Letysite.ru

IT Новости с интернет пространства
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Зачем нужен офис

Нужен ли современному бизнесу офис: to office or not to office

Новые технологии и продвинутые возможности современного общества в последнее время всё чаще ставят под вопрос необходимость наличия офиса для полноценного ведения бизнеса.

Действительно, так ли уж важны стены и столы, чтобы достойно выполнять свою работу?

Мобильность – признак мастерства

Будем рассуждать логически. Чем некогда являлся офис для того или иного сотрудника? Возможностью пользоваться дорогой офисной техникой, приобрести которую себе домой было практически нереально.

С течением времени и развитием технологий компьютеры и периферия все дешевели и дешевели, стала доступной интернет-связь в обычных домах, каждый обзавелся собственным ПК, а нынче почти у любого и Интернет, и офисные приложения с легкостью найдутся в мобильном телефоне.

Возникает законный вопрос: зачем теперь среднестатистическому обывателю приходить в офис, ведь он может проверить почту и дома, и в кафе с телефона. Кто-то скажет, что необходимо место для проведения встреч и конференций.

Многие давно уже перешли на переговоры в кафе, но, если не устраивает такой вариант, всегда есть возможность почасовой аренды кабинетов в бизнес-центрах, коих сейчас великое множество. А что касается конференций, то в этом случае также поможет интернет и его возможности.

Как видим, сегодня рядовой сотрудник небольшой компании вполне в состоянии справляться со своими задачами и не быть привязанным к офису. И если рассуждать здраво, то любой руководитель, нацеленный на эффективность и прибыльность бизнеса, вряд ли будет препятствовать определенной свободе персонала, если все рабочие процессы идут беспроблемно, а каждый человек четко выполняет свои обязанности. Нацеленность на результат, мобильность сотрудников – и вот уже сама собой вырисовывается возможность отказаться от офиса.

Не так давно весь мир оправился от кризиса, который ребром поставил перед рядом компаний вопрос об аренде офиса. И вот результат: число фирм, отказавшихся от офисных помещений, но не прекративших оперативно функционировать, в разы возросло. Таким образом, мы видим, что офис не так уж важен, если у сотрудников есть корпоративные тарифы от достойного оператора на первоочередные услуги – мобильный интернет и льготное общение внутри компании.

Более того, бытует мнение, что свобода от офиса повышает лояльность молодых сотрудников. Нынешнее поколение предпочитает работать за пределами четырех стен, встречаться с партнерами и клиентами в нейтральных местах, трудиться по ночам.

Взаимоотношения между сотрудниками компаний и работодателями сильно изменились, в них появилось больше непринужденности, а все потому, что и те и другие сконцентрировались исключительно на результате своей деятельности, отбросив ненужные формальности.

Офис, который построил босс

Свобода персонала, мобильный офис, интернет-общение сотрудников – все это действительно привлекательные и работающие схемы. С одной поправкой: лишь в случае, когда у вас в компании до двадцати человек. А стоит лишь представить себе многотысячную корпорацию, сотрудники которой сидят по домам и пытаются созваниваться по мобильному, как становится попросту страшно.

Дуглас Коупленд в книге «Поколение X» называет офисный open space «загончиком для откорма молодняка, предназначенного на убой» (во многом он был провозвестником и стремления отказаться от офисов, и дауншифтинга, и прочих явлений этого порядка). Но офисные пространства при наличии большого скопления людей в корпорации – это также возможность вышеуказанный «молодняк» контролировать.

Удаленно работающего человека контролировать на порядок сложнее. И пусть даже два часа из рабочего времени в офисе юный (или не очень) специалист потратит на пасьянс, работодатель все равно будет видеть, что его человек в форме, здоров, активен и выполняет свой элементарный минимум. И это лишь один из доводов в защиту стационарного офиса в наше мобильное время.

Если окунуться в историю, мы найдем массу идей о том, для чего раньше необходим был офис. Это и стремление произвести шикарное впечатление на клиентов и партнеров огромными переговорными. Это и желание получить в свое распоряжение отдельное офисное здание как знак того, что компания добилась определенного статуса, вышла на принципиально иной уровень. Это и место, где собирается для общения весь персонал и где руководство всегда может скорректировать отношение сотрудников к компании.

Если первые две причины успешно канули в Лету, то последняя с годами не теряет своей актуальности.

Что такое компания без офиса

Это несколько разрозненных людей, которых можно контролировать лишь отчасти и которые, строго говоря, не объединены общим духом. Между тем человек – существо социальное. Ему природой положено стремиться к общению, вступать в группы и объединения, придерживаться какой-либо общественной позиции и реализовывать себя в различного рода коммуникациях. Чтобы обеспечить ему такую возможность, и существует современный офис.

Выше мы упомянули о том, что молодежь сегодня более лояльна к компаниям, проповедующим свободу и отказ от офисов. Но не будет забывать о том, что многое зависит не только от возраста, но и от характера того или иного сотрудника.

Некоторые люди не видят в свободе той прелести, какую с радостью обнаружат в корпоративных ценностях, в духе единения компании, в общих интересах и устремлениях коллектива. И в этом смысле наличие офиса и общения в нем – уже достаточная мотивация для персонала.

Не будем также забывать, что отсутствие офиса может быть чревато различными проблемами юридического толка. Скажем, при заполнении некоторых документов необходимо указывать физический адрес офиса компании (без этой информации те или иные документы не подойдут ни для налоговой инспекции, ни для бухгалтерии фирмы-партнера).

Быть офису или не быть

На одной чаше весов – отсутствие арендной платы, затрат на фиксированную связь и мебель, свобода (и благодарность за нее персонала), мобильность и современность, а на другой – полный контроль за сотрудниками, высокая корпоративная культура, социально активный персонал и пространство, всем своим содержанием подчеркивающее статус компании.

Что выбрать? Разумеется, все зависит от деятельности и потребностей каждого конкретного бизнеса.

Курить, есть, пить и спать: зачем поколению Y нужен офис

Сейчас в России проживает 84–90 млн человек трудоспособного возраста. Уже примерно половина из них — так называемое поколение Y, родившееся в перестройку и позже. Та же картина наблюдается в Германии, Италии, Испании. В ближайшие годы доля миллениалов на рынке труда будет только расти, а значит, начнут доминировать их привычки, запросы и вкусы. И прежде всего это касается места работы, в частности, офисного пространства.

А поговорить?

По результатам опроса PWC Survey 2017 года, 86% представителей поколения Y готовы поменять компанию, если работодатель недостаточно внимательно относится к рабочей среде. Работодатели прислушиваются: по данным исследования корпорации IWG, в 2018 году 64% компаний в России использовали возможности удаленной работы и гибкие офисные решения.

Раньше офисные пространства строились как универсальные, хотя в первую очередь они должны были учитывать бизнес-процессы, которые разворачиваются в данном конкретном месте, связи, которые выстраиваются внутри компании, взаимодействие отделов между собой. Новое проектирование пространств базируется на следующей идее: любой работник, миллениал или нет, делает на рабочем месте пять вещей.

Первое — фокусировка. Как правило, это работа за компьютером: считать, писать, делать что-то самостоятельно. Второе — взаимодействие. Это не обязательно совещания или мозговые штурмы, обмен мнениями может идти и за чашкой кофе с коллегой, и для этого тоже нужно пространство. Третье — релаксация. На работе сотрудник среди всего прочего отдыхает. Нужно место, где он сможет полежать, посидеть, восстановить силы для того, чтобы работать еще эффективнее. Четвертое — обучение. Место, где работник может учиться. Многие компании сегодня проводят в офисах мастер-классы и семинары. Но даже если нет, то человек заглядывает в интернет, ищет, что ему нужно, прорабатывает какую-то тему. Наконец, пятое — социализация. Она не имеет отношения к трудовой деятельности и даже отдыхом не будет считаться, это именно социализация. Люди контактируют между собой, например, играют в перерыве в настольный теннис или вместе обедают. Одним словом, идентифицируют друг друга.

Внимание, стол на колесиках подъезжает к вам

Идеал миллениала — электричество, интернет, бетонные стены, мягкая мебель, кофе по нажатию кнопки.

Миллениалы очень любят все умное. Например, умную мебель. Она должна не просто стоять, но и помогать в работе. Скажем, популярностью пользуется stand desk — это стол, который может подниматься и служить не только для работы сидя, но и стоя. Еще желательно, чтобы он имел колеса и был мобильным, переезжая в разные уголки офиса. Ну и, разумеется, такой стол должен сам заряжать телефон и разогревать поставленную чашку с кофе.

Читать еще:  Ключ офис 201

Без доски для скрама сегодня и офис не офис. Скрам (по-английски scrum означает «схватка». Популярный метод управления проектами, когда задача разбивается на составные элементы. У каждого из них появляется свой ответственный, — прим. Forbes Life).

Похоже, что миллениалы помешаны на ЗОЖ. Если предыдущие поколения игнорируют рекомендации врачей периодически вставать и разминаться, то поколение Y четко усвоило, что позу надо периодически менять, чтобы функции организма не нарушались. Они знают: когда человек стоит, у него иначе циркулирует кровь, нежели когда он сидит. А от уровня кровообращения зависит эффективность работы мозга. Поэтому работа стоя — обязательная программа дня.

Та же история со стульями. Они должны максимально подстраиваться под тело, иметь как минимум 3-4 способа настройки. Миллениалы любят зонированный свет. То есть освещение не должно быть центральным, включающимся от общего источника питания на этаже. Каждый сотрудник должен иметь возможность включить себе освещение, не выходя из-за стола. Или наоборот погасить и работать впотьмах. При этом поколение Y любит в своих офисах красивые световые инсталляции. К примеру, в коворкинге «Коллайдер» создана зона интерактивного света, в которой лампы реагируют на движение, символизируя движение частиц в коллайдере.

Ну и нельзя не сказать о передвижении по офису на колесах. Поскольку сотрудники любят кататься на лонгобордах и сигвеях, в больших рабочих пространствах полы делаются без порогов, а ковролин заменил ровно уложенный бетон.

Это наш бренд, детка

Важно, чтобы образ бренда и дух компании присутствовали в самом дизайне рабочего пространства. Находясь в офисе для миллениалов, очень легко понять, каков профиль компании. Скажем, если это мода, то можно увидеть нечто эстетичное, нуарное (черное), здесь все будет со вкусом. У IT-компании дизайн будет проще, но с более навороченными техническими решениями: много розеток, дашборды, проекторы, бронирование переговорки через приложение. Важно, чтобы в офисе была оборудована зона, где можно сделать фото и зачекиниться в Instagram и других соцсетях.

Здоровый сон и дым

Новое слово в офисном мире — darkroom — комната для релаксации. Пять лет назад был разработан специальный модуль «Дремная» — компактная конструкция со спальным местом, которая устанавливается в уголке офиса и скрывает от посторонних глаз дремлющих сотрудников. Однако модуль не пошел в тираж, — заказов было очень мало. Сейчас в офисах стали появляться темные комнаты с тихой успокаивающей музыкой, мягким полом, удобными диванчиками. Уставшие сотрудники могут здесь расслабиться, подумать, переключиться с одной задачи на другую и даже поспать при желании. Некоторые компании приглашают в офис преподавателей йоги и проводят медитации в этих помещениях.

А еще поколение Y любит курить прямо на рабочем месте. Курят, как правило, кальяны. Миллениалам нравится, когда в офисе есть такой сервис, как мобильное приложение. Чат-бот, который принимает заказы на кофе, булочку и даже кальян. В некоторых компаниях есть корпоративные мессенджеры, например, группа «Сервис офиса», куда можно написать и решить все административные вопросы. И еще: миллениалы не будут уважать свою компанию, если она накапливает горы мусора, использует пластик. По отношению к окружающей среде делается вывод о социальной ответственности фирмы в целом.

Офис-менеджер: кому он нужен?

Если вы задумывались о карьерном росте секретаря, одним из вариантов профессионального развития становится должность офис-менеджера. В этой статье мы разберемся с тем, кто такой офис-менеджер и как им стать.

Если вы откроете сайт по поиску работы и наберете в строке поиска: «офис-менеджер», то в результате вы увидите некую кашу из должностных обязанностей, в результате которой вы и сами запутаетесь.

Главным образом, возникла путаница по двум причинам: 1) в нашей стране любят громкие имена и должности и 2) в нашей нет четко сформированной структуры должностей в компаниях.

Поэтому, в какой-то момент, примерно лет десять назад, офис-менеджером стали называть….секретаря. Сегодня профессия секретаря является престижной профессией, работодатель стал понимать, что от секретаря в компании много зависит. Но еще лет десять назад престиж профессии был невелик, и в то же время рынок труда сильно благоволил к соискателям, и вероятно, многим работодателям казалось, что хорошего кандидата найти будет проще, если секретарю дать звучное название: офис-менеджер.

Но в данной ситуации главное – понимать, что для вас важно не название должности, а то, чем именно на ней вы занимаетесь.

Поэтому в данной статье я проведу четкую линию между обязанностями секретаря и офис-менеджера, объясню разницу и покажу, как стать офис-менеджером в процессе карьерного роста.

Итак, если в список ваших должностных обязанностей входит: ответы на телефонные звонки, скрининг телефонных звонков руководителя, ведение календаря руководителя, приготовление чая-кофе, заказ пропусков в офис, ксерокопирование и брошюровка материалов, заказ виз и билетов и так далее, то вы – секретарь, даже если среди ваших обязанностей присутствует заказ канцелярских товаров.

Чем же занимается офис-менеджер? Зачем он нужен в офисе? Офис-менеджер – это одна из наиболее высоких ступеней административной карьеры, после которой находится разве что административный директор. Кстати, по той же причине, по которой секретаря часто называют офис-менеджером, настоящего офис-менеджера часто называют административным директором, что также неверно.

Офис-менеджер – это, младшая руководящая должность. Его работа складывается из двух функций: руководящей и исполнительной. Обязанности могут варьироваться в зависимости от компании, ее статуса и размеров, но в общем, будут похожи. Итак, офис-менеджер часто руководит секретариатом, т.е. выполняет функции руководителя секретариата, он также руководит вспомогательным персоналом, если они есть в штате: уборщицы, разнорабочие. Офис-менеджер чаще всего также руководит водителями, за исключением очень крупных компаний с развитым транспортным отделом, в котором имеется отдельный начальник.

Во-первых, на плечах офис-менеджера лежит ответственность за работу водителей и секретариата, а также, если заказом виз и билетов занимается отдельный отдел (travel department), то он часто руководит и этими сотрудниками тоже.

В некоторых, особенно небольших компаниях, офис-менеджер иногда занимается оформлением виз и билетов самостоятельно. В иностранных компаниях офис-менеджер может заниматься оформлением разрешений на работу для экспатов, а также оформлять медицинские страховки для сотрудников.

Во-вторых, офис-менеджер выполняет функции руководителя АХО, то есть, отвечает за обеспечение офиса: закупает мебель, канцелярские товары и расходные материалы (картриджи, бумагу для факса и принтера), офисную технику (ксерокс, факс и т.д.). Часто офис-менеджер организует питание в офисе, которое в зависимости от бюджета компании, выделенного для этих целей, может варьироваться от получения талонов и скидок на питание в ближайшем кафе до найма собственного повара в компанию и руководства им. Сюда также относится организация и проведение инвентаризации в офисе, бюджетирование расходов на обеспечение офиса и отчетность перед финансовым отделом по данным статьям.

Также офис-менеджер часто занимается закупкой подарков партнерам, клиентам, сотрудникам – в зависимости от того, что определено политикой компании.

В-третьих, офис-менеджер отвечает за облик офиса. Данный аспект может быть не слишком важен в молодой развивающейся компании, однако играет фундаментальную роль в банке, иностранной компании, известной российской компании и т.д. Сюда относится и переезд офиса в новое здание. В зависимости от бюджета компании переезд может быть организован как с помощью найма компании по переезду, либо, если бюджет ограничен, переезд придется осуществлять своими силами.

Офис-менеджер занимается планированием рабочего пространства для сотрудников: мебель расставляется так, чтобы людям было максимально удобно работать, в то же время задача офис-менеджера — соблюдать бюджет, выделенный эти цели.

Офис-менеджер отвечает за чистоту и порядок: в офисе и на прилегающей к нему территории. Закупает климатическую технику (кондиционеры, вентиляторы, обогреватели) и следит за исправностью и пожарной безопасностью данных предметов. Организует ремонтные работы в офисе, установку различных элементов (дверей, считывателей магнитных карточек и т.п.).

В четвертых, в небольших компаниях офис-менеджер часто может совмещать функции менеджера по персоналу и/или бухгалтера: осуществлять поиск персонала, вести кадровое делопроизводство, заполнять первичные документы. Также офис-менеджер может заниматься организацией конференций и выездных мероприятий офиса, включая корпоративные мероприятия. В некоторых компаниях офис-менеджер отвечает за пожарную безопасность в офисе.

Читать еще:  Ключи офис таб 2020

Уровень ответственности офис-менеджера выше, чем у секретаря. Приходится быть готовым к различным внештатным ситуациям. К примеру, в здании могут отключить свет по причине короткого замыкания где-то там и нужно будет срочно искать электрика. В офисе один из потолочных кондиционеров может потечь и, увидев в коридоре Ниагарский водопад, нужно правильно среагировать. Нужно не бояться общения с людьми, занимающими высокие должности, даже если нужно позвонить им на мобильный в выходной день, если того срочно требует ситуация. Иногда офис-менеджеру приходится много работать сверхурочно, к примеру, если организуется переезд офиса. Иногда приходится увольнять сотрудников, которые не справляются со своими обязанностями, хотя это может быть очень тяжело морально. Причем все вышеперечисленное приходится делать без лишней драматизации и с улыбкой на лице.

Если вы являетесь секретарем и после прочтения данного материала решили, что именно этим вы хотели бы заниматься в перспективе карьерного роста, то уже сейчас необходимо предпринимать шаги к достижению цели, независимо от того, есть ли в вашей компании возможность стать офис-менеджером или нет.

Уже сейчас старайтесь получать необходимые знания. Читайте литературу, записывайтесь на курсы, изучайте Excel, старайтесь помогать офис-менеджеру в вашей компании. К примеру, являясь секретарем, вы можете попросить передать вам что-то из обязанностей офис-менеджера – закупку канцелярских товаров и расходных материалов, организацию обслуживания и ремонта оргтехники, закупку мебели, организацию мероприятий, шефство над клининговым отделом, координацию работы водителей, размещение вакансий в интернет-источниках по поиску работы и т.д. В дальнейшем, когда вы почувствуете, что уже легко справляетесь с обязанностями офис-менеджера, вы можете попробовать получить эту должность в вашей компании если такая возможность есть, либо начать подыскивать себе эту должность в новой компании, если такой возможности нет.

При поиске новой работы акцент как в резюме, так и на интервью нужно сделать на том, что несмотря на то, что официально вы не занимали должность офис-менеджера, но вы выполняли такую-то работу неофициально, помогали офис-менеджеру и поэтому ваша квалификация выросла настолько, что вы уверены, что можете делать эту работу самостоятельно. Ваши достижения состоят в том-то и в том-то. У вас есть серьезная мотивация и большой потенциал.

Каковы перспективы профессионального развития у офис-менеджера? К сожалению, их не слишком много, но они есть. Офис-менеджер может стать менеджером по персоналу, особенно, если он уже частично выполняет эти обязанности. Офис-менеджер может стать бухгалтером. Данная должность хотя не предполагает наличие руководящих функций, и возможно, может рассматриваться как некоторое понижение в должности, но зато, став бухгалтером, бывший офис-менеджер может получить еще целую ветвь для профессионального развития с перспективой стать главным бухгалтером или финансовым директором (при получении дополнительно соответствующего высшего образования).

Можно перейти в отдел рекламы и маркетинга и развиваться дальше в этом направлении.

Офис-менеджер может продолжать развиваться по административной ветви и стать административным директором. В этом случае в его обязанности могут войти руководство отделами: транспортный, информационных технологий, логистики. Количество дополнительных обязанностей, безусловно, будет сильно зависеть от размера компании.

В любом случае я рекомендую не останавливаться в своем профессиональном развитии, даже если вы «выросли» из секретаря в офис-менеджера. По тем же причинам, что обсуждались выше, в некоторых компаниях ввиду непонимания специфики работы офис-менеджера, в момент каких-то трудностей в компании могут счесть данную работу не такой уж значительной, и сократить должность. И хотя вы знаете, что от этой должности фактически зависит нормальная работоспособность в офисе, ваше профессиональное развитие на должно останавливаться. Научились отлично справляться с обязанностями офис-менеджера – усложняйте свой функционал дальше и продолжайте учиться.

Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.

Microsoft Office – содержание и назначение пакета

К сожалению, очень часто, приходится сталкиваться с ситуацией, когда пользователь даже не представляет зачем нужен тот или иной продукт из состава Microsoft Office. Для общего ознакомления и подготовлен этот обзор на нашем сайте “Ваш-инет-мастер.ру” – Доступно о сложном! в разделе “ Обучение ”.

Microsoft Office — Офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими приложениями Microsoft Office (тоесть в Word можно вставить таблицы Excel и таким образом совместить удобное оформление документа с математическим расчетом в таблицах, ну и так далее…).

Что интересно: большая часть пользователей не торопятся переходить на новые версии, находя достаточно удобной и функциональной предыдущую версию.

О составе Microsoft Office

Microsoft Office поставляется в нескольких редакциях (в прямой зависимости от комплектации находится цена этого продукта) и большинство версий состоит из таких компонентов:

MS Word — текстовый редактор, предназначенный для создания профессионально оформленных текстовых документов различной сложности. Поддерживает OLE, а также подключаемые модули сторонних разработчиков, шаблоны ну и всякое другое. Основным форматом в последней версии является позиционируемый как открытый Microsoft Office Open XML, который представляет собой ZIP-архив, содержащий текст в виде XML, а также всю необходимую графику.

Основные конкуренты MS Word — OpenOffice.org Writer; StarOffice Writer; Corel WordPerfect .

В последующих заметках будет рассмотрен состав бесплатных офисных программ, где их можно взять и как с ними работать.

MS Excel — электронные таблицы, предназначенные для построения, а также анализа таблиц, диаграмм и графиков. Поддерживает все требуемые функции для создания таблиц любой сложности. Последняя версия использует формат OOXML с расширением «.xlsx», более ранние версии использовали двоичный формат с расширением «.xls».

Основные конкуренты MS Word — OpenOffice.org Writer; StarOffice Writer; Corel WordPerfect .

MS Outlook — настольный органайзер (персональный коммуникатор), призванный помочь пользователю планировать рабочее время и упорядочить время проведения совещаний и других мероприятий. . В состав Outlook входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты, адресная книга. Поддерживается совместная сетевая работа.

MS PowerPoint — может помочь Вам создать красочные, наглядные, хорошо оформленные мультимедийные презентации. Версия 2010 поддерживает форматы Windows Media, QuickTime, MPEG-2, SWF (Macromedia Flash) и MPEG-4 (H.264). Более того, PowerPoint 2010 предлагает собственный набор средств для управления яркостью, контрастностью, цветопередачей, несложного редактирования видео и даже добавления эффектов вроде тени, отражения и пр. Приложение обогатилось рядом функций для специальных пользовательских групп, например редактором формул, который в прошлых версиях пакета был доступен только в Word.

Основные конкуренты MS Word — OpenOffice.org Writer; StarOffice Writer; Corel WordPerfect .

MS Access — приложение для создания и управления базами данных (СУБД), обеспечивающее корректную обработку данных. Вместе с Access поставляется язык программирования Visual Basic for Applications (VBA), облегчающий разработку программ.

В том числе в состав Microsoft Office начиная с 2003г. редакции и более поздних редакций вошли следующие компоненты:

MS Publisher — набор дизайнерских инструментов и средств публикации в Web для бизнес-пользователей, желающих самостоятельно выпускать собственные маркетинговые и информационные материалы профессионального качества. Содержит новые и усовершенствованные средства, помогающие эффективно создавать, настраивать и многократно использовать разнообразные маркетинговые материалы, приспособленные под конкретные потребности компании.

MS Outlook с диспетчером контактов Business Contact Manager — позволяет малым предприятиям лучше управлять всеми деловыми контактами и каналами сбыта. Использование Business Contact Manager помогает отслеживать рыночную ситуацию, обеспечивает просмотр таких важных данных, как динамика сбыта, потенциальные доходы и вероятность заключения сделки для повышения объема продаж.

MS infoPath — новый продукт в составе системы Microsoft Office System , позволяющий группам и организациям эффективно осуществлять сбор необходимых им данных с помощью разнообразных динамических форм. Он может использоваться в качестве интерфейса для бизнес-процессов в целях повышения эффективности сбора данных. Информацию можно сохранять, например, в форме, совместимой с форматом архитектуры медицинских документов CDA (Clinical Document Architecture). Работа с такими формами позволяет медикам получить удобный доступ к истории болезни пациентов, к данным о медицинской страховке и прочей информации.

Читать еще:  Ключ офис 2020 khgm9

MS FrontPage — полнофункциональное средство создания, редактирования и управления веб-сайтами, в частности веб-сайтов для ведения электронной торговли.

MS OneNote — новое приложение системы Microsoft Office System , предназначенное для создания электронных заметок. С его помощью удобно делать электронные заметки по поводу прочитанного материала, упорядочивать их и отправлять по электронной почте. Приложение OneNote обеспечивает повышение производительности труда при работе с заметками и данными.

MS Visio — приложение для работы с бизнес-диаграммами и техническими диаграммами — позволяет преобразовывать концепции и обычные бизнес-данные в диаграммы.. MS Visio также автоматизирует визуальное представление данных за счет прямой синхронизации с источниками данных.

MS Project — мощная платформа управления проектами, которая позволяет руководителям проектов планировать работы, управлять календарными планами и ресурсами, составлять отчеты о ходе выполнения задач, семейство продуктов. Приложение предназначено для руководителей проектов, которым необходима настольная система для независимого управления проектами, однако не требуется строгая координация с другими руководителями проектов или возможность управления ресурсами с помощью центрального хранилища данных.

MS SharePoint Workspace — именно так теперь звучит название программы, которая ранее именовалась Microsoft Office Groove 2007. Тем самым подчеркивается, что отныне главная задача Groove состоит в дополнении и усилении технологий SharePoint. Однако нынешнюю программу вполне можно использовать в классическом стиле, и даже прежние типы рабочих областей объединяются названием Classic. Новинкой является одноименный тип – SharePoint Workspace, – предназначенный для локального хранения списков и библиотек сайтов SharePoint.

Бизнес без офиса

Думаю, каждого бизнесмена волнует тема снижения постоянных издержек. Содержание офиса — заметная статья затрат для большинства компаний. О том, как обойтись без него, мы сегодня и поговорим. Также мы затронем вопрос организации малого/домашнего офиса (SOHO: small office/home office), что с каждым днем все более актуально, причем не только для мелкого бизнеса.

В силу специфики работы консультанта и тренера, мы также большую часть времени работаем вне офиса (у клиента, в дороге, дома), поэтому в основе этой статьи — во многом и наш опыт.

Итак, для начала давайте ответим себе на вопрос, зачем нам офис. Вот некоторые из его функций:

  • Рабочие места для руководителей и сотрудников
  • Место, способ и средство коммуникации. Как следствие — интеграция персонала, ведь именно офис для большинства сотрудников ассоциируется с организацией
  • Способ контроля работы персонала
  • Представительские функции
  • Место официальной регистрации компании: юридический адрес

В то же время офис имеет и ряд минусов:

  • Высокие постоянные издержки, особенно в престижных местах
  • В крупных городах — огромные потери времени. Например, в Москве дорога до него может занимать до 3 и более часов, особенно на машине
  • Демотивация квалифицированного и творческого персонала: офис создает ощущение рутины, скуки, принудиловки.

Как же быть? Всем ли и всегда ли нужен офис? Здесь нет единственно правильного решения. Однако есть ряд соображений, которые вы можете попробовать примерить на себя, и, возможно, оптимизировать свой бизнес.

С точки зрения ТРИЗ («Теория решения изобретательских задач» — наука об изобретательстве, активно применяющаяся и в бизнесе: www.triz-chance.ru, www.triz-ri.ru, www.ariz.ru), идеальный объект — тот, которого нет, но функции его выполняются. Давайте посмотрим, в каких случаях и как мы можем реализовать функции офиса без него.

Рабочие места для руководителей и сотрудников

Во-первых, без офиса точно могут работать многие мелкие компании и структуры MLM. Во-вторых, даже в крупной компании можно выделить категории персонала, которые могут, хотя бы часть рабочего времени в офисе не появляться. Например, программисты, дизайнеры, агенты, работающие в «полях» консультанты и тренеры.

Также вы можете ввести возможность (частично) работать вне офиса в качестве поощрения за те или иные результаты работы сотрудника: для многих это очень важно, а вам — экономия на его рабочем месте.

Замечу, что многие идеи, изложенные в этой статье, применимы не только к сотрудникам, работающим вне офиса, но и к руководителям небольших компаний, которые хотят удаленно контролировать свой офис.

Здесь есть несколько но:

  • Функционал должен допускать такой режим работы
  • Человек должен быть достаточно опытным и лояльным компании
  • Сотрудник не должен относиться к категории «вечных лентяев», которых надо постоянно «пинать»
  • Необходимо наладить эффективную коммуникацию и систему контроля, о чем мы поговорим ниже
  • При необходимости сотрудник должен быть обеспечен необходимыми техническими средствами.

Место, способ и средство коммуникации. Интеграция персонала

Это действительно важнейшая функция офиса, и полностью личных встреч не избежать. Однако существенно снизить их число реально. Здесь нам на помощь приходят такие технические средства как телефоны, ICQ, Skype (аудио-видео связь через Интернет), защищенная корпоративная сеть (VPN) и т.д., которые позволяют всему коллективу быть в контакте независимо от физического местоположения. Например, у себя мы недавно ввели обязательные регулярные аудио- и видеоконференции. Замечу, что в Skype это совершенно бесплатно. В последнее время стало особенно удобно применять все эти средства (Интернет есть почти везде, например, через WiFi), и с каждым днем это становится все проще.

И еще один важный аспект. Для компании очень важен входящий телефонный номер, который она указывает в рекламе и на который звонят клиенты и партнеры. И очень часто для многих, даже крупных организаций физический переезд означает смену номеров, что равнозначно потере значительных инвестиций. Уже несколько лет есть решение этой проблемы, особенно актуальное при работе части сотрудников все основного офиса.

Сейчас множество компаний (например, https://www.mangotele.com/) предоставляют «виртуальный телефонный номер», а дальше вы задаете, на какие телефонные номера (в том числе и мобильные) переключать звонки. Если первый занят или не отвечает заданное время, система переводит на второй, и так далее, возможен перебор номеров по кругу. Кстати, номер получается многоканальный. Естественно, можно настраивать голосовое приветствие, мелодию ожидания и т.п., а также все это мгновенно перенастраивать через Интернет. Можно переводить звонки между номерами сотрудников. Можно принимать факсы. Есть система детальной статистики по всем звонкам, и т.п.

Какая техника нужна сотруднику, работающему все офиса, зависит от должности:

  • Мобильный телефон и требование держать его включенным в рабочее время. Если работа не связана с общением, то фирма не обязана его оплачивать
  • Ноутбук: как правило, он принадлежит компании. В нем у мобильного сотрудника все: и контакты, и документы, и все остальное. Фактически, это и есть его рабочее место
  • Карманный компьютер (КПК, PDA): очень полезная вещь для мобильного персонала. Казалось бы — зачем? Ведь есть ноутбук. Однако у КПК есть ряд ценнейших функций и свойств:
    • Он маленький, им можно пользоваться в транспорте и т.д.
    • Во многих случаях он полностью заменяет ноутбук: база контактов, ежедневник, Интернет, почта, Word, Excel, PowerPoint — и все это синхронизируется с компьютером
    • Можно использовать его как диктофон
    • Можно читать книги и другие материалы, смотреть учебные фильмы, использовать словари
    • И многое-многое другое. Я уже пару лет не представляю своей работы без своего «маленького секретаря».
  • Иногда — диктофон, фотоаппарат, мультимедийный проектор и прочее, но это надо далеко не всем.

Способ контроля работы персонала

Вполне реально наладить эффективную систему дистанционного контроля. Во-первых, создать систему мотивации, которая нацеливает сотрудника на результат.

Во-вторых, создать систему регулярной отчетности, из которой Вы понимаете, как работает сотрудник.

В-третьих, использовать все вышеописанные средства связи.

Представительские функции

То есть место, где вы встречаете своих клиентов и партнеров. Здесь все зависит от деятельности компании, и данные соображения применимы не везде. Однако, по нашему опыту, встречи на территории клиента или в ресторанах и кафе проходят эффективнее. Более того, клиенту приятно, что компания идет ему на встречу и ее представитель готов приехать к нему в офис: опять же в крупных городах это экономия времени клиента. Часто это хорошая стартовая точка для долгого сотрудничества.

Место официальной регистрации компании

С юридическим адресом сейчас все строже. Все чаще налоговая инспекция блокирует расчетный счет компании за несовпадение физического и юридического адресов. Так что, похоже, хотя бы маленький офис все же нужен, если вы работаете официально.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector