Letysite.ru

IT Новости с интернет пространства
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Создание списка в excel 2020

Как в экселе сделать выпадающий список с выбором нескольких значений? Простые и зависимые списки

Доброго времени на fast-wolker.ru! В процессе рутинной работы с таблицами всегда возникает желание ускорить ввод значений. Особенно это касается наименований позиций. Зачастую мы имеем один и тот же список, с которыми постоянно приходится работать, а новые добавляются постепенно.

Каждый раз заносить в таблицу одно и то же название утомительно; к тому же всегда есть возможность ошибки — поставить лишнюю точку, пробел и так далее. Сегодня расскажу о способах, который позволяет в ряде случаев ускорить работу. В самых простых примерах, может что-то подойдет и Вам. Итак…

Как в экселе создать выпадающий список с выбором нескольких значений

Начну с самого простого способа. Его используют, если в таблице одно и тоже наименование позиции нужно быстро ввести несколько раз. Обязательным условием является наличие заранее составленного списка наименований и непрерывность, отсутствие в нем пустых строк:

Ставим курсор на следующую пустую ячейку под списком кликаем правой кнопкой мыши; из контекстного меню выбираем команду. Или используем сочетание клавиш «Alt+ Стрелка вниз». Такой способ выбора из списка использовать приходиться не слишком часто. Наименования ведь редко повторяются.

Лучше использовать следующий способ — хранение готового списка на другом листе нашей книги. А в нужной ячейке делать ссылку на данные этого листа.

Как в эксель сделать выпадающий список с другого листа?

Я таблицу уже создал . Теперь создадим новый лист в документе и назовем его «база». Лист потом этот можно скрыть, чтобы случайно не сломать документ. В произвольном месте этого нового листа сохраним наш будущий список, в этом примере его можно дополнить пустыми строками и время от времени добавлять в них новые позиции.

Выделяем нужную область и в верхней левом верхнем углу присваиваем ей имя «Список_Кондит». У нас есть теперь первый ИМЕНОВАННЫЙ диапазон в нашей книге эксель. Чтобы потом диапазонами управлять, нужно открыть вкладку «Формулы» и найти там «Диспетчер имен»:

Следующий шаг — идем обратно в наш лист где создана основная таблица. Выделяем в графе нужные строки. Идем во вкладку «Данные»- «Проверка данных». В строке «тип данных» выбираем «Список»….

А в строке «Источник» копируем адрес нашего диапазона из «диспетчера имен»…

Теперь из списка можно выбирать готовые значения. Если список длинный, то прокручиваем вниз. Но нельзя будет менять шрифты, цвета — то есть форматировать содержимое, искать по букве наименование.

Как в экселе сделать выпадающий список в ячейке с выбором нескольких данных

Следующий несложный пример демонстрирует создание связанных списков. Например, вы заполняете товары в разрезе категорий. В документе мы сделаем список категории и список товаров, который формируется после выбора категории .

Сначала сделаем в листе «база» наши будущие списки. У нас будет три категории товара — полуфабрикаты, рыба и хлебобулочные. И мы заполним ими три графы.

Сейчас в них немного позиций; ниже будет описано, как сделать, чтобы при добавлении в «базу» новых позиций они автоматом появлялись в списке при выборе. Первым сделаем выпадающий список категорий в точности так, как это было описано в предыдущем примере. Идем в «Данные -«Проверка данных». Укажем в качестве диапазона только строку с названиями категорий.

Нажимаем клавишу Enter. Убеждаемся, что в нашей таблице на другом листе в нужных выделенных графах появилась возможность выбора наших категорий из списка.

Кстати, получившийся результат можно копировать в нижние ячейки -как обычные формулы. Работаем далее. Сначала займемся доработкой наших трех списков на листе «База». Доработаем сначала графу «Полуфабрикаты». Сделаем это, чтобы позже можно было добавлять в «базу» новые позиции, а они автоматом отображались бы в списках.

Ставим курсор в строку из «Полуфабрикаты, затем открываем вкладку «Главная» и жмем на кнопку «Форматировать как таблицу». Дизайн выбираем любой. Задаем по столбцу нужный вертикальный диапазон, включая только строки с наименованиями; ничего кроме диапазона не меняем.

В процессе этих действий нам стал доступен «конструктор таблиц». Обязательно присваиваем нашей( как бы созданной) таблице имя (в левом верхнем углу) «Полуфабрикаты».

Повторяем действо для граф «Рыба» и «Хлебобулочные».

Завешающий этап. Встаем в нужную строку таблицы, как обычно идем в «Данные»-«Проверка данных», выбираем тип «Список» и в качестве диапазона указываем на соседнюю ячейку , т.е на ранее созданный список, но…

… с использованием в «Источнике» функции ДВССЫЛ. «=ДВССЫЛ($Е$6)». Эта функция возвращает ссылку на наши диапазоны т.е. предыдущие списки, а не содержимое ячейки. Мы работаем с данными, в функцию просто их подставили. Наименование вводится вручную.

Обратите внимание на «источник». Указана абсолютная адресация столбца и ячейки (через знаки «$»). Чтобы распространить в таком виде на остальные строки, нужно будет указывать для каждой строки свой источник данных. Это долго. Можно аккуратно убрать абсолютную адресацию руками из «источника» и после скопировать ячейку на остальные строки ниже. Тогда «формула» распространится корректно.

Попробуйте добавить в базу новые позиции; проверьте — появляются ли они теперь автоматически в списке после указании категорий? Должно получиться.

Делаем выпадающий список в ячейке эксель с выбором по первой букве

Быстро понимаешь, что хорошо бы иметь возможность выбора из списка по первой букве, тогда процесс идет гораздо быстрее. Следующий способ познакомит вас с разработкой в эксель. Сначала Включим в настройках Excel режим конструктора через «Параметры».

В режиме конструктора вставим в наш документ элемент управления Active X «Поле со списком«:

Курсор мыши приобретет форму крестика. Побудем немного программистами — нарисуем этот элемент в нужной ячейке — так и делаются формы и и окошки которые привычны нам уже давно. В свойствах этого элемента делаем настройки — указываем наш именованный диапазон, цвет фона, шрифта, есть и другие настройки.

  • ListFillRange — сюда вставляем наш именованный диапазон из «диспетчера имен»;
  • LinkedCell — связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент — нужно, если данные ее будут использоваться в других таблицах, формулах и т.д;
  • ListRows — количество отображаемых строк в списке;
  • Font — выбираем шрифт, размер, стиль;
  • ForeColor и BackColor — цвет текста и фона;
  • ListRow — количество возвращаемых строк в списке;
  • PrintObject — определяет — выводить элемент управления на печать или нет (истина или ложь)

Пока активен режим конструктора — вы не сможете работать со списком как пользователь. Но вы можете изменять его размеры , свойства , положение на листе. После окончания настроек нужно выключить режим конструктора.

Попробуйте найти имя по букве, посмотрите что получается. Можно скопировать и разместить на нужных местах созданный нами элемент управления. Такой способ создания списков хорош для серьезных проектов в Excek, может не всем подойти, но у него есть свои плюсы, которых нет в других способах.

Как создать контрольный список в Excel 2020

Table of Contents:

Большинство из нас используют приложения To-Do для перечисления задач, которые мы хотим сделать в определенный день. Это заставляет нас выполнять свои задачи без каких-либо промедлений. Но, если вы любитель Excel, как я, мы можем использовать Microsoft Excel до легко создать контрольный список или список дел . Обычно мы используем флажки в Excel только при создании форм. Но в этой статье я дам вам знать, как использовать флажки для создания контрольного списка в Excel. Следуйте в конце статьи, чтобы узнать, как это сделать.

Создать контрольный список в Excel

Я проведу вас через несколько шагов, чтобы было легко понять. Итак, давайте начнем без всяких аплодисментов.

1] Активируйте вкладку разработчика в Excel

В качестве первого шага вам нужно включить вкладку «Разработчик» в Excel. Для этого перейдите в Файл и выберите Параметры . В диалоговом окне «Параметры Excel» выберите «« Настроить ленту » , а с правой стороны установите флажок рядом с« Разработчик »и нажмите« ОК ». Теперь вы можете увидеть вкладку «Разработчик» на ленте Excel.

2] Подготовьте задачи в Excel

Теперь подготовьте столбец « To Do» и введите задачи, которые вы хотите выполнить. Скажем, я добавил задачи от E7 до E9.

3] Добавить флажки в Excel

Пришло время добавить флажки. Помимо столбца To Do ` нам нужно добавить флажки. Итак, для каждой записи в столбце E7-E9 нам нужно добавить флажки с F7 на F9. Для этого сначала нажмите «Разработчик», нажмите «Вставить» и нажмите значок флажка в разделе « Элементы управления формой». Теперь щелкните ячейку Excel, где мы хотим вставить этот флажок, и в этом case это F7.

Читать еще:  Как объединить столбцы в excel

Мы видим, что с пометкой был добавлен некоторый текст по умолчанию. Чтобы удалить это, щелкните правой кнопкой мыши на флажке, выберите «Редактировать текст» и удалите текст. Повторите этот шаг для остальных столбцов (F8 и F9 в этом случае).

4] Назначьте ячейку каждому флажку

Теперь нам нужно назначить ячейку каждому флажку, чтобы при галочке и отключении checkbox, тогда значения TRUE и FALSE должны отображаться соответственно. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по флажку и нажмите « Формальный контроль».

В диалоговом окне «Формальный контроль» на вкладке «Контроль» укажите адрес ячейки в Ссылка на ячейку ` , который вы хотите присвоить флажку. Позвольте мне выбрать ячейку «H7». Убедитесь, что вы указали адрес ячейки как « H7» , но не в каком-либо другом формате. Повторите этот шаг для остальных флажков.

5] Применить условное форматирование

Выберите задачи, которые вы добавили на предыдущих шагах, нажмите «Условное форматирование» на вкладке «Главная» и выберите «Новое правило». Теперь выберите тип правила как «Использовать формулу, чтобы определить, какие ячейки нужно форматировать». В текстовом поле условия нам нужно проверить значение ячейки, которая обновляется, когда флажок отмечен как ИСТИНА или нет.

Затем нажмите кнопку «Формат», выберите «Зачеркнуть» в разделе «Эффекты» и выберите красного цвета из раскрывающегося списка «Цвет» и нажмите «Хорошо». Повторите этот шаг для каждой введенной вами задачи.

Теперь пришло время скрыть столбец, который обновляется для каждого отметки и снятия флажка, так что в листе Excel есть только задания и флажки. Итак, теперь, когда вы устанавливаете флажок рядом с задачей, вы можете видеть, что текст получает красный цвет, и он ударяет по тексту, который упоминает, что эта задача выполнена.

Это простой способ создать контрольный список в Excel. См. Этот пост, если вы хотите узнать, как сделать контрольный список в Word.

Создание и использование настраиваемых списков в Excel 2007 и 2010

Если Вам приходится работать с книгой Excel, в которой постоянно фигурирует один и тот же список данных, или может быть Вы просто не хотите множество раз использовать действие Копировать > Вставить, то было бы очень удобно иметь заранее настроенный и сохранённый список, чтобы Excel мог помочь Вам в работе. Использование настраиваемых списков – это хорошее решение для данной ситуации. Далее я покажу, как создать настраиваемый список в Excel.

Создаем пользовательский список в Excel

Я продемонстрирую это на примере списка школьных клубов. Мне нужно вести учёт денег на балансе каждого из них, а также наметить ежедневный бюджет. Я начал с того, что ввёл названия клубов, – это та информация, которая мне будет нужна постоянно.

В этот момент я бы также запустил проверку орфографии, это делается простым нажатием F7.

Затем я выделил эту область, нажал на кнопку Office и в нижней части открывшегося меню щелкнул по Excel Options (Параметры Excel).

В разделе Popular (Общие) Вы найдёте пункт Create lists for use in sorts and fills sequences (Создавать списки для сортировки и заполнения) – кликните по Edit Custom Lists (Изменить списки).

Если Вы работаете в Excel 2010, то Вам нужен другой маршрут. Откройте вкладку File (Файл) и нажмите Options (Параметры). Затем пролистайте вниз, найдите кнопку Edit Custom Lists (Изменить списки).

Далее откроется диалоговое окно, в котором можно добавить информацию, которую планируется использовать многократно. Если Вы посмотрите на списки, уже подготовленные Microsoft, то увидите среди них те, которыми все так часто пользуются. Они не могут быть изменены или удалены. Однако, если Вы захотите удалить или изменить созданный Вами список, это можно сделать в любой момент. Для этого кликните по своему списку и делайте с ним что захотите.

Создаем список с нуля

У меня есть два способа, как создать настраиваемый список. Я могу создать его вручную, введя каждое значение в поле List entries (Элементы списка) и нажав Add (Добавить). Если Вы выберете этот путь, то столкнетесь с некоторыми ограничениями. Поле List entries (Элементы списка) позволяет ввести не более 255 символов. Будьте внимательны к тому, из скольких символов состоит каждая Ваша запись!

Подсказка: Если вы планируете вводить список в поле List entries (Элементы списка) вручную, не ставьте лишние пробелы между элементами. Если пробелы будут стоять до или после элемента, то Microsoft их просто не станет учитывать, а если между словами одного элемента, то все они будут сохранены.

Создание списка из существующего диапазона данных

Другой способ добавить элементы в настраиваемый список – импортировать данные. Если Вы выделите их прежде чем откроете окно меню, выбранный диапазон будет автоматически вставлен в соответствующее поле. Вам останется только нажать Import (Импорт) и Excel создаст список из содержащегося в ячейках текста. Если Вы не выделили текст заранее, поставьте курсор в поле рядом с кнопкой Import (Импорт) и выделите ячейки с данными для нового списка.

Помните, у нас было ограничение на количество символов, которое можно ввести в поле List entries (Элементы списка)? Только не при импорте! Теперь максимальный размер списка где-то 2000 символов! Нажмите ОК, чтобы закрыть окно с параметрами списка, и ещё раз ОК, чтобы закрыть окно параметров Excel.

Для пользовательского списка можно импортировать только текстовые значения. Если Вам нужно создать настраиваемый список с календарными датами или числами, то придётся использовать поле List entries (Элементы списка).

Вот некоторые моменты, которые Вы должны знать о настраиваемый списках… Все списки привязываются к компьютеру. Их настройки сохраняются на том компьютере, на котором Вы в данный момент работаете. Если Вы возьмёте файл с рабочего компьютера, чтобы поработать с ним дома, то придётся еще раз создать такой же пользовательский список на домашнем компьютере. Если Вы использовали настраиваемый список, чтобы сделать сортировку, то его элементы останутся в ячейках Excel, но среди списков он показан не будет.

Использование пользовательских списков в Excel

Итак, наш настраиваемый список готов к использованию. Выделите ячейку и введите с клавиатуры любой элемент этого списка. Нажмите на маркер автозаполнения (небольшой квадратик в правом нижнем углу ячейки), и потяните за него, чтобы продолжить последовательность. Чуть правее я вписал “Monday”, затем нажал на маркер и потянул вправо, Excel заполнил ячейки автоматически.

Замечательное свойство этой функции состоит в том, что Excel одинаково заполнит как столбец, так и строку, как в прямом направлении, так и в обратном, начнёте Вы с первого элемента списка, с середины или с последнего элемента… Как только Вы щелкните и начнете протаскивать мышь, Excel определит, что Вы хотите сделать, и вставит соответствующие данные.

Сортировка по пользовательскому списку

Одна из приятных возможностей, которую дает работа с настраиваемыми списками, – это возможность упорядочить данные по любому из списков, сохранённых на Вашем компьютере. Кликните по одному или нескольким столбцам, затем нажмите Sort & Filter (Сортировка и фильтр), раскройте выпадающее меню Order (Порядок), кликните Custom List (Настраиваемый список) и выберите список, по которому желаете выполнить сортировку.

Сортировка может включать более одного столбца. Если Вы хотите добавить ещё один уровень и упорядочить сначала по месяцам, а затем по номеру счёта, то можете кликнуть Add Level (Добавить уровень) и определить, каким образом должны отображаться данные. Когда закончите, нажмите ОК. Теперь информация упорядочена по выбранному списку!

Все достаточно просто! Применение пользовательских списков очень удобно особенно для тех, кто хочет избежать многократного копирования и вставки данных. Если Вы знаете, что есть набор данных, который в любой момент может понадобиться, почему бы не сделать из него настраиваемый список? Кто знает, возможно это сохранит Вам гораздо больше времени, чем Вы можете предположить… и оставит шефа с мыслью, что Вам пришлось изрядно потрудиться. Пусть он так думает.

5 способов создания выпадающего списка в ячейке Excel

Одной из наиболее полезных функций при вводе данных является возможность использовать выпадающий список. Он позволяет выбирать значение из предварительно определенного перечня и разрешает вводить только те данные, которые соответствуют вашим требованиям. Мы предложим вам несколько простых способов, как создавать выпадающие списки в Excel. Более сложные способы, основанные на динамических диапазонах и использовании данных из других таблиц, мы также рассмотрим.

Читать еще:  Знак вычитания в excel

Как нам это может пригодиться?

Часто случается так, что в какой-то из колонок вашей таблицы нужно вводить одинаковые повторяющиеся значения. К примеру, фамилии сотрудников, названия товаров. Что может случиться? Конечно, в первую очередь будут ошибки при вводе. Человеческий фактор ведь никто не отменял. Чем нам сие грозит? К примеру, когда мы решим подсчитать, сколько заказов выполнил каждый из менеджеров, то окажется, что фамилий больше, чем сотрудников. Далее придётся искать ошибки, исправлять их и вновь повторять расчет.

Ну и конечно же, все время руками вводить одни и те же слова – просто бессмысленная работа и потеря времени. Вот здесь-то выпадающие списки нам и пригодятся. При нажатии выпадает перечень заранее определённых значений, из которых необходимо указать только одно.

Важно то, что вы теперь будете не вводить, а выбирать их с помощью мыши или клавиатуры. Это значительно ускоряет работу, а также гарантирует защиту от случайных ошибок. Проверка того, что мы вписали в таблицу, теперь уже не нужна.

1 — Самый быстрый способ.

Как проще всего добавить выпадающий список? Всего один щелчок правой кнопкой мыши по пустой клетке под столбцом с данными, затем команда контекстного меню «Выберите из раскрывающегося списка» (Choose from drop-down list). А можно просто стать в нужное место и нажать сочетание клавиш Alt+стрелка вниз. Появится отсортированный перечень уникальных ранее введенных значений.
Способ не работает, если нашу ячейку и столбец с записями отделяет хотя бы одна пустая строка или вы хотите ввести то, что еще не вводилось выше. На нашем примере это хорошо видно.

2 — Используем меню.

Давайте рассмотрим небольшой пример, в котором нам нужно постоянно вводить в таблицу одни и те же наименования товаров. Выпишите в столбик данные, которые мы будем использовать (например, названия товаров). В нашем примере — в диапазон G2:G7.

Выделите ячейку таблицы (можно сразу несколько), в которых хотите использовать ввод из заранее определенного перечня. Далее в главном меню выберите на вкладке Данные – Проверка. (Data – Validation). Далее нажмите пункт Тип данных (Allow) и выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source) и впишите в него адреса с эталонными значениями элементов — в нашем случае G2:G7. Рекомендуется также использовать здесь абсолютные ссылки (для их установки нажмите клавишу F4).

Бонусом здесь идет возможность задать подсказку и сообщение об ошибке, если автоматически вставленное значение вы захотите изменить вручную. Для этого существуют вкладки Подсказка по вводу (Input Message) и Сообщение об ошибке (Error Alert).

В качестве источника можно использовать также и именованный диапазон.

К примеру, диапазону I2:I13, содержащему названия месяцев, можно присвоить наименование «месяцы». Затем имя можно ввести в поле «Источник».

Кроме того, и источник и в виде обычного диапазона ячеек, и именованный диапазон могут находиться на других листах вашей рабочей книги.

Но вы можете и не использовать диапазоны или ссылки, а просто определить возможные варианты прямо в поле «Источник». К примеру, написать там —

Используйте для разделения значений точку с запятой, запятую, либо другой символ, установленный у вас в качестве разделителя элементов. (Смотрите Панель управления — Часы и регион — Форматы — Дополнительно — Числа.)

3 — Создаем элемент управления.

Вставим на лист новый объект – элемент управления «Поле со списком» с последующей привязкой его к данным на листе Excel. Делаем:

  1. Откройте вкладку Разработчик (Developer). Если её не видно, то в Excel 2007 нужно нажать кнопку Офис – Параметры – флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button – Options – Show Developer Tab in the Ribbon) или в версии 2010–2013 щелкните правой кнопкой мыши по ленте, выберите команду Настройка ленты (Customize Ribbon) и включите отображение вкладки Разработчик (Developer) с помощью флажка.
  2. Найдите нужный значок среди элементов управления (см.рисунок ниже).

Вставив элемент управления на рабочий лист, щелкните по нему правой кнопкой мышки и выберите в появившемся меню пункт «Формат объекта». Далее указываем диапазон ячеек, в котором записаны допустимые значения для ввода. В поле «Связь с ячейкой» укажем, куда именно поместить результат. Важно учитывать, что этим результатом будет не само значение из указанного нами диапазона, а только его порядковый номер.

Но нам ведь нужен не этот номер, а соответствующее ему слово. Используем функцию ИНДЕКС (INDEX в английском варианте). Она позволяет найти в списке значений одно из них соответственно его порядковому номеру. В качестве аргументов ИНДЕКС укажите диапазон ячеек (F5:F11) и адрес с полученным порядковым номером (F2).

Формулу в F3 запишем, как показано на рисунке:

Как и в предыдущем способе, здесь возможны ссылки на другие листы, на именованные диапазоны.

Обратите также внимание, что здесь мы не привязаны ни к какой конкретному месту таблицы. Таким списком удобно пользоваться, поскольку его можно свободно «перетаскивать» мышкой в любое удобное место. Для этого на вкладке «Разработчик» нужно активизировать режим конструктора.

4 — Элемент ActiveX

Действуем аналогично предыдущему способу, но выбираем иконку чуть ниже — из раздела «Элементы ActiveX».

Определяем перечень допустимых значений (1). Обратите внимание, что здесь для показа можно выбирать сразу несколько колонок. Затем выбираем адрес, по которому будет вставлена нужная позиция из перечня (2).Указываем количество столбцов, которые будут использованы как исходные данные (3), и номер столбца, из которого будет происходить выбор для вставки на лист (4). Если укажете номер столбца 2, то в А5 будет вставлена не фамилия, а должность. Можно также указать количество строк, которое будет выведено в перечне. По умолчанию — 8. Остальные можно прокручивать мышкой (5).

Этот способ сложнее предыдущего, но зато возвращает сразу значение, а не его номер. Поэтому необходимость в промежуточной ячейке и обработке ее при помощи ИНДЕКС — отпадает. Думаю, таким списком пользоваться гораздо удобнее.

5 — Список с автозаполнением

Задача: Создать перечень, в который будут автоматически добавляться значения из заданного динамического диапазона. Если в диапазон будут внесены изменения, то сразу же изменится и набор предлагаемых значений. Никакие формулы и настройки здесь корректировать не нужно.

Вот как автозаполнение может выглядеть на простом примере:

Способ 1. Укажите заведомо большой источник.

Самая простая и несложная хитрость. В начале действуем по обычному алгоритму действий: в меню выбираем на вкладке Данные – Проверка . (Data – Validation). Из перечня Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source). Зарезервируем в списке набор с большим запасом: например, до 55-й строки, хотя занято у нас только 7. Обязательно не забудьте поставить галочку в чекбоксе «Игнорировать пустые . «. Тогда ваш «резерв» из пустых значений не будет вам мешать.

Действительно самый простой способ, но не слишком удобный. Ведь зарезервированное место может и закончиться.

Конечно, в качестве источника можно указать и весь столбец:

Но обработка такого большого количества ячеек может несколько замедлить вычисления.

Способ 2. Применяем именованный диапазон.

Именованный диапазон отличается от обычного тем, что ему присвоено определенное наименование. С ним гораздо проще работать, так как не нужно вводить ссылку, а достаточно просто указать его имя. Давайте рассмотрим небольшой пример.

В столбце А находятся имена сотрудников, которые мы будем вводить. Перечень может быть сколь угодно длинным. Нам необходимо, чтобы каждая новая запись включалась в раскрывающийся список без всяких дополнительных действий с нашей стороны.

Выделим имеющийся в нашем распоряжении перечень имен A2:A10. Затем присвоим ему название, заполнив поле «Имя», находящееся левее строки формул. Создадим в С2 перечень значений. В качестве источника для него укажем выражение

Недостатком работы с таким списком является то, что новые значения нельзя просто дописывать в конец используемого перечня — они останутся за пределами именованного диапазона. Их придется вставлять внутрь его, использовав вставку пустой строки.

Перечень ещё можно отсортировать, чтобы удобно было пользоваться.

Главное неудобство пользования таким списком заключается в том, что используемый нами диапазон — статический. Автоматически его размеры измениться не могут. Согласитесь, не слишком удобный и технологичный способ. Слишком много ручных операций.

Читать еще:  C excel перенос строки

А теперь давайте пойдем дальше и посмотрим, как можно работать с динамическим диапазоном, который автоматически подстраивается под вводимые значения.

Способ 3. «Умная» таблица нам в помощь.

Начиная с 2007 года таблица для Excel — уже не просто набор строк и столбцов. Если вы просто расположите показатели с привычном для нас табличном виде, то он не будет считать их таблицей. Существует специальное форматирование, после чего диапазон начинает вести себя как единое целое, приобретая целый ряд интересных свойств. В частности, он начинает сам отслеживать свои размеры, динамически изменяясь при корректировке данных.

Любой набор значений в таблице может быть таким образом преобразован. Например, A1:A8. Выделите их мышкой. Затем преобразуйте в таблицу, используя меню Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table). Укажите, что в первой строке у вас находится название столбца. Это будет «шапка» вашей таблицы. Внешний вид может быть любым: это не более чем внешнее оформление и ни на что больше оно не влияет.

Как уже было сказано выше, «умная» таблица хороша для нас тем, что динамически меняет свои размеры при добавлении в нее информации. Если в строку ниже нее вписать что-либо, то она тут же присоединит к себе её. Таким образом, новые значения можно просто дописывать. К примеру, впишите в A9 слово «кокос», и таблица тут же расширится до 9 строк.

Следовательно, автоматическое обновление набора используемой информации в списке можно организовать, если использовать содержимое какого-либо столбца «умной» таблицы.

Осталось только обозначить ее как источник. Проблема заключается в том, что программа в качестве источника в списке не понимает выражение вида

и не считает его формулой. Хотя в обычных выражениях на листе вашей рабочей книги это вполне будет работать. Эта конструкция обозначает ссылку на первый столбец. Но в поле «Источник» она почему-то игнорируется.

Чтобы использовать «умную таблицу» как источник, нам придется пойти на небольшую хитрость и воспользоваться функцией ДВССЫЛ (INDIRECT в английском варианте). Эта функция преобразует текстовую переменную в обычную ссылку.

Формула теперь будет выглядеть следующим образом:

Таблица5 — имя, автоматически присвоенное «умной таблице». У вас оно может быть другим. На вкладке меню Конструктор (Design) можно изменить стандартное имя на свое (но без пробелов!). По нему мы сможем потом адресоваться к нашей таблице на любом листе книги.

«Продукт» — название нашего первого и единственного столбца, присвоено по его заголовку.

Не забудьте также заключить все выражение в кавычки, чтобы обозначить его как текстовую переменную.

Теперь если в A9 вы допишете еще один фрукт (например, кокос), то он тут же автоматически появится и в нашем перечне. Аналогично будет, если мы что-то удалим. Задача автоматического увеличения выпадающего списка значений решена.

Надеемся, вы сможете теперь с помощью списков без ошибок вводить часто повторяющиеся данные в таблицу.

Выпадающий список в ячейке листа

Видео

У кого мало времени и нужно быстро ухватить суть — смотрим обучающее видео:

Кому интересны подробности и нюансы всех описанных способов — дальше по тексту.

Способ 1. Примитивный

Один щелчок правой кнопкой мыши по пустой ячейке под столбцом с данными, команда контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка (Choose from drop-down list) или нажать сочетание клавиш ALT+стрелка вниз. Способ не работает, если ячейку и столбец с данными отделяет хотя бы одна пустая строка или вам нужен товар, который еще ни разу не вводился выше:

Способ 2. Стандартный

  1. Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров).
  2. Если у вас Excel 2003 или старше — выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить(Insert — Name — Define), если Excel 2007 или новее — откройте вкладку Формулы (Formulas) и воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name Manager), затем Создать. Введите имя (можно любое, но обязательно без пробелов и начать с буквы!) для выделенного диапазона (например Товары). Нажмите ОК.
  3. Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню (на вкладке) Данные — Проверка (Data — Validation). Из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List) и введите в строчку Источник (Source) знак равенства и имя диапазона (т.е. =Товары).

Важный нюанс. В качестве источника данных для списка может выступать и динамический именованный диапазон, например прайс-лист. Тогда при дописывании новых товаров к прайсу, они будут автоматически добавляться к выпадающему списку. Еще одним часто используемым трюком для таких списков является создание связанных выпадающих списков (когда содержимое одного списка меняется в зависимости от выбора в другом).

Способ 3. Элемент управления

Этот способ представляет собой вставку на лист нового объекта — элемента управления «поле со списком» с последующей привязкой его к диапазонам на листе. Для этого:

  1. В Excel 2007/2010 откройте вкладку Разработчик (Developer). В более ранних версиях — панель инструментов Формы (Forms) через меню Вид — Панели инструментов — Формы (View — Toolbars — Forms). Если этой вкладки не видно, то нажмите кнопку Офис — Параметры Excel флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button — Excel Options — Show Developer Tab in the Ribbon)
  2. Найдите значок выпадающего списка среди элементов управления форм (не ActiveX!). Ориентируйтесь по всплывающим подсказкам — Поле со списком:

    Щелкните по значку и нарисуйте небольшой горизонтальный прямоугольник — будущий список.
  3. Щелкните по нарисованному списку правой кнопкой мыши и выберите команду Формат объекта (Format control). В появившемся диалоговом окне задайте
    • Формировать список по диапазону — выделите ячейки с наименованиями товаров, которые должны попасть в список
    • Связь с ячейкой — укажите ячейку куда нужно выводить порядковый номер выбранного пользователем элемента.
    • Количество строк списка — сколько строк показывать в выпадающем списке. По умолчанию — 8, но можно больше, чего не позволяет предыдущий способ.

После нажатия на ОК списком можно пользоваться.

Чтобы вместо порядкового номера элемента выводилось его название можно дополнительно использовать функцию ИНДЕКС (INDEX), которая умеет выводить содержимое нужной по счету ячейки из диапазона:

Способ 4. Элемент ActiveX

Этот способ частично напоминает предыдущий. Основное отличие в том, что на лист добавляется не элемент управления, а элемент ActiveX «Поле со списком» из раскрывающегося набора под кнопкой Вставить (Insert) с вкладки Разработчик (Developer):

Механизм добавления тот же — выбираем объект из списка и рисуем его на листе. А вот дальше начинаются серьезные отличия от предыдущего способа.

Во-первых, созданный выпадающий ActiveX список может находится в двух принципиально разных состояниях — режиме отладки, когда можно настраивать его параметры и свойства, двигать его по листу и менять размеры и — режиме ввода, когда единственное, что можно — выбирать из него данные. Переключение между этими режимами происходит с помощью кнопки Режим Конструктора (Design Mode) на вкладке Разработчик (Developer):

Если эта кнопка нажата, то мы можем настраивать параметры выпадающего списка, нажав соседнюю кнопку Свойства (Properties), которая откроет окно со списком всех возможных настроек для выделенного объекта:

Самые нужные и полезные свойства, которые можно и нужно настроить:

  • ListFillRange — диапазон ячеек, откуда берутся данные для списка. Выделить мышью диапазон он не даст, надо просто вписать его руками с клавиатуры (например, Лист2!A1:A5)
  • LinkedCell — связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент
  • ListRows — количество отображаемых строк
  • Font — шрифт, размер, начертание (курсив, подчеркивание и т.д. кроме цвета)
  • ForeColor и BackColor — цвет текста и фона, соответственно

Большим и жирным плюсом этого способа является возможность быстрого перехода к нужному элементу в списке при вводе первых букв с клавиатуры(!), чего нет у всех остальных способов. Приятным моментом, также, является возможность настройки визуального представления (цветов, шрифтов и т.д.)

При использовании этого способа, также возможно указывать в качестве ListFillRange не только одномерные диапазоны. Можно, например задать диапазон из двух столбцов и нескольких строк, указав дополнительно, что выводить нужно два столбца (свойство ColumnCount=2). Тогда можно получить весьма привлекательные результаты, окупающие все потраченные на дополнительные настройки усилия:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector