Letysite.ru

IT Новости с интернет пространства
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Оптимизация процессов кадрового делопроизводства

Как упростить ведение кадрового делопроизводства

Бизнес-процесс, связанный с управлением и содержанием персонала, является одним из наиболее затратных для компании. На проверку квалификации, оформление документов по трудоустройству, осуществление расчетов с работниками затрачиваются время, денежные и трудовые ресурсы. Выходит, организация расходует часть оборотных активов на решение второстепенных задач вместо развития приоритетного направления деятельности.

С целью упрощения ведения кадрового делопроизводства часто применяется комплекс управленческих технологий:

  • аутстаффинг;
  • аутсорсинг сотрудников;
  • лизинг персонала.

Каждая из представленных услуг имеет свои особенности и отличия от других технологий. Однако у них есть общая черта — они упрощают процесс менеджмента сотрудников. А это создает для компании множество резервов экономии и увеличения доходов.

Управленческие технологии как методы ведения кадрового делопроизводства


Аутстаффинг — переоформление персонала в специализированное кадровое агентство. Услуга предназначена для официального сокращения штата. В ходе ее применения компания расторгает формальные трудовые отношения с работниками путем их увольнения. После этого аутстаффер нанимает персонал в свой штат.

Подрядчик оформляет сотрудников, осуществляет ведение кадрового делопроизводства, финансово обеспечивает работников заказчика. Он предоставляет их в распоряжение предпринимателя на субподрядных условиях. Заказчик в свою очередь оплачивает услуги аутстаффера в порядке, предусмотренном в договоре.

В результате, на предприятии официально работают только те кадры, которые оформлены в штате. Фактически же в распоряжении руководителя может быть намного больше людей. Он управляет ими при решении важных бизнес-задач, в то время как аутстаффер полностью ведет кадровое делопроизводство.

Аутсорсинг персонала — привлечение сотрудников к занятости из специализированного агентства. Заказчиком выступает предприниматель, подрядчиком — кадровый аутсорсер. Он подбирает работников в строгом соответствии с требованиями клиента для решения бизнес-задач.

На практике реализуется одна из представленных возможностей. Аутсорсер может просто сформировать команду работников и предоставить ее предпринимателю на условиях субподряда. В этом случае заказчик будет использовать труд внешних сотрудников для получения необходимых компании результатов.

Иногда спектр задач аутсорсера расширяется. В таких ситуациях он не просто подбирает персонал, но и организует его работу. Аутсорсер занимается ведением второстепенного бизнес-процесса организации, используя для этого собственных сотрудников. При этом предприниматель не должен отвлекаться на ведение непрофильных функций компании, а просто оплачивает услуги подрядчика за их выполнение.

Лизинг персонала — привлечение сотрудников к занятости на условиях аренды. Услуга предназначена для оперативного обеспечения компании квалифицированными трудовыми ресурсами. Как правило, данная технология применяется в тех случаях, когда предприятию срочно нужны опытные специалисты для решения конкретных задач.

В рамках этой услуги к сотрудничеству привлекаются бухгалтера, юристы, менеджеры, маркетологи. Они нанимаются в компанию на условиях субподряда и занимаются выполнением должностных функций под руководством предпринимателя. Как только получен необходимый результат от проектной деятельности, услуги труда специалистов оплачиваются подрядчику и они возвращаются в распоряжение лизингодателя.

Как осуществляется кадровое делопроизводство в 2017 году

Традиционное содержание всех сотрудников в штате — подход к организации менеджмента персонала, который с каждым годом теряет свою актуальность. Сегодня все больше предприятий прибегают к использованию эффективных управленческих технологий. Они существенно упрощают кадровое делопроизводство и обеспечивают получение множества выгод.

Преимущества привлечения персонала на условиях субподряда:

  • официальное уменьшение штата или предотвращение его увеличения;
  • создание резервов для сокращения отделов компании (временные сотрудники заменяют постоянных, подрядчик — HR-менеджера и бухгалтера по ЗП);
  • снижение нагрузки на управленческие отделы (кадровый, финансовый);
  • сокращение постоянных кадровых расходов (перераспределение части постоянных затрат в статьи переменных);
  • оптимизация налогообложения;
  • упрощение приема на работу мигрантов;
  • повышение эффективности основной деятельности.

Привлекая сотрудников из агентства подрядчика, предприниматель может в аналогичном объеме сократить собственный штат. А поскольку в отношении их не придется осуществлять ведение кадрового делопроизводства, под сокращение также могут попасть отдел кадров и бухгалтерия, ведь спектр их рабочих обязанностей сужается.

Также данные управленческие технологии способствуют оптимизации налоговых затрат. Это обусловлено двумя факторами:

  • уменьшением ФОТ;
  • сохранением или получением статуса малого предприятия.

ФОТ — сумма всех ЗП штатных работников — является базой для налоговых и социальных отчислений в бюджет. Сокращая штат, предприятие уменьшает ФОТ, а значит и расходы на отчисления. Компания получает статус малого предприятия в том случае, если численность ее сотрудников не превышает допустимых требований. Оптимизация кадрового делопроизводства за счет аутстаффинга, аутсорсинга или лизинга персонала позволяет официально изменять штат для сохранения желаемой налоговой категории.

Актуальность применения управленческих технологий

Кадровое делопроизводство в 2017 году для большинства компаний связано с постоянным применением аутстаффинга, аутсорсинга или лизинга персонала. И хотя эффективность каждой из представленных технологий очень высока, выбор в пользу одной из них следует делать, исходя из целей и задач организации.

Аутстаффинг применяют, если требуется:

  • уменьшить формальную численность сотрудников, сохраняя фактическую;
  • получить статус малого предприятия;
  • освободить ресурсы компании от кадрового менеджмента;
  • принять на работу сотрудников-нерезидентов;
  • сократить кадровые расходы.

Аутсорсинг персонала применяется, если требуется:

  • подобрать сотрудников для решения текущих задач;
  • увеличить фактические трудовые ресурсы организации без изменения официального штата;
  • доверить ведение второстепенного бизнес-процесса подрядчику;
  • оптимизировать постоянные кадровые затраты.

Лизинг сотрудников применяется, если требуется:

  • найти квалифицированных специалистов для решения конкретных бизнес-задач;
  • воспользоваться проверенными трудовыми ресурсами подрядчика для получения нужного результата;
  • сократить расходы на содержание квалифицированных специалистов.

Отвечая на вопрос предпринимателей «Как улучшить кадровое делопроизводство?», можно с уверенностью предложить внедрение в организацию одной из представленных в этой статье технологий.

Каждая из этих услуг способствует сокращению официального штата компании, уменьшению постоянных кадровых расходов, оптимизации налогообложения. Более того, освобождение трудовых и денежных ресурсов организации от выполнения вспомогательных функций позволяет направить их на ведение главного бизнес-процесса. В результате этого удается значительно повысить его продуктивность и увеличить размер получаемого дохода!

Мы поможем оптимизировать ваши кадровые расходы

Наш специалист подготовит уникальное предложение для Вас

Оптимизация кадровых процессов как фактор роста производительности труда

ТЕХНОНИКОЛЬ — это ведущая компания в России по уровню производительности труда. Среднегодовой объем выручки в пересчете на каждого сотрудника корпорации составляет 12 миллионов рублей. Для сравнения: в России высокопроизводительными считаются предприятия, у которых этот показатель равняется 3 млн рублей и более. Во многом достижению таких результатов компания обязана внедрению принципов бережливого производства и применению высокоэффективных технологий по управлению персоналом.

В качестве примера приведем следующие показатели: в стратегической бизнес-единице «Минеральная изоляция» корпорации ТЕХНОНИКОЛЬ средняя выручка на одного сотрудника в 2014 г. составила более 10 млн рублей. За 4 года показатель вырос более чем в 2 раза, численность сотрудников при этом значительно не менялась, а удельные затраты на оплату труда сократились на 0,3%.

Диаграмма. Производительность труда СБЕ «Минеральная изоляция» компании ТЕХНОНИКОЛЬ, млн руб./чел. в год

В 2014 году компания заняла 1 место в номинации «Благосостояние работников среди российских предприятий» в рейтинге «Лидеры промышленности России – 2014» со средним уровнем заработной платы 57 300 рублей.

Достичь этих результатов позволила последовательная оптимизация затрат на персонал, а также минимизация различных потерь в кадровых процессах.

Прямые и косвенные затраты на персонал можно объединить в три группы:

  • «Производство» персонала. Сюда относятся затраты на подбор персонала, его обучение и развитие.
  • Распределение персонала. Затраты на перемещения персонала внутри организации, привлечение работников из других регионов (затраты на проезд, подъемные и т.п.).
  • Использование персонала. К этим затратам относятся отчисления в фонд оплаты труда (ФОТ), выплаты и льготы из поощрительных фондов, социально-бытовое и страховое обслуживание и т.д.

Эффективный подбор персонала и снижение текучести кадров

Кадровые процессы начинаются с подбора персонала. Во многих современных компаниях применяют продвинутые методики оценки управленцев среднего и высшего звена. Для этого существует широкий набор инструментов: собеседование по компетенциям, кейс-интервью, тестирования и другие методики. А вот соискатели на рабочие специальности принимаются после оценки формального соответствия: отсутствие вредных привычек, опыт работы на схожем производстве, состояние здоровья.

Такой формальный подход, возможно, оправдывает себя на низкотехнологичных производствах, где рабочему персоналу не обязательно обладать особыми навыками для выполнения своих обязанностей. Однако работа на предприятии, использующем сложное оборудование, требует глубоких знаний и высокой способности к концентрации и обучению. Потери от низкой квалификации сотрудников здесь очень велики. Невнимательный подход к подбору может стать следствием высокой текучести кадров в период адаптации, который на разных предприятиях занимает от 2-3 до 6 месяцев работы. Уход сотрудников на этом этапе приносит максимальные издержки, поскольку результаты труда специалиста не успевают компенсировать средства, вложенные в его обучение.

Сегодня работодатель осознает ценность подбора персонала, его адаптации, обучения и развития, однако мало кто считает прямые и косвенные затраты от неправильных действий в этих процессах. В стратегической бизнес-единице «Минеральная изоляция» корпорации ТЕХНОНИКОЛЬ осуществляется попроцессный метод учета затрат на подбор, адаптацию и обучение кадров. Эти данные используются для оценки эффективности затрат на персонал, просчитывается стоимость потерь в кадровых процессах.

Например, при увольнении одного сотрудника общая сумма затрат, включая стоимость поиска, найма и первичного обучения его замены, составляет в среднем 100 000 рублей. Становятся очевидными потери от текучести кадров. Сложнее просчитать потенциальные убытки от некачественного обучения персонала, однако и для этого существуют определенные методы. Например, можно оценить ущерб от поломки оборудования или выпуска бракованной продукции по причине ошибочных действий некомпетентного специалиста. Особенно велики потери от таких ошибок на высокотехнологичных поточных линиях, где каждая минута простоя может стоить сотни тысяч рублей.

Для оптимизации затрат на замену персонала в СБЕ «Минеральная изоляция» корпорации ТЕХНОНИКОЛЬ поиск рабочих специалистов строится на основе системы профотбора. С помощью специальных методик проверяются личностные и профессиональные качества кандидатов: техническое мышление, развитая моторика, внимательность, ответственность, желание учиться, отношение к безопасности и пр. Все эти качества формируют «профиль успеха», составленный по результатам интервьюирования руководителей и сотрудников предприятия. В «профиле успеха» выделены как пороговые критерии, без которых кандидат не может быть принят на должность, так и желательные.

Рисунок. Факторы успеха

В системе профотбора используются различные методики оценки. По их результатам выставляется балл, который показывает уровень соответствия соискателя желаемому кандидату.

Таблица. Принцип принятия решения по кандидату

Фрагменты заданий для соискателей

Использование методики профотбора позволило увеличить число специалистов, успешно проходящих испытательный срок, до 95%. Для сравнения: средний показатель до использования методики составлял 82-86%.

Также ведется серьезная работа по уменьшению текучести кадров. Для каждого предприятия, входящего в СБЕ (всего таких предприятий 6), ежегодно составляется программа по снижению текучести, основанная на анализе причин увольнения сотрудников и ряде других факторов. Результатом этой работы стало снижение показателя на 16,4% за период с 2010 по 2014 г.

Обучение и адаптация персонала

Увеличить эффективность и производительность труда позволяет обучение сотрудников. В корпорации ТЕХНОНИКОЛЬ уделяют большое внимание обучению как инженерно-технических специалистов и руководящего звена, так и рабочего персонала. Более того, первоначально система обучения предназначалась именно для специалистов рабочего профиля и лишь позднее была переориентирована на руководителей.

В ежегодную программу для каждой группы должностей входит обучение по профессиональным темам и прослушивание лекций по охране труда, бережливому производству и первой медицинской помощи.

Таблица. Включенность групп персонала в общие блоки обучения

Обучение персонала проводится в очно-заочном форме: на предприятиях читаются лекции, а домой выдается материал для самостоятельного изучения. Завершает обучение аттестация. По общим блокам проводится тестирование в онлайн-режиме. Универсальные тесты и полная автоматизация процесса значительно сокращают время на проведение аттестации. Такая система дает возможность обучать и проверять знания всех сотрудников СБЕ ежегодно.

СБЕ «Минеральная изоляция» корпорации ТЕХНОНИКОЛЬ заняла 3-е место в рейтинге «Обучение и развитие производственного персонала – 2013». Стоит отметить, что система обучения постоянно развивается для удовлетворения потребностей бизнеса. Например, в 2015 г. запустили принципиально новый проект по обучению руководителей начального и среднего звена. На обучение персонала идет 0,03% от выручки в год.

Диаграмма. Процент сотрудников, прошедших внутреннее и внешнее (за исключением обучения по надзорным программам) обучение в 2014 году

Диаграмма. Распределение баллов (для сдавших с первого раза) по результатам аттестации, 2013 г, % получивших соответствующую оценку

Большое внимание также уделяется процессу адаптации. Программа обучения новых сотрудников начинается с первого рабочего дня. Специалист получает план стажировки, содержащий всю необходимую информацию, в том числе список стандартных операционных процедур для его профессии, и закрепляется за опытным наставником. Вводная лекция по бережливому производству в первые дни работы является такой же обязательной, как и обучение по охране труда. Высокое внимание к новому сотруднику позволяет максимально быстро включить его в рабочий процесс и снизить потерю производительности в адаптационный период.

Затраты на персонал

Оптимизация затрат на персонал позволяет увеличить эффективность производства без привлечения дополнительных финансовых средств. Основную долю затрат на персонал составляют отчисления в фонд оплаты труда. Сюда входят заработная плата, страховые выплаты и прочее. Сохраняя размер отчислений в ФОТ в корпорации ТЕХНОНИКОЛЬ реализуется система денежной мотивации, которая обеспечивает максимальную производительность труда.

Для производственного и складского персонала установлена тарифно-премиальная форма оплаты труда. Показатели и условия для премирования определяются исходя из целей и задач предприятия. Это может быть выпуск определенных объемов продукции, увеличение качества, коэффициенты использования сырья и т.д. На предприятиях налажен оперативный учет текущих показателей производства, и сотрудники могут самостоятельно рассчитать премию, которую они получат. При этом система абсолютно прозрачна. Есть тарифная ставка, которая выплачивается независимо от выполнения показателей. Как правило, она устанавливается на уровне средней заработной платы в регионе и служит определенным гарантом для сотрудника.

Для оплаты труда руководителей и инженерно-технических специалистов используется окладная система с установлением премий по достижению ежегодных показателей эффективности. В СБЕ «Минеральная изоляция» корпорации ТЕХНОНИКОЛЬ используется сбалансированная система показателей по Нортону-Каплану.

Процесс декомпозиции целей проводится ежегодно в рамках развертывания стратегии в производственной системе. Изначально использовалась методология Хосин Канри, но, как показала практика, она неэффективна в российских компаниях. Поэтому мы перешли на более традиционную систему ССП (сбалансированная система показателей). Стратегические цели бизнес-единицы распределяются на предприятия и далее на подразделения. Исходя из карт ССП устанавливаются ключевые показатели эффективности (КПЭ) сотрудников. Большая часть КПЭ также распределяется от руководителя до подчиненного.

В 2015 году КПЭ были установлены всем руководителям и специалистам. Прежде чем внедрять эту систему мы проводили многочисленные встречи с персоналом и показывали на примерах, как выполнение личного показателя влияет на достижение стратегической цели всего подразделения. Для большинства сотрудников понимание этой связи стало открытием. Они почувствовали свою роль в достижении успеха огромной корпорации ТЕХНОНИКОЛЬ.

Таблица. Фрагмент карты КПЭ производственного предприятия

Как оптимизировать работу с кадровыми документами?

Ни для кого из нас не секрет, что наша кадровая служба завалена огромным количеством документов, которые она должна оформлять. И кажется нет конца и края этим документам. И точно нет времени на то, чтобы отслеживать изменения законодательства, оптимизировать работу, доделать какие-то «старые» долги, систематизировать документы и т.д.

А хотите найти это время? Причем без ущерба для качества оформления документов. Как это сделать? Очень просто. Давайте проведем ревизию кадровых документов.

Выписываем в столбик все кадровые документы, которые оформляются в Вашей кадровой службе.

Рядом с каждым документом выписываем конкретную статью из Трудового кодекса РФ или иного обязательного для применения нормативного или правового акта, в котором указано, что этот документ обязателен и установлены какие-то требования к этому документу: по принятию, по срокам принятия, по оформлению, по ознакомлению работников с ним и т.д.

Ст. 57, 67 Трудового кодекса РФ

Приказ о приеме на работу

Ст. 68 Трудового кодекса РФ

Приказ об отпуске

Анализируем полученные результаты.

Знаете, что Вы увидите? Что у многих документов (а иногда у большинства), которые оформляют кадровики нет ссылки на нормативный или правовой акт, который бы установил требование об обязательности этого документа.

А проверьте. Ниже привожу всего лишь список 5 стандартных документов, которые оформляются ежедневно в кадровой службе. А таких документов, в кадровых службах – десятки, без преувеличений.

Пример: приказ об отпуске, приказ о переводе, журнал регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов, приказ на исполнение обязанностей и т.д.

И что вам даст эта информация?

Проанализируйте необходимость оформления документов, на которые вы не нашли ссылки для решения внутренних задач в компании.

Откажитесь от ненужного и удивитесь тому, сколько времени вы выиграете на другие более важные дела, например, на отслеживание изменений в трудовом законодательстве и приведение в соответствие тех документов, которые точно являются обязательными и будут запрашиваться при проверках.

«Становится грустно, когда понимаешь, что вещи, которые ТАМ были в порядке вещей тридцать(!) лет назад, здесь до сих из разряда фантастики.»

Именно так. Мне смешно признаться, но некоторые вещи (год обучения им 92-98) я использую до сих пор. И, работодатели (мои наниматели) воспринимают это для себя «как что-то новое». ))))))
Вот и сейчас мне предстоит в пятый раз «бежать по той же тропинке с наполовину с теми же инструментами».

Сомневаюсь, что дата майнинг возможен для хоть сколько-нибудь значительной части наших компаний. Во-первых, нужна достаточно большая выборка — тысячи профайлов однотипных специалистов. Во-вторых, массив данных, действительно, должен был достаточно полным, чтобы дырки в данных не сократили выборку по различным критериям до невалидной. Вы, как математик, меня, вероятно, поправите, но вот такое у меня представление.
Вот пара статей об одном примере с Xerox, несколько по-разному описывающих одну историю:
www.hr-portal.ru/article/…-obuchenie
www.computerra.ru/88890/hr-bigdata/

Техническая эволюция и культура управления — вещи связанные между собой очень сильно. После отмены социализма, революционных изменений в собственности и зарождения нового рынка, изменения в культуре управления были также революционные. Мерилом эффективности компании стал собственный карман, стратегия канула в вечность, кризисы приходят по расписанию — где тут строить доброе-вечное, чтобы качественно и на долго? Так что суетимся, трясём банан, а палка рядом валяется.

так в изначальном посте Сусанина речь шла не о дедах, а об успешных 🙂
да и в Вашем примере, как мне показалось, говорилось о них же 😉

что касается «дедовщины» в чистом виде на работе такого не встречала. пожалуй, есть элементы, но это скорее из разряда «сначала ты работаешь на репутацию, потом она — на тебя». т.е. эти успешные часто проявляли симптомы звездности, но продолжали оставаться отличными продажниками, управленцами и т.д.

Вы предлагаете самому кадровику сделать такой анализ.

Помилуйте, если кадровик — идиот, то сможет ли он проанализировать?

Ну а если с ним все в порядке, — вряд ли он будет использовать «журнально-ордерную» систему при регистрации документации

В жизни всякое бывает:
— толковый кадровик вышел в компанию, где надо разгрести авгиевы конюшни (да, в нормальных условиях человека в такую компанию калачем не заманишь, но бывают в жизни огорчения)
— в компании прошла оптимизация по-русски и последнему бойцу надо как-то распределить свое время и усилия.
— у кадровиков есть своя специализация: КДП, подбор и.т.д. Иногда возникают ситуации, когда толковому подборщику приходится срочно осваивать КДП. Как я уже говорил, в жизни бывают огорчения.

Сам по себе совет ТС, ИМХО, неплохой. Возможно, не универсальный, здесь я с Вами соглашусь, что многим он не пригодится. И что ряд работников ОК никогда не оказывались и не окажутся в ситуации, где такой совет может быть полезным.
Но есть немало людей, которым такой совет поможет выйти из затруднительно ситуации.

Я приведу такой пример: летчиков гражданской авиации в Европе и России не учат выводить самолет из штопора. Потому что автоматика самолета блокирует действия пилота, которые могут к сваливанию привести, а инструкции жестко требуют от гражданских пилотов соблюдать условия, при которых такое сваливание невозможно. Но огорчения иногда случаются независимо от инструкций и желания людей (турбулентный поток может забросить самолет на высоту, где глохнут двигатели и закрутить самолет так, что он таки сваливается в штопор). Шансов спастить в такой ситуации у гражданского пилота из Европы или России — нуль целых хрен десятых.
При этом у военных пилотов штопор — вполне себе фигура высшего пилотажа, позволяющая уйти от некоторых видов атаки.
И в том числе поэтому в США гражданских пилотов готовят из военных. Которые таки выводят самолеты из штопора, сажают разгерметизированные машины, успешно приводняются на воду, раз за разом успешно сажают машины в условиях нулевой видимости, когда уже нет горючего идти на запасной аэродром и делают много чего еще интересного, чему гражданских пилотов не учат. И это делает американские авиакомпании одними из самых безопасных. Ну и позволяет Пентагону иметь некислый такой резерв на случай разных неприятностей.

Особенности оптимизации документооборота кадровой службы организации

Рубрика: Экономика и управление

Дата публикации: 23.09.2019 2019-09-23

Статья просмотрена: 305 раз

Библиографическое описание:

Кириллова Е. А. Особенности оптимизации документооборота кадровой службы организации // Молодой ученый. — 2019. — №38. — С. 112-114. — URL https://moluch.ru/archive/276/62537/ (дата обращения: 03.04.2020).

В современных условиях для каждой организации является важным наличие эффективного документооборота, позволяющего ускорить производственные процессы, происходящие в организации. Особенно важным это оказывается для кадровой службы, которая занимается вопросами оформления и ведения документов по персоналу организации. Так, на сегодняшний день оказывается необходимым оптимизировать процесс документооборота кадровой службы в соответствии с внешними и внутренними требованиями, предъявляемыми к данному процессу.

Ключевые слова: кадровая служба, отдел кадров, документооборот, оптимизация, кадровое делопроизводство.

На сегодняшний день ни одна организация не может обойтись без документооборота. Документооборот организации представляет собой систему движения документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Качественная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, а также оказывает положительное влияние на управленческий процесс и функционирование организации.

Однако в современных условиях важным оказывается оптимизация документооборота в тенденции с предъявляемыми внешними и внутренними требованиями ведения документооборота в организациях. Важным это оказывается особенно в области документооборота кадровой службы, поскольку она ответственна за процесс оформления и ведения документов по персоналу организации в соответствии со строгими законодательными нормами, а описанные правила должны учитываться во всех подразделениях организации. С помощью эффективного кадрового делопроизводства удаётся оптимизировать процесс управления персоналом [1, c. 36].

Прежде чем рассмотреть особенности процесса оптимизации кадрового делопроизводства, следует определить, что понятие «кадровое делопроизводство» включает в себя, для того чтобы понять: что же нам в итоге нужно оптимизировать.

Так, основной процесса кадрового делопроизводства является процесс составления бумаг, их заполнение, отчётность по персоналу организации. Кадровым делопроизводством обычно занимается отдел кадров (кадровая служба), основными функциями которого являются начисление заработной платы, оформление отпусков, больничных, оформление справок и т. д.

Основные цели и задачи кадровой службы представлены в таблице 1:

Цели изадачи кадровой службы

job.ru

В офисе пошли слухи об оптимизации кадров, и коллеги стали побаиваться за свое место. Ситуация становится напряженной, кто-то уже подыскивает новую работу, а другие надеются на хорошие отношения с начальством. Редакция JOB.RU узнала, чего ждать от оптимизации штата и как себя вести в этот трудный период.

Оптимизация штата равна сокращению?

Оптимизация кадрового состава — это действия по качественному и количественному преобразованию штата с целью повышения экономических результатов компании. Увольнение сотрудников относится к количественным изменениям.

Сокращение штата — один из простых способов снизить издержки бизнеса в трудных условиях, когда прежнее количество сотрудников оказывается просто-напросто ненужным. К тому же, предстоящие увольнения могут говорить о замене неэффективных сотрудников новыми специалистами. Поэтому, если речь все же идет об оптимизации кадров — готовьтесь к худшему.

Кого увольняют первым, а кому можно не беспокоиться

Первыми под «горячую руку» попадают менее опытные и квалифицированные сотрудники, кадры с низкой эффективностью, а также специалисты, которых менеджеры по другим объективным и субъективным причинам считают менее предпочтительными.

Высока вероятность попасть под сокращение тем, кто:

— Обладает меньшим опытом и квалификацией по сравнению с остальными сотрудниками;

— Достиг пенсионного возраста;

— Совмещает работу с учебой;

— Часто пользуется больничными;

— Имеет дисциплинарные нарушения;

— Срывает сроки и не выполняет планы;

— Менее производителен, чем другие коллеги (заключает меньше договоров, совершает меньше звонков);

— Открыто жалуется на место работы;

— Не вписывается в коллектив;

— Является сотрудником низшего управленческого звена.

Согласно законодательству, основными критериями отбора кандидатов на оставление должны быть «производительность труда и квалификация». При этом, если эти деловые качества нескольких сотрудников равны, то приоритет отдается отдельным категориям трудящихся.

Право на оставление принадлежит работникам, если (ст. 179 ТК РФ):

— На их обеспечении находятся 2 и больше иждивенцев;

— Они являются единственным членом семьи с самостоятельным заработком;

— Они получили профессиональное заболевание на данном рабочем месте;

— Они являются инвалидами ВОВ и боевых действий;

— Они повышают квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.

Приоритет не распространяется на сотрудников этих категорий, если они оказались менее производительными и квалифицированными.

Сами руководители не станут увольнять особо ценные кадры, поэтому реже всего увольняют:

— Труднозаменимых сотрудников (на рынке труда мало кадров с их специализацией или способностями);

— Работников, которые обладают большим количеством информации, относящейся к коммерческой тайне;

— Приятелей начальства или сотрудников, которые ему симпатизируют;

— Сотрудников, от которых зависит работоспособность отдела;

— Тех, чья должность требует долгого обучения перед вступлением в обязанности.

Как не попасть в черный список?

Чтобы избежать увольнения, нужно работать над своим имиджем и навыками с самого начала карьеры. Тогда работодатель не захочет отказываться от хорошего сотрудника. Но если сложилось так, что слухи о сокращении дошли до вас раньше, чем уведомление, можно попытаться улучшить свое положение.

В период сокращений:

— Работайте больше — берите сверхурочную нагрузку, дополнительно выполняйте задачи, которые не входят в ваши должностные обязанности;

— Не стесняйтесь говорить о своих достижениях, чтобы руководство отметило ваш вклад в общем деле;

— Старайтесь наладить отношения с начальством (но не доходите до подхалимства);

— Больше общайтесь с клиентами и заказчиками — руководству трудно расстаться с представительским лицом.

Если все-таки вы попали под сокращение

Увольнение по сокращению штатов предусматривает значительные выплаты сотрудникам. Чтобы не оказаться обманутым, необходимо знать свои права, а также этапы увольнения по сокращению.

Приказ о сокращении штатов

Первым делом, начальство издает приказ о сокращении штатов, где указана дата увольнения.

На основе приказа работодатель должен в письменном виде уведомить сотрудников о предстоящем сокращении не позднее, чем за 2 месяца указанной в приказе даты. В уведомлении также должны предлагаться вакансии на замену. Работники под роспись знакомятся с документом и так же письменно соглашаются или отказываются от альтернатив работодателя.

Отметка в трудовой книге

Далее оставляют запись в трудовой книжке о переводе или увольнении сотрудника.

Выплаты уволенным сотрудникам

Бывший работодатель в законном порядке оплачивает выходное пособие и осуществляет выплаты в виде среднемесячного заработка на время поиска работы (не более 2-х месяцев), а также компенсацию за неиспользованный отпуск. Для получения выплат после увольнения необходимо встать на учет в центре занятости.

Сотрудник имеет право:

— На основе письменного согласия уволиться раньше, чем через 2 месяца после уведомления. При этом он получает компенсацию в размере среднемесячного заработка, рассчитанного пропорционально оставшимся до увольнения дням. Получение такой компенсации не отменяет права на выходное пособие и выплаты в течение поиска работы.

— Обратиться в суд, трудовую инспекцию или прокуратуру, в случае, если работодатель отказывается выплачивать деньги или правила процедуры увольнения были нарушены. Обратиться в суд по этому вопросу необходимо не позднее, чем через месяц после даты увольнения.

Могло быть и хуже

Недобросовестные работодатели, желая сэкономить на процедуре сокращения, могут склонить работников написать заявление «по собственному», которое не обязывает к выплате каких-либо компенсаций. Еще хуже, если начальство задумало уволить вас по статье. В Трудовом кодексе (ст. 81) помимо сокращения штата представлено еще 12 способов избавиться от сотрудника, среди которых числятся прогулы и профнепригодность. Особенно отчаянные «пришивают» кражу или явку в состоянии опьянения. Все это, конечно, оставит черную метку на карьере. Поэтому не забывайте, что среди двух зол выбирают меньшую, а новую работу с чистой трудовой книжкой найти намного проще.

Понравилась статья? Подпишитесь на канал, чтобы быть в курсе самых интересных материалов

Читать еще:  Для чего нужна оптимизация диска
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector