zsh, лучший редактор Vim, язык AWK для обработки логов и различных файлов, Zim — для заметок.

Кирилл Меженцев , программист группы разработки карты рассрочки «Совесть»

Оптимизировать рабочий процесс мне помогают следующие инструменты:

1. Плагин SonarLint к IntelliJ IDEA — помогает отлавливать старые и новые баги, заставляет писать лучше и не пропускать свои же //todo.
2. Microsoft To-Do — очень удобно составлять списки текущих задач, а потом приоритизировать из них задачи на день. Почти как персональный спринт. Если какие-то задачи на день не выполнены, сервис предложит их решить в первую очередь на следующий день.
3. Trello — сборник идей, Long-Term планов. Удобно следить за задачами по статусам и дедлайнам. Можно сделать отдельную доску для отпуска, петпроджекта или очереди технологий на изучение.
4. Raindrop.io — сервис закладок. Удобно сохранять статьи на потом. Ссылки хранятся по спискам. Когда нет времени, добавляю статью в список «прочитать», после прочтения либо удаляю, либо добавляю в тематический список полезных ссылок.
5. Siri Shortcut — пользуюсь удобным шорткатом, который по голосовой команде или нажатию показывает программу ближайшей встречи.

Антон Попович , сооснователь и технический директор, HINT Lab

Свой процесс управления рабочим (да и личным) временем я построил на использовании ряда инструментов, все из которых позволяют получить от них достаточную пользу, не переходя на платные тарифы:
1. Flying Logic — для целеполагания.
2. Asana — для ведения списка дел, выполнение которых не привязано к определëнному моменту времени.
3. Google.Календарь — для управления делами, выполнение которых привязано к определëнному моменту времени.
4. Toggl — для анализа, на что я трачу своë время, чтобы затем оптимизировать его в соответствии с принципом Парето.

Евгения Перебейносова , Head of SEO, Racurs

Мой топ занимают:
• Аrsenkin Tools — инструменты и букмарклеты, которые значительно упрощают 80 % рутинных задач SEO-специалиста от парсинга тегов и метаданных конкурентов до быстрого анализа оптимизации конкретного url. При этом визуализация проста и приятна глазу, а скорость и легкость использования впечатляют.
• бесплатные инструменты Пиксель Тулс — мы используем и экспертные сервисы, и те, что не требуют подписки. Поиск поддоменов и зеркал, проверки сайта на санкции и фильтры, парсинг поисковых подсказок, а также широкую функциональность подготовки и проверки текстового контента – вот, что может помочь в ежедневной работе спеца.
• RDS bar — плагин для экспресс-анализа сайта, ставший уже классикой и неотъемлемым атрибутом любого набора плагинов для SEO.
• SEO META in 1 CLICK — компактное и удобное представление сводной информации об оптимизации конкретной страницы.
• Плагин Яндекс.Метрики для вашего браузера — работает как набор горячих клавиш для быстрого перехода к счётчику, карте кликов, ссылок и аналитике форм.
• Плагин SimilarWeb отлично справится с показом статистики посещаемости вашего сайта и, что гораздо важнее, сайта конкурента.
• Плагин Web Developer удобен для технического анализа сайта.
• Ну и, конечно, бесплатные «скриншотеры», Punto Switcher, анонимайзеры и другие похожие программы, что уже относится к общему офисному софту, безотносительно профессиональной специфики.

Владислав Галицкий , продуктовый менеджер в команде BI Connect, OWOX BI

1. Atom — бесплатный текстовый редактор с открытым исходным кодом для Linux, macOS и Windows. Поддерживает плагины, написанные на Node.js и встраиваемые под управлением Git. Большинство плагинов имеют статус свободного программного обеспечения, разрабатываются и поддерживаются сообществом.
Преимущества:
– удобный текстовый редактор;
– отличная интеграция с репозиторием;
– поддерживает большое количество плагинов;
– поддерживает обширное количество языков программирования.

2. Emmet — набор плагинов для текстовых редакторов, которые в разы ускоряют написание кода HTML, XML, XSL, а также кода на некоторых других языках.
Преимущества:
– универсальный плагин для текстового редактора;
– в несколько раз увеличивает скорость написания кода;
– входит в некоторые современные текстовые редакторы по умолчанию;
– простой и понятный в использовании.

3. Figma — кросс-платформенный сервис для дизайнеров, который позволяет нескольким людям в режиме реального времени работать над одним и тем же проектом. В последнее время расплодилось бесчисленное множество графических онлайн-редакторов, но используем Figma из-за ряда преимуществ:
– поддержка практически всех форматов изображений;
– автоматическое формирование CSS стилей;
– удобная коммуникация с дизайнером;
– оптимизация процесса вёрстки макетов;
– поддержка большинства форматов графических инструментов.

Александр Янес , директор по развитию Девайс Консалтинг

Раньше блокнот и календарь на телефоне, сейчас ещё пользуюсь Trello. В этом приложении прописываю свои личные списки дел по разным категориям (от списка досуга и дел по здоровью до списка рабочих дел, необходимых покупок, желаний, путешествий), и с коллегами ведём общие списки дел. Кроме просто записей, важна постановка целей и фокусировка на необходимых задачах, чтобы не было распыления. В воскресенье готовлю себе «расписание» на неделю вперед, в котором учитываю, в том числе и свои регулярные дела (в том числе и чтение различной литературы), и дела которые уже запланированы, выделяю время на досуг и, разумеется, время на вдруг появившиеся задачи. А так как есть фокусировка на цели, то в «свободное» рабочее время всегда понятно, чем заняться.

Александр Завьялов , SEO-специалист, Racurs

Вот те программы, которыми я пользуюсь каждый день:
• tools.promosite – анализатор апдейтов Яндекса, индикатор апов индекса (текстовых), ссылочных апдейтов, тИЦ, сохранённой копии, подкрутки алгоритма и выдачи Яндекса. Похожих сервисов много, но этим пользуемся так как он уже давно в закладках.
• Bertal – сервис для проверки http заголовков сайта и просмотра html кода интернет страниц, который получает бот — всё сразу и в одном месте.
• Internet Archive: Wayback Machine – сервис, позволяющий увидеть прошлую историю сайта (как менялся сайт, какие правки вносились по тексту). Полезен не только SEO-специалистам, но и интернет-маркетологам.
• Text.ru — онлайн-инструмент для проверки уникальности и качества текста. Его плюс в доступности — он бесплатный, можно проверить текст без регистрации, посмотреть плотность по ключам и остальные характеристики.
• Google PageSpeed Insights — инструмент, позволяющий увидеть скорость загрузки страницы вместе с рекомендациями по улучшению производительности веб-сайта. Много про него скепсиса, но иногда и там можно найти полезные рекомендации, самое главное знать, что именно рекомендуется в сервисе.
• Google Search Console и Яндекс.Вебмастер – незаменимые инструменты для оценки всей информации о сайте, которую знают поисковые системы (Google и Яндекс соответственно): запросы, ссылки, страницы, ошибки и так далее.
• Яндекс.Метрика и Google Аnalytics — рабочие инструменты для сбора детальной статистики посетителей веб-сайтов в Яндексе и Google.
• Google Таблицы — лучший инструмент для быстрой работы с данными, кроме табличных функций, есть много дополнительных плагинов для ускорения работы. Главные особенности — это возможность писать свои скрипты и возможность импорта данных со страниц сайтов.

Али Рагимов , главный специалист отдела разработки программного обеспечения, Okko

Когда работаешь за компьютером, постоянно что-то отвлекает: мессенджеры, почта. Невовремя вспоминаешь, что хотел что-то посмотреть в интернете. В такие моменты производительность, разумеется, падает очень сильно. Для того, чтобы вернуть фокус на работу, я использую технику «Pomodoro». Эта техника подразумевает собой небольшие итерации работы, сменяемые короткими паузами. То есть работаешь 25 минут, отдыхаешь 5 и после нескольких таких повторений – отдых 15 минут. Во время работы запрещено отвлекаться на что-либо, а во время отдыха наоборот – заниматься какими-либо делами (или даже думать о них!). Когда есть строгие рамки, контролировать себя проще. Для этой техники есть множество приложений под любые ОС. Я, например, использую Focus 10 на Windows, Tomighty на Ubuntu и Pomodoro Timer Lite на Android.

Если я работаю над большой задачей, то я декомпозирую её, а получившиеся подзадачи ставлю в порядке, в котором буду выполнять. На каждую «помидору» беру одну или две подзадачи. Для ведения списка задач отлично подойдут такие приложения, как Wunderlist или Microsoft To-Do. В них для больших задач можно создавать списки, а как элементы этих списков – декомпозированные таски. Таким образом, всегда наглядно видишь, сколько сделано, а сколько осталось. А после выполнения всех задач в списке его можно с чистой совестью удалить.

Секреты оптимизации рабочего процесса

Существует распространенное заблуждение, что все в жизни сводится ко времени. Ежедневно мы используем такие фразы:

«Если бы у меня было больше времени»
«Мне нужно еще несколько минут»
«Пара часов работы — только и всего»

Мы верим, что всего можно было бы достигнуть, будь у нас немного больше времени. Ошибочно полагаем, что все дело в его количестве, но наш рабочий день уже и так слишком длинный. Как все успевать и при этом не «сгореть на работе» — читайте в нашей сегодняшней статье.

Оковы свободы

С самого детства нас убеждают в важности распорядка дня, основанного на времени. Школьный день длится 8 часов, а структура урока подчиняется времени, а не тому, сколько должно быть изучено. Нас учат, что важнее уложиться в нужное время, чем закончить работу.

Однако сейчас мы все сильнее отходим от этой общепринятой практики. Все больше людей работает удаленно, частично, по контракту или вахтовым методом. Восьмичасовой рабочий день исчезает, но тот ли это отказ от временных рамок, на который мы так надеялись?

Свобода выполнять свои профессиональные обязанности где и когда угодно дает нам возможность работать по любому удобному графику. Это означает, что мы можем уложиться в короткие сроки или потратить на задачи массу времени — главное, чтобы работа была выполнена. Тем не менее исследования доказывают, что те, кому график позволяет работать меньше, в итоге трудятся значительно дольше.

Исследование, посвященное рабочему времени и продуктивности, проведенное Международной Организацией Труда, показало, что среднестатистический рабочий со свободным графиком работает 54 часа в неделю, а тот, кто подчиняется жесткому расписанию, всего 37. Эти 17 дополнительных часов являются следствием «свободы» устанавливать свой собственный график, но что еще хуже — эти часы не влияют на качество и продуктивность работы.

Когда Организация экономического сотрудничества и развития изучила влияние продолжительности работы на производительность в 18 европейских странах на протяжении 60-летнего периода, было обнаружено, что производительность в час при увеличении длительности рабочего времени всегда уменьшается. К тому же было замечено, что и результат ухудшается пропорционально росту рабочего времени.

После определенного момента все становится только хуже, ведь на следующий день часы будут потрачены на то, чтобы найти и исправить сделанные накануне ошибки.

Почему так получается?

Всем нам знакома ситуация, когда чувствуя сильную усталость и умственное истощение, мы продолжаем выполнять работу — просто для того, чтобы на свежую голову переделать большую ее часть. Возможно, это гордость или чувство ответственности, хотя более правильным кажется закон Паркинсона: «Работа занимает ровно столько времени, сколько на нее отведено».

Этот «закон» озвучил Сирил Норткот Паркинсон в рамках юмористического очерка в журнале «Экономист». Паркинсон приводит такой пример:

«Пожилая леди с массой свободного времени может потратить целый день на написание и отправление открытки своей племяннице в Богнор-Регис. Один час будет потрачен на поиски открытки, второй — на поиски очков, полчаса — на попытки вспомнить адрес, час с четвертью на написание и двадцать минут на то, чтобы решить — брать ли с собой зонт, чтобы дойти до почтового ящика на соседней улице. Вся работа, которая у занятого человека заняла бы не более трех минут, может заставить другого упасть замертво после целого дня сомнений, тревог и тяжелого труда».

Чем больше времени мы отводим на выполнение задания, тем больше времени мы на него тратим, а чем больше времени мы тратим, тем хуже в итоге выполняем само задание. Невозможно работать в полную силу в течение нескольких часов подряд. Мотивация, сила воли и сосредоточенность — это ограниченные ресурсы, которые надо использовать экономно в течение дня. Трата большего количества времени только убивает мотивацию и делает выполненную работу хуже.

Итак, если работать меньше, то можно показать высокую продуктивность?

Часто кажется, что у нас нет достаточно времени на встречи с друзьями, поддерживание отношений и все те вещи, которые делают нас счастливыми.

Даже учитывая, что отношения с семьей и друзьями — это основополагающие ценности, эта проблема все же является актуальной для большинства.

Возможность меньше работать дает время на общение и все те вещи, которые нужны для личного благополучия. Звучит безупречно, не так ли? Уделяйте меньше времени работе, и у вас будет больше времени на досуг и встречи с теми, кого вы любите.

Однако это не так.

Исследование Кристобаля Янга и Шаюна Лима из Стенфордского Университета показало, что из 500 000 рабочих у большинства уровень счастья зависит от продолжительности рабочей недели. Мы чувствуем себя абсолютно счастливыми в выходные и наименее довольными в понедельник и вторник. Очевидно, не так ли?

Удивительно, что та же тенденция существует и среди безработных: даже те, кому не нужно было присутствовать на рабочем месте в течение недели, все равно в будни чувствовали себя менее счастливыми. Янг и Лим связывают это с тем, что общение с другими людьми является более важным для нашего благополучия, чем просто свободное время: вы не получите полного удовольствия от выходного дня, если потратите день только на себя.

Уделяйте время только той работе, которая важна

Итак, мы не станем работать лучше, если потратим больше времени на работу, и мы не станем счастливее, если получим больше свободного времени.

Сфокусироваться на продуктивности, а не на конечном результате — вот наша цель.

Оправдывая работу затраченными ресурсами и временем, мы попадаем в ловушку: например, «Я потратил 60 часов/4 месяца/8 лет на это. Я заслужил успех».

Современная поговорка гласит, что дело не во времени, а в самой работе. Для многих удаленных сотрудников или тех, кто работает по гибкому графику, это означает выполнение любой ценой, но радоваться энному количеству затраченного времени вместо гораздо большего количества просто смешно. Если мы будем думать только о том, что сделано, не думая о том, как много времени потрачено на задание и какова продуктивность его выполнения, мы не увидим полной картины.

Как объясняет Линн Ву из Уортонской школы бизнеса, измерять продуктивность работы в ее результатах — бессмысленно. Продуктивность — это не только то, что сделано, но и то, как эффективно вы работали над заданием.

Недавнее исследование Джулиана Биркиншоу из Лондонской школы бизнеса показало, что большинство работников умственного труда — инженеров, писателей и тех, кто «думает, чтобы жить» — тратит в среднем 41% времени на работу, которую легко могли бы сделать другие.

Мы инстинктивно держимся за задания, которые делают нас «занятыми» (а значит, важными). Мы хорошо себя чувствуем, когда наш график расписан по минутам и приходится ждать, что вот-вот станет легче и появится время на наши жизненные потребности. Как ни парадоксально, все мы хотим больше свободного времени и при этом держимся за вещи, которые его отнимают.

Стремление работать более эффективно очень сложно отследить. Инвестирование в навыки, планирование или обучение других для того, чтобы освободиться самому, освобождают время для действительно важной работы — не просто для дел, которые делают нас «занятыми».

Переосмысление работы и жизни

Во всех аспектах жизни — как рабочих, так и личных — дело не в количестве времени. Мы никак не можем на это повлиять: не существует способа добавить часов в сутки. При этом комплексный эффект долгих рабочих дней и бессонных ночей заключается в том, что вы почти всегда показываете плохие результаты.

Дело в качестве, эффективности, умении определить, сколько времени потратить на работу и решить, как эффективнее использовать это время. Когда мы думаем так, мы перестаем воспринимать время как единицу измерения своего дня.

Существует несколько способов решить, как более продуктивно распорядиться своим временем — каждый из них может использоваться как индикатор вашей эффективности.

1. Планируйте задания, а не время

В своем эссе Пол Грэхем предполагает, что единицей измерения времени таких специалистов как писателей и программистов является как минимум половина дня, а не часовые или получасовые интервалы стандартного расписания.

Работа получается лучше всего тогда, когда она не требует соблюдения жестких дедлайнов и графиков. Чтение, сочинительство, редактура — все эти занятия получаются лучше, если не приходится растягивать время или, наоборот, спешить, чтобы уложиться в сроки.

Работа на результат дает ощущение успешности и помогает ответить на вопрос, эффективно ли вы работаете.

2. Когда смысл найден, продолжайте работать

Мотивация и энергия — ограниченные ресурсы, их растрачивание впустую сводит к нулю наши шансы и делает работу бессмысленной.

Эксперименты доктора Стила, посвященные мотивации и прокрастинации, показали, что значимость — самый важный аспект для поддержания мотивации. Когда выполняемая работа кажется нам важной, мы наиболее мотивированы на ее завершение. Так зачем же останавливаться? Встречи можно и перенести, а рабочий азарт не так просто восстановить.

3. Станьте лучше, быстрее, сильнее

Как сказал Генри Дэвид Торо, «Быть занятым недостаточно: таковыми бывают и муравьи. Вопрос в том, чем ты занят».

Необходимо учиться ежедневно сосредотачиваться на чем-то значительном, это позволит нам чувствовать себя состоявшимися.

Не стоит ходить на работу просто для того, чтобы отсидеть рабочий день и похвалить себя — сфокусируйтесь на том, чтобы выполнять свою работу и чувствовать удовлетворение от этого, и только после этого уходите.

Мы можем изменить то, как мы работаем, только если мы изменим свое мышление.

4. Просите помощи

Часто мы настолько погружаемся в работу, что забываем о возможности попросить помощи. Особенно в небольших компаниях, где кажется, что каждый сотрудник загружен работой по-максимуму, сама идея прервать чей-то рабочий процесс своей просьбой кажется странной.

Однако от одного маленького вопроса или коротенькой беседы может зависеть, потратите ли вы на задание 5 минут или целый час.

Используйте знания окружающих вас людей таким образом, чтобы вы вместе могли работать эффективно.

Вместо заключения

Вам не нужно больше времени — вам нужно время, потраченное с умом.
Это приходит только с пониманием, что долгие часы, затраченные на работу, не делают ее хорошей.

Как четко подметил Сет Годин: «Вам не нужно больше времени… вам просто нужно научиться принимать правильные решения». Время — это почти всегда вопрос качества, а не количества, поэтому определяйте цели и достигайте их.

Оптимизация деятельности предприятия: как снизить издержки и получать больше прибыли

Успешный бизнес извлекает максимум прибыли при минимальных издержках.

В том случае, если:

Прибыль от бизнеса вас не удовлетворяет;

Растут издержки;

Клиенты уходят к конкурентам;

Наблюдается текучесть кадров;

Вам кажется, что вы много вкладываете и мало получаете:

попробуйте оптимизировать деятельность организации.

О том, кому и зачем нужна оптимизация деятельности предприятия; как использовать различные методы оптимизации, чтобы снизить затраты и получать больше прибыли, – рассказал директор антикризисной группы Сергей Стороженко.

Читайте до конца, и вы узнаете:

Зачем оптимизировать деятельность предприятия

Как определить, что компании нужна оптимизация

Несколько примеров неправильных бизнес-процессов, которые «съедают» деньги

Какие методы оптимизации самые эффективные

Каких ошибок следует избегать, чтобы получить положительный результат

Кому доверить работу по оптимизации

Нет времени читать? – Задайте свой вопрос по оптимизации предприятия прямо сейчас и получите готовое решение от эксперта:

Хочу получить эффективный план оптимизации, чтобы увеличить прибыль

Зачем оптимизировать деятельность предприятия

Повышение эффективности до запланированного уровня финансовых показателей (и их дальнейший рост) – основная и конечная цель оптимизации деятельности предприятия.

Попутно, внедряя системные методы оптимизации, компания получает следующие выгоды:

Совершенствуется система управления, исключается дублирование функций

Повышается «прозрачность» внутренних организационных и производственных процессов

Снижается уровень эмоционального напряжения руководства и сотрудников

Повышается лояльность персонала

Растут показатели производительности труда

Обеспечивается экономия средств фонда заработной платы

Налаживаются системы коммуникации

Денежные средства распределяются рационально, с максимальной отдачей

оптимизировать деятельность целесообразно на любом этапе развития организации, и даже в том случае, если финансовое положение компании, на первый взгляд, не вызывает опасений:

Низкая эффективность бизнеса в полной мере не осознается

Компания часто способна годами приносить стабильную прибыль, но «сыплется» по всем показателям в момент наступления кризиса или негативных форс-мажорных обстоятельств.

Узнать, как поможет оптимизация в моем случае

Как определить, что компании нужна оптимизация

Компании жизненно необходима оптимизация деятельности в следующих случаях:

Налицо дефицит денежных средств, низкая платежеспособность

Просрочена кредиторская задолженность, есть угроза наступления банкротства

Низкая финансовая устойчивость, высокая вероятность возникновения проблем с погашением долговых обязательств в будущем

Финансовое положение организации зависит от внешних источников инвестиционных вливаний

Снижен нормативный уровень показателей ликвидности

Низкая рентабельность — вложенный капитал не окупается

Снижается чистый оборотный капитал (вплоть до отрицательных показателей оборотного капитала)

Возникают частые внутрикорпоративные конфликты

Математически точно оценить финансовую эффективность работы организации можно с помощью расчета специальных коэффициентов. Их более двухсот*.

* Показатели и формулы расчета, рекомендуемые для анализа платежеспособности и финансовой устойчивости, можно найти в «Методологических рекомендациях по проведению анализа финансово-хозяйственной деятельности организаций», например, на сайте «КонсультантПлюс».

Если производить расчеты представляется для вас слишком трудоемкой задачей, определить, что компании нужна оптимизация, можно «интуитивно».

Например, по следующим признакам:

Решения в компании принимаются крайне медленно

Осуществление стандартных рабочих операций требует значительных временных затрат, согласований

Результаты реализации решений существенно расходятся с запланированными — со знаком «минус»

Те или иные аспекты деятельности предприятия слабо поддаются контролю, либо контроль неэффективен

В компании растёт психологическое напряжение, связанное с недостаточной урегулированностью прав, обязанностей, разделением сфер ответственности.

Кроме того, оптимизация деятельности необходима не только при наличии проблем в компании, но и в том случае, если руководство принимает решение:

Повысить экономические показатели, включая производительность предприятия

Усовершенствовать качество обслуживания

Повысить конкурентоспособность на рынке

Модернизировать отдельные бизнес-процессы компании

Расширить бизнес и сферы влияния

Разработать стратегический план усовершенствования бизнеса с целью получения большей прибыли.

Узнать у эксперта, нужна ли оптимизация бизнеса в моем случае

Несколько примеров неэффективных бизнес-процессов, которые «съедают» деньги

В числе причин неоправданных денежных затрат и снижения эффективности бизнеса — пороки структуры управления.

В компании зоны ответственности двух и более равноправных собственника совпадают или пересекаются. Часть распоряжений конфликтуют между собой: на следующий уровень управления поступают противоречивые команды руководителей («переводить полную оплату – переводить оплату частями», «нанять независимых внешних экспертов – обойтись силами штатных специалистов», и т. д.). В результате распоряжения выполняются с задержкой, дополнительные согласования требуют временных затрат, ухудшается эмоциональный климат в коллективе, возможны ухудшения во взаимоотношениях с клиентами и контрагентами. В случае конкуренции между партнерами, персонал разбивается на враждебно настроенные группировки, что негативно сказывается на работе компании.

В ходе аудита компании выяснилось, что накладные выписываются товароведами, затем документы направляются на проверку в отдел бухгалтерии, – два отдела выполняют одну и ту же работу.

Работники отдела продаж самостоятельно занимаются поиском товара по запросу клиента, вместо того, чтобы сразу передавать заказ в отдел снабжения

В организации более 40%
высокооплачиваемого времени директора затрачивалось на сдачу бухгалтерской отчетности, получение и отсылку документов по почте, получение платежных документов в банке и прочую работу, которую может выполнять неквалифицированный работник по доверенности.

Станочники завода по изготовлению летательных аппаратов 4 разряда ежедневно привлекаются на разгрузочно-погрузочные работы. Производство деталей на это время приостанавливается.

Менеджер по продажам компании-автодилера самостоятельно занимается составлением плана продаж, написанием коммерческих предложений и составлением отчетов результативности.

Контроль эффективности деятельности строительной организации руководство поручает недостаточно квалифицированным штатным сотрудникам. В результате компания теряет до 25-35% прибыли ежегодно.

Какие методы оптимизации самые эффективные

Вот наиболее эффективные методы, позволяющие увеличить прибыльность бизнеса**:

**Методы оптимизации деятельности предприятия весьма разнообразны и выбираются в зависимости от индивидуальных особенностей конкретной организации.

Снижение затрат достигается комплексом мер, в числе которых: оптимизация производства, работа с персоналом, налоговое планирование и оптимизация, пересмотр инвестиционных и операционных расходов, реструктуризация кредитного портфеля, автоматизация операций и другие.

Снижение затрат стоит начать с административных издержек. К примеру, можно существенно сэкономить на оплате корпоративной мобильной связи, предусмотреть ответственность за использование служебного автотранспорта в личных целях, исключить случаи хищение топлива с помощью привлечения охранной службы.

Еще одна весомая статья расходов – это аренда. Затраты на аренду могут достигать 50% всей суммы операционных расходов и более.

Сэкономить на аренде можно с помощью грамотного проведения переговоров с арендодателем. Например, представив сводную таблицу со списком аналогичных помещений с ценой существенно ниже заявленной в текущем договоре.

Обязательно стоит воспользоваться законными методами налогового планирования и оптимизации. Оптимизация налогов позволяет снизить сумму отчислений до 50% и более.

Оптимизация организационной структуры

Оптимизация организационной структуры проводится с целью устранить противоречия и дублирование функций во внутрикорпоративных взаимодействиях, повысить прозрачность и эффективность рабочих процессов.

Упрощение организационной структуры приводит к повышению её управляемости. Сокращение неэффективных звеньев цепи управления – к снижению затрат.

Модернизация процессов производства

Оптимизация производственных процессов позволяет добиться улучшения показателей производительности труда, увеличить прибыль.

Это достигается с помощью: сокращения объёмов технологических потерь, внедрения безотходного производства, автоматизации операций, снижения непроизводственных простоев оборудования, повышения квалификации персонала, применения инноваций, результатов научно-технического прогресса и т. д.

Усиление и оптимизация контроля

Контроль – это необходимая комплексная функция в любой организации, которая позволяет своевременно обнаружить отклонения от плана, стимулировать качественное выполнение поставленных задач и рабочих процессов на всех уровнях.

Результат усиления и оптимизации контроля – выстраивание системы управления, основанной на инициативности и ответственности сотрудников, которая неизбежно приведет к повышению экономической эффективности.

Усиление маркетинговых коммуникаций

Невозможно переоценить роль оптимизации системы маркетинга в условиях конкурентной среды. Нестандартные маркетинговые решения позволяют многократно повысить спрос на услуги, увеличить объёмы сбыта товара, создать положительную репутацию на рынке и в бизнес-среде.

Для достижения максимального эффекта используются все доступные каналы маркетингового продвижения – оff-line и on-line рекламу, личный сайт, публикации в СМИ, проведение встреч и семинаров и т. д.

Какие методы оптимизации бизнеса помогут в моем случае?

5 быстрых способов повысить свою профессиональную эффективность

Продвижение по карьерной лестнице – это дело, в котором не бывает мелочей. Офисная работа диктует жесткий темп, справиться с которым не так просто. Вы можете разбираться в своем деле досконально, но вам наверняка знакомо ощущение, что вы застряли, погрузились в стресс и перестали работать эффективно.

Сомнения и профессиональное выгорание свойственны даже самым опытным и компетентным специалистам. Невозможно бесконечно фонтанировать идеями и поддерживать максимальный уровень энергии при ежедневной офисной деятельности. Путь выхода из такой ситуации – оптимизация рабочего процесса. Мы собрали для вас несколько простых лайфхаков, которые помогут вам работать быстрее и эффективнее.

1. Оптимизируйте рутинные операции

Рутинные процессы отнимают большую часть рабочего времени даже у специалистов креативной сферы, не говоря уже о менеджерах, маркетологах, бухгалтерах и прочих офисных сотрудниках. К таким процессам можно отнести переписку с клиентами и коллегами, составление коммерческих предложений, написание отчетов для руководства и другие действия, связанные с набором текста на ПК. Научившись печатать быстрее, вы освободите свое время для решения более важных профессиональных задач.

В этом вам поможет курс слепой печати, на котором вы освоите навыки скоростного и безошибочного набора текста десятипальцевым методом.

2. Автоматизируйте расчеты

Если ваша работа связана с расчетами, либо вам регулярно приходится совершать 1-2 однотипные вычислительные операции, навыки применения табличного редактора Эксель помогут вам оптимизировать процесс решения этих задач. С помощью формул Excel вы можете делать экономические, финансовые, кредитные и другие расчеты с применением различных поправок и коэффициентов. Возможность создавать шаблоны позволит производить повторяющиеся вычисления автоматически без необходимости вводить формулы заново – эта функция тоже способствует экономии вашего времени.

Чтобы узнать подробности, читайте нашу статью 5 профессий, представителям которых важно научиться работать в Excel. Чтобы получить все нужные навыки и систематизировать знания, записывайтесь на базовый курс Эксель.

3. Работайте над экспертным статусом

Если рутина – враг креативности и инициативы, то отсутствие видимых перспектив – враг мотивации. Не каждый может похвастаться тем, что находится на своем месте в корпоративной иерархии. Возможности последовательного карьерного роста могут быть ограничены целым рядом внутренних и внешних факторов, никак не связанных с уровнем компетентности.

Что делать, оказавшись в такой ситуации? Работать на себя! Нет, мы не призываем вас хлопать офисной дверью и уходить в собственные проекты. Но есть то, что вы можете начать делать прямо сейчас, без отрыва от рабочего места: это последовательное построение своей репутации в профессиональных сообществах. Вы можете начать ведение собственного блога с подборок и обзоров авторитетных источников в вашей сфере, значимых событий и персоналий. Постепенно набирайтесь уверенности, высказывайте свое мнение, пишите комментарии и собственные статьи.

Это привлечет к вам внимание потенциальных клиентов и работодателей, способствует вашему профессиональному росту и карьерному продвижению. Возможно, вы даже начнете давать консультации, проводить семинары и тренинги. Кстати, для записи собственных видеоуроков и лекций нужно не так много ресурсов: на курсе Camtasia Studio вы можете освоить самый доступный инструмент для скринкастинга.

4. Оформляйте свои идеи в графическом формате

Люди усваивают 86% информации об окружающем мире через визуальные каналы восприятия. Но нам кажется, что при формировании круга офисных задач и штатных расписаний кое-кому просто забыли об этом сообщить! Иначе как объяснить эти бесконечные заявления, презентации и корпоративную переписку в формате Word?

Мы уверены, что дополнив документ презентацией или проиллюстрировав сложные взаимосвязи наглядной инфографикой, вы выделите свое предложение в ряду однотипных текстовых файлов и бумаг. Иллюстрации помогают справиться с перегрузкой при большом потоке информации, сокращают время на понимание сути предложения и помогают обратить внимание на ваши инициативы и нестандартный подход.

Если вы хотите прокачать свои навыки графического оформления информации, вам будут полезны курсы Adobe Photoshop и создания презентаций в Power Point.

5. Восстановите душевный баланс

В целях профилактики профессионального выгорания психологи советуют переключать внимание после работы на активные или созидательные занятия. Подобные виды деятельности помогают восстановиться, разгрузить голову и гармонизировать душевное состояние намного эффективнее, чем пассивный отдых перед телевизором. Получив новые впечатления и зарядившись энергией, вы вернетесь в офис с новыми силами и свежими идеями.

Для обретения душевной гармонии нет ничего лучше природы. Почувствовать единение с природой в условиях мегаполиса вы можете на курсах флористики или ландшафтного дизайна.

Желаем всем профессионального роста и успешного саморазвития!

Читать еще:  Оптимизировать пдф онлайн
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector