Letysite.ru

IT Новости с интернет пространства
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Поля печати в excel

Как печатать в Excel?

Таблица создана, отформатирована, требуется ее напечатать. Как печатать в Excel? Программа MS Excel предоставляет несколько вариантов подготовки к печати таблицы или области листа. Далее будет рассмотрен один из путей решения поставленной задачи, .

. применяемый мной на практике наиболее часто. Возможно вы, уважаемые пользователи MS Excel (особенно начинающие), сочтете его достойным внимания и возьмете себе на вооружение.

Что главное требуется сделать при подготовке к выводу области листа Excel на печать?

Следует поместить группу ячеек листа Excel, которую вы хотите напечатать на бумажном листе относительно его границ наиболее удобным образом для дальнейшей работы.

Печатное представление информации должно быть такого размера, чтобы те, кому предстоит работать с документом, имея разную остроту зрения, могли легко прочесть написанное и разглядеть изображенное. Для этого обычно выводимую на печать область листа Excel стараются разместить так, чтобы была использована вся (или почти вся) ширина бумажного листа. При этом бумажный лист можно при необходимости повернуть на 90°, придав ему «книжную» или «альбомную» ориентацию. Перед началом печати следует, включив предварительный просмотр, убедиться в приемлемости выбранного размещения.

Готовимся печатать в Excel.

Все описанные далее действия выполняются в версии MS Excel 2003, но могут быть применены и в любой более новой версии программы.

Для примера я возьму файл Excel, содержащий на своем единственном листе не таблицу и не банальный набор записей в группе ячеек. Мы будем печатать в Excel картину 74-летнего японца Тацуо Хориучи. Этот человек рисует в программе Excel, используя лишь ее инструментарий. И как рисует. Причем до выхода на пенсию он, говорят, вообще не умел рисовать, не имел компьютера, и ничего не знал о программе MS Excel. Если интересно, можете набрать в любом поисковике его имя на русском — Тацуо Хориучи, или на английском языке – Tatsuo Horiuchi, поближе познакомиться с его творчеством и попытаться разобраться, как он это делает.

Ниже представлен исходный вид листа Excel с картиной художника.

Выбираем в главном меню: «Файл» — «Предварительный просмотр». Что мы видим?

Если сейчас выполнить печать, то картинка будет напечатана обрезанной справа и снизу. При этом слева листа и вверху останутся чистыми значительные области. Это нас не устраивает. Что делать?

Порядок действий:

1. Выбираем в главном меню: «Файл» — «Параметры страницы…».

2. В выпавшем окне Excel «Параметры страницы» настраиваем вкладку «Страница» так, как показано на снимке внизу. Главное, что мы делаем — выбираем ориентацию бумаги и даем команду: поместить нужный нам диапазон ячеек на одном листе бумаги.

3. Переходим в этом же окне на вкладку «Поля» и уменьшаем верхнее, правое и нижнее поля. Здесь же можно сцентрировать область печати по горизонтали и/или вертикали, но мы этого делать в нашем случае не будем.

4. В окне «Параметры страницы» на вкладке «Колонтитулы» можно создать верхний и/или нижний колонтитулы, выбрав текст из выпадающего списка или написав свой оригинальный.

5. Переходим на вкладку «Лист» и задаем область печати. Для этого «становимся мышью» в поле «Выводить на печать диапазон» и выделяем мышью на листе область ячеек B2-L59, внутри которой полностью размещена картинка. Нужный нам диапазон автоматически вписывается в поле.

Здесь же можно организовать вывод на печать документа вместе с сеткой, с номерами строк и буквами столбцов, с примечаниями к ячейкам и представлениями ошибок в приемлемом внешнем виде.

6. Нажимаем на кнопку «ОК» — параметры страницы заданы.

7. Вновь выбираем в главном меню: «Файл» — «Предварительный просмотр» и убеждаемся, что картинка размещена на листе наилучшим образом.

8. Далее выбираем в главном меню: «Файл» — «Печать». Выбираем принтер, устанавливаем необходимое число копий. Если все устраивает — можно печатать в Excel выбранную область. Для начала процесса достаточно нажать кнопку «ОК».

В заключение — один совет: если требуется напечатать в Excel несколько разных диапазонов ячеек на разных листах бумаги, то не обязательно делать это последовательно. Достаточно выделить разом эти диапазоны, используя нажатие и удержание клавиши «Ctrl» и, выполнив настройку полей, ориентации и масштаба (все процедуры описаны выше), отправить все на печать одним нажатием кнопки!

Прошу уважающих труд автора подписаться на анонсы статей в окне, расположенном в конце каждой статьи или в окне вверху страницы!

Отзывы, вопросы, комментарии, уважаемые читатели, пишите в комментариях внизу страницы.

Как установить область печати на нескольких листах Excel

Как установить область печати на нескольких листах Excel

Иногда вам может потребоваться распечатать определенную область электронной таблицы, в которой выделены наиболее важные функции, а не перенести весь лист на собрание. Если вы хотите напечатать определенную деталь на листе, содержащем нужные данные, вы можете установить область печати, которая включает этот конкретный выбор.

Тем не менее, это может быть сложной задачей, если вы хотите напечатать один и тот же выбор на каждой странице рабочей книги. В этом руководстве вы узнаете:

Читать еще:  Как удалить свое видео с ютуба

Как установить область печати на нескольких листах Excel

  • Что такое область печати
  • Как установить область печати на листе Excel
  • Изменить область печати
  • Как установить область печати на нескольких листах Excel

Изучение того, как установить область печати на нескольких листах Excel, не только сэкономит ваше время, но и позволит вам печатать только ту информацию, которая вам нужна.

Что такое область печати

В Excel область печати позволяет вам выбирать конкретные ячейки на листе, которые затем можно распечатать отдельно от остальных страницы. Он просто относится к диапазону ячеек, которые вы назначаете для печати, когда не хотите распечатывать всю книгу.

Когда вы нажимаете Ctrl + P на листе, который имеет определенную область печати, только область печати будет быть напечатанным. Вы можете установить несколько областей печати на одном листе. В этом случае каждая область печати будет напечатана как отдельная страница.

Как определить область печати

Настройка области печати проста и понятна. Просто откройте лист Excel и выделите ячейки, которые вы хотите распечатать.Выберите параметр «Область печати» на вкладке «Макет страницы» и в разделе «Параметры страницы» выберите «Установить область печати».

Помните, что область печати будет сохранена после сохранения книги. Теперь каждый раз, когда вы хотите распечатать этот лист, он будет печатать только данные, определенные в области печати. Чтобы очистить область печати, перейдите на вкладку Макет страницы — & gt, область печати — & gt, очистите область печати. ​​

Как изменить ячейки в существующей области печати

Вы можете изменить область печати путем добавления соседних ячеек. Обратите внимание, что опция добавления ячеек будет видна только при наличии существующей области печати. Чтобы добавить ячейки в существующую область печати:

1. Выберите ячейки, которые вы хотите добавить.

2. Перейдите на вкладку «Макет страницы» и в группе «Параметры страницы» нажмите «Область печати», затем выберите «Добавить в область печати».

Примечание. В существующую область печати можно добавлять только смежные ячейки. Если ячейки, которые вы хотите добавить, не прилегают к области печати, система создаст дополнительную область печати. ​​

Как создать область печати на нескольких листах

Если вы используете Excel на регулярной основе вы, вероятно, создавали несколько отдельных листов в одной книге Excel. Часто вы обнаружите, что в некоторых ваших книгах есть листы, которые во всех отношениях идентичны, за исключением исходных данных.

Например, в ежемесячном отчете о продажах, скорее всего, будет около тридцати листов, идентичных во всех отношениях, за исключением рисунков.Поскольку все ячейки находятся в одинаковом диапазоне и выровнены, можно определить область печати, которая будет применяться ко всем остальным листам. Давайте посмотрим, как это сделать.

1. Откройте свою книгу и выберите первый лист.

2. Выделите или выберите диапазон ячеек, которые вы хотите напечатать.

3. Удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкните на каждом отдельном листе, который вы хотите распечатать.

4. Нажмите Ctrl + P и выберите «Выбор печати» в настройках печати. Система настроена на печать активных листов по умолчанию, что означает, что она будет печатать весь лист. Изменение этого параметра на «Печать выделения» обеспечивает печать только выделенных ячеек.

5. Нажмите Preview, чтобы убедиться, что вы все правильно поняли. Поскольку каждая область печати будет печататься как отдельная страница, проверьте количество страниц в предварительном просмотре, чтобы убедиться, что все листы были захвачены.

6. Нажмите «ОК», чтобы распечатать.

Завершение

Определение области печати — отличный способ распечатать только содержимое, которое вы хотите для своей презентации. Если вы хотите больше настраивать параметры печати, попробуйте сторонние приложения, такие как Kutools для Excel. Однако некоторые сторонние приложения не являются бесплатными и могут требовать ежемесячной подписки.

Хотите стать профессионалом в области электронных таблиц? Посмотрите нашу статью о 9 дополнениях для Excel, чтобы упростить работу с электронными таблицами.

Exceltip

Блог о программе Microsoft Excel: приемы, хитрости, секреты, трюки

Печать таблицы в Excel — настройка области и границ печати Excel

Наверняка, вы сталкивались с ситуацией, когда отправленный на печать документ, распечатывался не в том виде, который ожидали: либо таблица расползлась на несколько листов, либо, наоборот, широкие границы стали причиной печати таблицы, которую невозможно прочитать. Сегодня мы рассмотрим вопросы, касающиеся настройки области печати и отображение только той части таблицы, которую мы хотим увидеть на листе.

Настройки печати

Чтобы открыть настройки печати в Excel, перейдите во вкладку Файл, в левой панели выберите пункт Печать. Слева вы увидите окно с основными настройками и предварительным просмотром документа, который будет отправлен на принтер.

Чтобы распечатать документ, нажмите кнопку Печать.

Что печатать?

Давайте теперь разберемся с настройками, которые позволяют указать программе, что печатать. Первая опция настроек позволяет сделать выбор из трех пунктов: Напечатать активные листы, Напечатать всю книгу и Напечатать выделенный фрагмент.

Читать еще:  Данные итоги в excel

Обратите внимание, чтобы распечатать несколько листов рабочей книги, выделите необходимые листы, удерживая клавишу Ctrl, выберите пункт Напечатать активные листы и щелкните кнопку Печать.

При выборе пункта Напечатать выделенный фрагмент, Excel распечатает те ячейки, которые были выделены на момент печати.

Односторонняя / двухсторонняя печать

Некоторые принтеры поддерживают возможность двухсторонней печати, установки которой можно также указать в настройках Excel.

После нескольких экспериментов со своим принтером относительно переворота по длинному краю или короткому, никакой разницы я не увидел, поэтому сделал вывод, что данный выбор на результат выдачи моего принтера не влияет. Рекомендую поэкспериментировать вам со своими принтерами и посмотреть, что получается.

Разобрать по копиям

В Excelприсутствует настройка, позволяющая разобрать / не разбирать по копиям документы при печати нескольких копий одного документа.

В первом случае копии документов будут напечатаны последовательно. Сначала будут распечатаны все страницы первой копии, затем второй, третей и т.д. Во втором, сначала будут напечатаны все копии первой страницы, затем второй, третей и т.д.

Ориентация документа

Вы можете переключаться между книжной ориентацией (больше строк, но меньше столбцов вместится на лист) и альбомной ориентацией (больше столбцов, но меньше строк).

Поля печати

Чтобы настроить поля печати, можно воспользоваться одним из двух способов:

1. Выбрать один из предустановленных размеров полей из списка

2. Вручную настроить поля. Для этого, щелкните в нижнем правом углу окна предварительного просмотра иконку Показать поля. После того, как Excelотобразит поля, перетащите их, как вам необходимо.

Масштабирование

Масштабирование позволяет настраивать размер печатаемых объектов, таким образом, чтобы максимально эффективно использовать пространство листа. Если вы хотите, чтобы вся информация рабочего листа уместилась на одном бумажном листе, выберите Вписать лист на одну страницу. Таким образом, Excelподгонит размер таблицы так, чтобы все строки и столбцы уместились в один лист.

Частностью данной опции является возможность вписать все столбцы или строки на одну страницу. В этом случае Excelбудет преобразовывать размер таблицы таким образом, чтобы вместить распечатываемую область по ширине или высоте на одной странице.

Обратите внимание, что вы можете вручную настроить параметры масштабирования. Для этого щелкните по вкладке Параметры настраиваемого масштабирования. В появившемся диалоговом окне Параметры страницы во вкладке Страница -> Масштаб, вы можете указать процент масштаба, либо количество страниц для размещения распечатки в ширину или высоту.

Печать примечаний в Excel

Чтобы распечатать примечания, в окне настроек печати, выберите вкладку Параметры страницы. В появившемся диалоговом окне перейдите во вкладку Лист –> Печать. Напротив поля Примечания выберите одну из трех опций возможности вывода на печать примечаний Excel.

Сегодня мы рассмотрели основные настройки печати в Ecxel, изучив которые вы сможете делать распечатки максимально эффективно использующие, площадь печатного листа и при этом не теряющие читабельность.

Настройка параметров печати в Excel

Чтобы быстро распечатать лист Excel, достаточно щелкнуть на кнопке Печать панели инструментов Стандартная. Однако результат этой операции, скорее всего, не удовлетворит вас. Он хорош для вывода черновиков, но совершенно не подходит для печати чистовых документов, которые должны быть хорошо оформлены и не терпят присутствия излишней информации. Поэтому перед окончательной печатью листов Excel нужно настроить масштаб и поля страниц, отсортировать данные таблиц, выделить диапазон печатаемых ячеек, указать способ расположения таблиц и диаграмм и выполнить некоторые другие операции.

В целом настройка параметров печати в Excel похожа на аналогичную операцию в Word. Но листы Excel имеют свою специфику. Удобно, чтобы табличные данные листа помещались на одной странице, поэтому требуется настройка масштаба печати. Широкие листы принято выводить в альбомной ориентации, а длинные таблицы — в портретной. Если в Word параметры страницы, как правило, назначаются сразу всему документу, то в Excel они настраиваются отдельно для каждого листа.

Давайте продолжим работу с файлом Электронная таблица.х1s и распечатаем некоторые из ее листов. В этом упражнении выполняется первый этап подготовки к печати — настройка ориентации страницы и масштаба выводимого листа.

1. Откройте файл Электронная таблица.xls.

2. Разверните лист Формулы, щелкнув на его корешке.

В таблице этого листа есть столбцы только для первых шести месяцев. Давайте расширим таблицу так, чтобы в ней разместились данные для всех 12 месяцев года. Это позволит научиться печатать широкие таблицы, не помещающиеся на лист целиком.

3. Выделите ячейки B1:G14 и нажатием клавиш Ctrl+C скопируйте их в буфер обмена.

4. Выберите команду Вставка > Скопированные ячейки, чтобы дублировать ячейки, выделенные на шаге 3.

5. В открывшемся окне диалога выберите положение переключателя Диапазон со сдвигом вправо, а затем щелкните на кнопке ОК. Ячейки, выделенные на шаге 3, будут дублированы с добавлением новых столбцов.

6. Теперь следует скорректировать заголовки столбцов. Для этого щелкните на ячейке В1 и протащите маркер нижнего левого угла рамки вправо, чтобы рамка охватила диапазон В1:М1. Excel автоматически сгенерирует последовательность названий месяцев.

Читать еще:  Сумма ячеек в excel формула

7. В столбце G остались пустые ячейки. Чтобы заполнить их соответствующими формулами расчета прироста продаж, выделите группу F10:Fl4, скопируйте ее, щелкните на ячейке G10 правой кнопкой мыши и выберите команду Вставить. Тенерь лист будет выглядеть так, как показано на рис. 12.1.

Рис. 12.1. Обновленный лист Формулы

8. Выберите команду Файл > Параметры страницы.

9. Разверните в открывшемся окне диалога вкладку Страница, показанную на рис. 12.2.

Рис. 12.2. Настройка ориентации страницы и масштаба

10. Выберите положение переключателя Альбомная.

11. Чтобы увидеть предполагаемое размещение чисел на странице, щелкните на кнопке Просмотр. Если выбран стандартный размер бумаги формата А4, то окажется, что на страницу не влезают все столбцы (рис. 12.3).

Рис. 12.3. Таблица в масштабе 100 %

12. Нажмите клавишу Page Down и вы увидите, что ячейки крайнего правого столбца перенесены на вторую страницу. Это неудобно. Следует изменить масштаб, чтобы все столбцы таблицы по ширине вписывались в одну страницу.

Примечание В полученной таблице данные столбцов H-L повторяют числа столбцов B-G. Если хотите, измените величины в некоторых ячейках. В упражнениях этого занятия конкретные числовые значения ячеек несущественны.

13. Щелкните на кнопке Страница панели инструментов, чтобы вернуться в окно диалога Параметры страницы.

Раздел Масштаб этого окна диалога позволяет уменьшать или увеличивать печатаемые объекты. С помощью счетчика Установить можно выбрать любой масштаб, рассчитываемый в процентах от исходного размера страницы. (Не забудьте при этом выбрать соответствующее положение переключателя.) Можно поступить и по-другому. Excel умеет сам подгонять размер таблицы под площадь страницы.

Примечание Счетчики, расположенные в строке Разместить. , позволяют указать инструменту автоматического масштабирования, какое число страниц должна занимать таблица по ширине и высоте.

14. Выберите положение переключателя Разместить. и оставьте в обоих счетчиках, соответствующих этому положению, числа 1.

15. Щелкните на кнопке ОК. Теперь вся таблица помещается на одну страницу. Если вы снова щелкнете на кнопке Страница, то увидите в счетчике установить величину 96%. Это тот масштаб, который был выбран программой Excel для печати листа Формулы. При необходимости можете скорректировать его.

Печать в Excel

В Excel можно печатать отдельные страницы таблицы, всю таблицу, выделенный диапазон, данные после фильтрования, примечания в ячейках, заголовок таблицы на каждой странице, т.д. Сначала нужно подготовить документ к печати, настроить параметры печати в Excel — поля, задать область печати, размер и ориентацию листа, др. Это поможет сэкономить время и деньги (бумагу) 🙂

Есть много способов подготовить и распечатать таблицу.

Первый вариант.

Перед печатью, документ лучше просмотреть в режиме предварительного просмотра. Здесь видно, как будет выглядеть документ на бумаге. Войдет ли вся таблица или только часть её. Какие поля получились, т.д. В режиме предварительного просмотра можно сделать сразу изменения в документе. Об этом мы сейчас и поговорим.

Итак, предварительный просмотр в Excel.

В левом верхнем углу нажимаем кнопку «Office» и выбираем «печать», затем — «Предварительный просмотр».

В разделе «Предварительный просмотр» нажимаем кнопку «Параметры страницы».

Раздел диалогового окна «Страница».

Чтобы развернуть таблицу, документ в ширину, нужно воспользоваться функцией «Ориентация», здесь можно поставить «Книжная» — вертикальное растоложение листа или «Альбомная» — горизонтальное расположение листа.

Можно установить масштаб – это размер печати документа, таблицы.

Например, чтобы напечатать маленькую таблицу Excel на весь лист, нужно поставить масштаб больше 100% (например, 150%).

Печать на одном листе Excel большой таблицы можно настроить двумя способами.

Или установить масштаб менее 100%, или поставить галочку у функции «Разместить не более чем на 1 стр. в ширину и 1 стр. в высоту.

Здесь можно изменить размер полей или везде поставить ноль (получится без полей). Чтобы убрать колонтитулы, ставим нули у строк «верхнего колонтитула» и «нижнего колонтитула».

Еще вариант, изменить поля – это поставить галочку у кнопки «Показать поля» в режиме предварительного просмотра. Тогда на листе просмотра появятся поля, которые можно двигать мышкой. Двигаем чёрные квадратики на краях листа и меняем размер полей или столбцов.

На странице «Колонтитулы» диалогового окна «Параметры страницы» можно настроить, добавить или убрать колонтитулы. Настроить разные колонтитулы для четных и нечетных страниц. Установить особый колонтитул для первой страницы.

На странице «Лист» в окне «Параметры страницы» можно поставить галочку, чтобы напечаталась сетка. Установить другой порядок листов при распечатывании. Можно указать адрес диапазона, части таблицы, который нужно распечатать.

Когда настроим все параметры печати, можно печатать — нажимаем кнопку «Печать».

Теперь внимание!

Если в разделе «Печать» укажем:

«все» — напечатаются все листы, на которых что-то написано;

«страницы с… по.. – (например с 3 по 5), то распечатаются страницы 3, 4, 5, т. е. конкретные листы;

«выделенный диапазон» — распечатается тот диапазон таблицы, который мы выделили»;

«выделенные листы» или «всю книгу» — распечатается то, у чего поставили галочку.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector