Letysite.ru

IT Новости с интернет пространства
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Модули в access

Cоздание модуля формы в СУБД Access 2003

Cоздание модуля обработки некоторого события в Access 2003

Итак, в СУБД Access 2003 для каждого объекта (окон, меню, кнопок и т.д.) определены возможные события. Необходимо отметить, что события можно разделить на несколько типов: события мыши, клавиатуры, печати, окна, данных и т.д. Щелчки мыши, нажатия клавиш клавиатуры и т.д. — это события, которые возникают от действия пользователей. Отклики на события, которые возникают от действий пользователей, могут быть в СУБД Access 2003 реализованы в виде модулей. Основное содержание модулей — это процедуры на языке VBA.

Рассмотрим создание модуля формы (процедуры на языке VBA) путем обработки некоторого события, связанного с каким-либо элементом формы, например с нажатием кнопки. Здесь рассматриваемое событие – нажатие, а элемент формы – кнопка. Нажатие осуществляется с помощью мыши. Нажатие кнопки — это одно из наиболее широко распространенных событий.

Сначала создадим новую форму в базе данных Access 2003. Для этого на вкладке Формы в окне базы данных Access 2003 щелкаем на пиктограмме Создать, и в появившемся окне Новая форма выбираем способ создания формы — Конструктор. Далее щелкаем на кнопке ОК.

В открывшуюся пустую форму, которая не содержит ни одного модуля, вставляем кнопку. Для этого на панели элементов выбираем элемент Кнопка и щелкаем на ней, затем указатель мыши переводим в область формы и щелкаем в области данных. Таким образом, рисуем кнопку в форме.

Переименуем кнопку1 в кнопку Пуск (изменим подпись непосредственно на кнопке) и присвоим ей имя cmdPusk (cmd или command button- командная кнопка) в окне диалога Кнопка: Кнопка1.

Сохраним форму под названием FormaP.

Далее в форме, открытой в режиме конструктор, щелкаем на кнопке Пуск и в диалоговом окне «Кнопка: cmdPusk» на вкладке События выбираем событие — Нажатие кнопки. Необходимо отметить, что все события, на которые может реагировать кнопка, перечислены на вкладке События.

Затем щелкаем на кнопке с тремя точками в окне диалога «Кнопка: cmdPusk» или на пиктограмме Построитель на панели инструментов.

Откроется окно диалога Построитель, в котором выделяем команду Программы, и нажмем ОК.

Запускается редактор Visual Basic и в окне «Project — Деканат» отображается иерархическое дерево объектов приложения «Деканат (Training_students_O)», в котором появился новый модуль формы Form_ FormaP.

А в окне редактора кода (Code) будет отображаться код программы для кнопки Пуск.

В окне редактора кода Training_students_O — Form_FormaP (Code) отображается код модуля объекта, который содержит непосредственно код программы на Visual Basic. Этот модуль содержит первый и последний операторы процедуры, т.е. представляет собой заготовку процедуры Click, которая доступна только внутри модуля формы FormaP или модуля классов. Здесь Privat означает, что данная процедура может применяться только внутри конкретного модуля. Тип процедуры Sub — это процедура-подпрограмма. Далее отображается имя процедуры события — cmdPusk_Click (). Имя процедуры состоит из имени объекта cmdPusk, подчеркивания и названия события Click (). В конце модуля отображается опрератор End Sub — завершение процедуры.

Процедура обработки события Click (нажатия кнопки) объекта cmdPusk — это инструкция или набор взаимосвязанных инструкций, которые должны быть заключены между операторами Privat Sub cmdPusk_Click () и End Sub. Нажатие кнопки будет автоматически запускать процедуру событий. Какие инструкции может выполнять кнопка при нажатии? Примеры процедур, которые обрабатывают события Click, рассмотрим в следующей статье.

Copyright

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Модули класса

Вторым типом модуля в Access является модуль класса. Модуль класса отличается от стандартного модуля тем, что, кроме процедур, он содержит описание объекта и используется для создания объектов. Процедуры, определенные в этом модуле, являются методами и свойствами объекта. Примерами модулей класса являются модули форм и отчетов.

Модули форм и отчетов связаны с конкретной формой или отчетом и содержат процедуры обработки событий для этой формы или отчета. Модуль формы не создается сразу при создании новой формы. Он создается и связывается с формой, как только вы попытаетесь создать первую процедуру обработки событий для этой формы или одного из элементов управления формы или же нажмете кнопку Программа (Code) в окне Конструктора формы.

Чтобы убедиться в этом, откройте любую форму приложения «Борей» (Northwind) в режиме Конструктора и посмотрите свойства этой формы. На вкладке Другие (Others) есть свойство Наличие модуля (Has Module). Оно должно иметь значение Нет (No). После нажатия кнопки Программа (Code), которая служит для открывания редактора кода VBA, значение этого свойства изменится на Да (Yes) (рис. 13.9).

Рис. 13.9. Диалоговое окно свойств формы

В окне редактора VBA отображается объект Форма (Form), а справа — поле со списком событий, которые могут обрабатываться процедурами VBA (рис. 13.10).

Рис. 13.10. Окно редактора кода VBA

Если в модуле для некоторого события существует процедура, то это событие выделяется в списке жирным шрифтом. В данном случае таких событий нет, т. к. обработка событий в форме «Клиенты» (Customers), которую мы открыли, выполняется с помощью макросов. При попытке открытия редактора VBA автоматически создается модуль формы, который будет иметь название Fогm_Клиенты (Form_Customers).

Если теперь закрыть окно редактора кода, а затем форму, то, хотя мы не вносили никаких изменений в форму, на экране появится вопрос: Сохранить изменения макета или структуры формы Клиенты? (Do you want to save changes to the design of form ‘Customers’?). Вопрос связан с появлением модуля формы. Если вы ответите Нет (No), модуль не будет сохранен.

Для того чтобы из программы VBA открыть форму и изменить какие-либо свойства формы или элементов управления формы, можно использовать два метода.

  • Макрокоманду OpenForm, как метод объекта DoCmd, например:
  • Ссылку на соответствующий модуль класса, например:

В том и в другом случае при выполнении открывается стандартный экземпляр формы «Товары» (Products) и подменяется источник записей для этой формы.

VBA позволяет открывать сразу несколько экземпляров класса формы. Это может потребоваться, например, когда хотят показать в разных окнах головную организацию и дочернюю фирму. Информация о той и другой может храниться в разных записях одной таблицы, и вам необходимо открыть два экземпляра одной формы с разными записями в каждом экземпляре.

Класс формы может иметь только один стандартный экземпляр, поэтому в данном случае придется создать нестандартный экземпляр формы. Для этого в программе нужно описать переменную, типом которой является имя модуля класса формы, при этом в описание переменной включить ключевое слово New. Например, следующая команда создает новый экземпляр формы » Клиенты» (Customers) и связывает его с переменной типа Form:

Теперь изменим источник данных для этой формы, расположение на экране (иначе формы просто перекроются) и присвоим свойству Вывод на экран (Visible) значение Да (Yes):

frm.RecordSource = «Наша организация» DoCmd.MoveSize 1440, 2400 frm.Visible = True

Для изменения положения на экране используется макрокоманда СдвигРазмер (MoveSize), в которой в данном случае задаются координаты верхнего левого угла окна формы относительно главного окна Access.

Замечание

Для того чтобы второй экземпляр формы не исчез с экрана сразу после появления, переменная frm должна быть описана на уровне модуля, т. е. объявлена в разделе (Declarations ) модуля с помощью ключевого слова Private.

Значения свойств формы или элементов управления формы относятся только к текущему экземпляру формы и не сохраняются после того, как он закроется. Это является отличием модуля класса от стандартного модуля: они по-разному хранят данные. В стандартном модуле можно объявить переменную Public, и она, будучи установлена, сохраняет свое значение до тех пор, пока явно не будет изменена другой командой в любом другом модуле. В модуле класса данные относятся к одному экземпляру класса, т. е. одному объекту. Они появляются, когда объект создается, и исчезают, когда исчезает объект. Это означает, что переменные Public в модуле класса могут быть доступны только до тех пор, пока существует переменная, содержащая ссылку на отдельный экземпляр класса. Это утверждение справедливо также для процедур, объявленных Public.

Читать еще:  Картинки на рабочий стол офис

Формы и отчеты являются стандартными классами объектов в Access, однако можно использовать модули класса для создания пользовательских объектов. Имя, под которым сохраняется модуль класса, становится именем специального объекта. Процедуры типа Sub и Function, определенные в модуле класса, при этом станут методами объекта, а процедуры типа Property Let, Property Get и Property Set-свойствами объекта. Для описания метода, не возвращающего никакого значения, используется процедура Sub, а для метода, возвращающего значение, — процедура Function. Процедура Property Get возвращает значение свойства объекта. Процедура Property Set присваивает значение свойству объекта. Процедура Property Let устанавливает значение свойства, не принадлежащего объекту. Более детальные сведения об этих процедурах можно получить из справки Access, набрав в качестве критерия поиска имя процедуры: Property Let, Property Get и Property Set соответственно.

Точно так же, как и в модуле формы, новый экземпляр объекта создается путем объявления переменной, например:

После этого обращение к его методам и свойствам осуществляется с помощью данной переменной. Например, если в модуле определена процедура MyProcedure, для того чтобы выполнить эту процедуру, используется выражение

Использование модулей в MS Access

Теперь, когда у вас уже есть небольшой опыт создания макроса, рассмотрим пример использования модуля в MS Access. Для создания модулей необходимо иметь первоначальные знания по языку программирования Visual Basic. Прежде чем приступить к созданию модуля, рассмотрим несколько ключевых понятий. В MS Access существуют два основных типа модулей: модули класса и стандартные модули. Каждая процедура в модуле может быть либо процедурой-функцией Function, либо процедурой-подпрограммой Sub.

Модули класса. Модули форм и модули отчетов являются модулями класса, связанными с определенной формой или отчетом. Они часто содержат процедуры обработки событий, запускаемые в ответ на событие в форме или отчете. Процедуры обработки событий используются для управления поведением формы или отчета и их откликом на события, такие, как нажатие кнопки.

При создании первой процедуры обработки события для формы или отчета автоматически создается связанный с ней модуль формы или отчета. Для просмотра модуля для формы или отчета достаточно нажать кнопку «Программа» на панели инструментов в режиме конструктора.

В процедурах модулей форм и отчетов могут содержаться вызовы процедур, добавленных в стандартные модули.

Стандартные модули. В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом, а также часто используемые процедуры, которые могут быть запущены из любого окна базы данных.

Для просмотра списка стандартных модулей базы данных щелкните Модули в списке Объекты в окне базы данных. Формы, отчеты и стандартные модули выводятся также в окне просмотра объектов.

Процедуры: общие сведения

В языке Visual Basic замкнутыми программными единицами являются процедуры. Процедура содержит набор инструкций и методов, с помощью которых выполняются действия или рассчитывается значение. Например, в следующей процедуре обработки события метод OpenForm открывает форму «Заказы»:

Private Sub ОткрытиеФормыЗаказы_Сlick()

DoCmd.OpenForm «Заказы»

End Sub

Существуют процедуры двух типов: процедура-подпрограмма Sub и процедура-функция Function.

Процедура-подпрограмма Sub, аналогично инструкциям Visual Basic, выполняет действие или набор действий, но не возвращает значение. Пользователь имеет возможность создавать процедуры Sub самостоятельно или использовать процедуры обработки событий, определенные в Microsoft Access.

Каждая форма или отчет в базе данных имеют встроенный модуль формы или модуль отчета, содержащий встроенные процедуры обработки событий, которые выполняются в ответ на события, возникающие в форме или отчете и в элементах управления в форме или отчете. После того как Microsoft Access определит, что событие возникло в форме, отчете или в элементе управления, автоматически запускается процедура обработки события, имя которой образуется как комбинация имен объекта и события. Например, процедура обработки события позволяет открыть другую форму при нажатии кнопки в форме.

Примечание. При создании объекта с помощью мастера часто автоматически создаются процедуры обработки событий для данного объекта. Для того чтобы понять, как работают процедуры, полезно ознакомиться с такими процедурами, просмотрев их в окне редактора Visual Basic.

Процедура-функция Function (часто такие процедуры называют просто функциями) возвращает значение, например, полученное в результате расчетов. Visual Basic включает ряд встроенных функций; например, функция Now возвращает текущее значение даты и времени. Выражения, содержащие функции, широко используются в Microsoft Access, например, в аргументах инструкций или методах Visual Basic, при указании значений свойств и при определении условий в запросах или фильтрах. В дополнение к встроенным функциям пользователь имеет возможность самостоятельно создавать функции, которые называют специальными или пользовательскими функциями.

Ниже приводится пример процедуры Function с именем «НачалоСледующегоМесяца», которая возвращает дату первого дня следующего месяца:

Function НачалоСледующегоМесяца()

НачалоСледующегоМесяца=DateSerial(Yеаг(Now), Month(Now) +1,1)

End Function

Данная функция состоит из единственной инструкции присваивания, в которой результат выражения (стоящего справа от знака равенства) присваивается функции «НачалоСледующегоМесяца» (имя которой стоит слева от знака равенства). Результат рассчитывается с помощью встроенных функций Visual Basic DateSerial, Year, Now и Month.

После создания функции ее можно использовать в Microsoft Access в любых выражениях. Например, чтобы сделать дату первого дня следующего месяца значением, которое поле получает по умолчанию, следует в окне свойств определить свойство этого поля Значение по умолчанию (DefaultValue) с помощью следующего выражения: =НачалоСледующегоМесяца().

Примечание. Для того чтобы использовать функцию в качестве значения свойства, ее необходимо поместить в модуль формы или отчета или в стандартный модуль. Нельзя использовать в виде значения свойства формы или отчета функцию в модуле класса, не связанном с формой или отчетом.

Процедуры Sub и Function могут принимать аргументы.

Создание пользовательских процедур Visual Basic для приложений. Используя в базе данных процедуры Visual Basic, можно управлять взаимодействием таблиц, форм, отчетов и запросов этой базы данных. Существует несколько типов процедур. Можно создать процедуру обработки события, добавив ее код в предопределенные шаблоны в модуле формы или модуле отчета. Можно также создавать собственные процедуры Function и процедуры Sub в стандартных модулях или в модулях класса (которые содержат модули форм и отчетов).

Процедуры, содержащиеся в стандартном модуле или модуле класса, могут быть вызваны из выражений, из других процедур, из процедур обработки событий, из процедур в других стандартных модулях или из макросов. Процедуры обработки событий вызываются автоматически в ответ на события (например, щелчок мыши), возникающие в форме, отчете или элементе управления.

Создание пользовательской функции. Для создания пользовательской функции откройте модуль. Чтобы открыть новый стандартный модуль, щелкните в окне базы данных ярлык Модули в списке Объекты, а затем нажмите кнопку «Создать» на панели инструментов окна базы данных. Для того чтобы открыть существующий стандартный модуль, щелкните ярлык Модули в списке Объекты, выберите модуль, который требуется открыть, а затем нажмите кнопку «Конструктор». Чтобы открыть модуль формы или модуль отчета, откройте форму или отчет в режиме конструктора и нажмите кнопку «Программа» на панели инструментов.

Чтобы открыть новый модуль класса, не связанный с формой или отчетом, выберите команду Class Moduleв меню Insert. Для того чтобы открыть существующий модуль класса, щелкните ярлык Модули в списке Объекты, выберите модуль, который требуется открыть, а затем нажмите кнопку «Конструктор» на панели инструментов окна базы данных.

Объявите функцию, введя инструкцию Function. Введите имя функции, а следом все аргументы функции в круглых скобках. Например, следующая инструкция описания функции IsLoaded указывает строковый аргумент strFormName:

ПРИМЕНЕНИЕ МОДУЛЕЙ В СУБД ACCESS

Понятие модуля

Модули, также как и макросы используются для автоматизации приложений. Имеются рекомендации по применению макросов и модулей.

Читать еще:  Вне офиса как писать

Когда следует использовать макросы

Используют макросы в приложении в тех случаях, когда:

  • § не требуется отслеживать и обрабатывать ошибки;
  • § не нужно вычислять или устанавливать параметры, передаваемые событиями, такими как после подтверждения Del, до подтверждения Del, ошибка, клавиша вниз, нажатие клавиши, клавиша вверх, кнопка вниз, перемещение указателя, кнопка вверх, отсутствие в списке, при обновлении;
  • § приложение содержит всего несколько форм и отчетов;
  • § приложение будет использоваться непрофессиональными программистами, которым тем не менее хотелось бы понять его работу или расширить его функции;
  • § вы разрабатываете прототип приложения, и для демонстрации своего проекта вам нужно быстро автоматизировать выполнение некоторых задач.

Ниже приведен перечень задач, которые можно решить только с помощью макросов:

  • § создание специальных меню и подчиненных меню для форм;
  • § определение альтернативных действий для определенных нажатий клавиш;
  • § создание на панели инструментов кнопки, запускающей макрос или процедуру пользователя;
  • § управление запуском приложения при открытии базы данных.

Согда следует использовать VBA

Хотя макросы являются чрезвычайно мощным средством, все-таки существуют задачи, не разрешимые с помощью макросов, либо задачи, при решении которых предпочтительнее использовать процедуры VBA.

Используют процедуры VBA вместо макросов в тех случаях, когда:

  • § нужно отслеживать и обрабатывать ошибки в приложении;
  • § вы хотите создать свою функцию;
  • § требуется проводить обработку событий с передачей или получением параметров;
  • § во время работы приложения вам нужно создавать новые объекты (таблицы, запросы, формы или отчеты);
  • § приложение должно взаимодействовать с другим приложением Windows, используя динамический обмен данными (DDE) или механизм управления объектами OLE (OLE Automation);
  • § необходим прямой доступ к функциям Windows API;
  • § нужно поместить часть программ приложения в библиотеку;
  • § вы хотите обрабатывать отдельные записи, а не наборы записей;
  • § для работы со связанными таблицами необходимо использовать некоторые функции исходных систем управления базами данных (процедуры SQL Server или средства определения данных);
  • § необходимо создать приложение с высокой производительностью. В связи с тем, что модули компилируются, они выполняются несколько быстрее, чем макросы. Возможно, вы заметите эту разницу лишь на медленных процессорах.

Среда Visual Basic для приложений

Visual Basic для приложений заменил язык программирования Access Basic, который использовался в предыдущих версиях Access. VBA и Access Basic очень похожи; на самом деле оба происходят из одного раннего общего проекта. В последние годы VBA стал общим языком программирования для приложений Microsoft Office, включая Access, Microsoft Excel и Microsoft Project.

Наличие общего языка программирования для нескольких приложений обеспечивает ряд преимуществ. Достаточно знать один язык программирования, и можно интегрировать объекты в другие приложения с помощью VBA и механизма управления объектами OLE (OLE Automation). В дополнение к этим очевидным достоинствам VBA предоставляет более развитую среду по сравнению с Access Basic, в частности цветовое выделение различных синтаксических элементов и окно просмотра объектов. Кроме того, он имеет улучшенные средства отладки, которые помогут вам убедиться, что разработанная программа функционирует должным образом.

Все написанные программы хранятся в модулях. База данных может содержать два вида модулей: общие (стандартные), являющиеся объектами базы данных (процедуры преобразования), и модули форм или отчетов, которые являются частью этих объектов (процедуры обработки событий).

Чтобы увидеть общие модули открытой базы данных, необходимо в окне базы данных перейти на вкладку Модули. Общие модули используются для создания и хранения процедур, которые будут выполняться из запросов или из нескольких форм или отчетов приложения. Процедуры, определенные в общем модуле, могут быть вызваны из любого места в приложении. Чтобы создать новый модуль, нажмите кнопку «Создать». Разумно называть модули в соответствии с назначением. Например, модуль, содержащий процедуры, выполняющие вычисления для запросов, может быть назван modQuery Functions (Функции Запросов), а модуль с процедурами, предназначенными для непосредственной работы с функциями Windows, может быть назван modWindowsAPI Functions.

Модули форм и отчетов

Каждая форма или отчет содержат встроенный модуль, облегчающий создание процедур обработки событий, возникающих в форме или отчете. В такой модуль можно включить любые процедуры, доступные только из данной формы или отчета. Имеется возможность отредактировать модуль формы или отчета, открыв соответствующую форму или отчет в режиме конструктора и нажав кнопку Программа на панели инструментов или выполнив команду Вид > Программа. Модули форм или отчетов имеют два важных преимущества перед общими модулями:

  • § Процедуры, необходимые для автоматизации работы формы или отчета, хранятся вместе с данной формой или отчетом и поэтому нет необходимости запоминать имя модуля, в котором находятся эти процедуры.
  • § Access загружает общий модуль базы данных при первом обращении к любой процедуре или ссылке на переменную модуля и оставляет его в памяти до закрытия базы данных. Модуль формы или отчета загружается только при открытии соответствующего объекта. В связи с этим на модули форм или отчетов расходуется память только при работе с соответствующими объектами.

При открытии модуля в режиме конструктора Access выводит окно, содержащее раздел описаний, в котором объявляются переменные, общие для всех процедур данного модуля.

В верхней части окна модуля под строкой заголовка находятся два поля со списком:

Объект: при редактировании модуля формы или отчета служит для выбора в раскрывающемся списке форму или отчет, либо раздел или элемент управления формы или отчета, генерирующий событие.

Процедура: содержит доступные процедуры обработки событий для выбранного объекта, причем уже созданные процедуры выводятся полужирным шрифтом. Процедура, указанная в раскрывающемся списке, выводится в окне модуля. При открытии общего модуля этот список содержит все процедуры, включенные в него.

Чтобы создать новую процедуру в текущем модуле, введите на любой строке инструкцию Function или Sub и нажмите клавишу enter. (Можно также воспользоваться кнопкой Вставить процедуру на панели инструментов или командой Вставка >* Процедура.) Access вставит в модуль новую процедуру, добавив инструкцию End Function или End Sub (создаваемая процедура не внедряется в текущую). После ввода новой строки программы и нажатия клавиши enter Access проверяет синтаксис введенной строки и сообщает об обнаруженных ошибках.

При работе с модулем формы или отчета вы можете выбрать объект в поле со списком Объект, а затем открыть список процедур с перечнем возможных событий для объекта. Имя события, для которого уже создана процедура обработки, выводится полужирным шрифтом. Выберите имя события, отображенное шрифтом обычного начертания, и создайте для него процедуру обработки.

Окно отладки — это, пожалуй, одно из наиболее полезных средств при работе с модулями. Находясь в окне модуля, вы можете открыть окно отладки (рис. 21.4), нажав кнопку Окно отладки на панели инструментов или выбрав команду Вид > Окно отладки. (Окно отладки можно также открыть с помощью комбинации клавиш ctrl-g.)

В окне отладки вы можете немедленно выполнить любую синтаксически правильную инструкцию VBA. Например, вы можете присвоить значение Winthrop переменной gstrWhereClub, если введете с клавиатуры

gstrWhereClub = «Winthrop» а затем нажмете клавишу enter.

Основные сведения о базах данных

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Эта статья содержит краткие сведения о базах данных: что это, чем они могут быть полезны, каковы функции их отдельных элементов. Здесь используется терминология, свойственная Microsoft Access, однако описываемые понятия применимы по отношению к любым базам данных.

В этой статье:

Что представляет собой база данных?

Базы данных — это инструмент для сбора и структурирования информации. В базе могут храниться данные о людях, товарах, заказах и о многом другом. Многие базы данных изначально представляют собой небольшой список в текстовом редакторе или электронной таблице. По мере увеличения объема данных в списке постепенно появляются несоответствия и излишняя информация. Информация, отображенная в виде списка, становится непонятной. Кроме того, ограничены способы, с помощью которых можно искать и отображать подмножества данных. Как только начинают появляться эти проблемы, мы рекомендуем перенести всю информацию в базу данных, созданную в системе управления базами данных (СУБД), такой как Access.

Читать еще:  Скачать активатор офис 365 через торрент

Компьютерная база данных — это хранилище объектов. В одной базе данных может быть больше одной таблицы. Например, система отслеживания складских запасов, в которой используются три таблицы, — это не три базы данных, а одна. В базе данных Access (если ее специально не настраивали для работы с данными или кодом, принадлежащими другому источнику) все таблицы хранятся в одном файле вместе с другими объектами, такими как формы, отчеты, макросы и модули. Для файлов баз данных, созданных в формате Access 2007 (который также используется в Access 2016, Access 2013 и Access 2010), используется расширение ACCDB, а для баз данных, созданных в более ранних версиях Access, — MDB. С помощью Access 2016, Access 2013, Access 2010 и Access 2007 можно создавать файлы в форматах более ранних версий приложения (например, Access 2000 и Access 2002–2003).

Использование Access позволяет:

добавлять новую информацию в базу данных, например новый артикул складских запасов;

изменять информацию, уже находящуюся в базе, например перемещать артикул;

удалять информацию, например если артикул был продан или утилизирован;

упорядочивать и просматривать данные различными способами;

обмениваться данными с другими людьми с помощью отчетов, сообщений электронной почты, внутренней сети или Интернета.

Элементы базы данных Access

Ниже приведены краткие описания элементов стандартной базы данных Access.

Таблицы

Таблица базы данных похожа на электронную таблицу — и там, и там информация расположена в строках и столбцах. Поэтому импортировать электронную таблицу в таблицу базы данных обычно довольно легко. Основное различие заключается в том, как данные структурированы.

Чтобы база данных была как можно более гибкой и чтобы в ней не появлялось излишней информации, данные должны быть структурированы в виде таблиц. Например, если речь идет о таблице с информацией о сотрудниках компании, больше одного раза вводить данные об одном и том же сотруднике не нужно. Данные о товарах должны храниться в отдельной таблице, как и данные о филиалах компании. Этот процесс называется нормализацией.

Строки в таблице называются записями. В записи содержатся блоки информации. Каждая запись состоит по крайней мере из одного поля. Поля соответствуют столбцам в таблице. Например, в таблице под названием «Сотрудники» в каждой записи находится информация об одном сотруднике, а в каждом поле — отдельная категория информации, например имя, фамилия, адрес и т. д. Поля выделяются под определенные типы данных, например текстовые, цифровые или иные данные.

Записи и поля можно описать по-другому. Представьте старый библиотечный карточный каталог. Каждой карточке в шкафу соответствует запись в базе данных. Блоки информации на карточке (автор, название книги и т. д.) соответствуют полям в базе данных.

Дополнительные сведения о таблицах см. в статье Общие сведения о таблицах.

Формы

С помощью форм создается пользовательский интерфейс для ввода и редактирования данных. Формы часто содержат кнопки команд и другие элементы управления, предназначенные для выполнения различных функций. Можно создать базу данных, не используя формы, если просто отредактировать уже имеющуюся информацию в таблицах Access. Тем не менее, большинство пользователей предпочитает использовать формы для просмотра, ввода и редактирования информации в таблицах.

С помощью кнопок команд задаются данные, которые должны появляться в форме, открываются прочие формы и отчеты и выполняется ряд других задач. Например, есть «Форма клиента», в которой вы работаете с данными о клиентах. И в ней может быть кнопка, нажатием которой открывается форма заказа, с помощью которой вы вносите информацию о заказе, сделанном определенным клиентом.

Формы также дают возможность контролировать взаимодействие пользователей с информацией базы данных. Например, можно создать форму, в которой отображаются только определенные поля и с помощью которой можно выполнять только ограниченное число операций. Таким образом обеспечивается защита и корректный ввод данных.

Дополнительные сведения о формах см. в статье Формы.

Отчеты

Отчеты используются для форматирования, сведения и показа данных. Обычно отчет позволяет найти ответ на определенный вопрос, например «Какую прибыль в этом году принесли нам наши клиенты?» или «В каких городах живут наши клиенты?» Отчеты можно форматировать таким образом, чтобы информация отображалась в наиболее читабельном виде.

Отчет можно сформировать в любое время, и в нем всегда будет отображена текущая информация базы данных. Отчеты обычно форматируются таким образом, чтобы их можно было распечатать, но их также можно просматривать на экране, экспортировать в другие программы или вкладывать в сообщения электронной почты.

Дополнительные сведения об отчетах читайте в статье Общие сведения об отчетах в Access.

Запросы

Запросы могут выполнять множество функций в базе данных. Одна из их основных функций — находить информацию в таблицах. Нужная информация обычно содержится в нескольких таблицах, но, если использовать запросы, ее можно просматривать в одной. Кроме того, запросы дают возможность фильтровать данные (для этого задаются критерии поиска), чтобы отображались только нужные записи.

Используются и так называемые «обновляемые» запросы, которые дают возможность редактировать данные, найденные в основных таблицах. При работе с обновляемым запросом помните, что правки вносятся в основные таблицы, а не только в таблицу запроса.

Есть два основных вида запросов: запросы на выборку и на изменение. Запрос на выборку только находит данные и предоставляет к ним доступ. Результаты такого запроса можно просмотреть на экране, распечатать или скопировать в буфер обмена, а также использовать в качестве источника записей для формы или отчета.

С помощью запроса на изменение, как видно из названия, можно выполнять определенные операции с найденными данными: создавать таблицы, добавлять информацию в уже существующие таблицы, а также обновлять или удалять данные.

Дополнительные сведения о запросах см. в статье Знакомство с запросами.

Макросы

Макросы в Access — это нечто вроде упрощенного языка программирования, с помощью которого можно сделать базу данных более функциональной. Например, если к кнопке команды в форме добавить макрос, то он будет запускаться всякий раз при нажатии этой кнопки. Макросы состоят из команд, с помощью которых выполняются определенные задачи: открываются отчеты, выполняются запросы, закрывается база данных и т. д. Используя макросы, можно автоматизировать большинство операций, которые в базе данных вы делаете вручную, и, таким образом, значительно сэкономить время.

Дополнительные сведения о макросах см. в статье Общие сведения о программировании в Access.

Модули

Подобно макросам, модули — это объекты, с помощью которых базу данных можно сделать более функциональной. Но если макросы в Access составляются путем выбора из списка макрокоманд, модули создаются на языке Visual Basic для приложений (VBA). Модули представляют собой наборы описаний, инструкций и процедур. Существуют модули класса и стандартные модули. Модули класса связаны с конкретными формами или отчетами и обычно включают в себя процедуры, которые работают только с этими формами или отчетами. В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом. Стандартные модули, в отличие от модулей класса, перечисляются в списке Модули в области навигации.

Дополнительные сведения о модулях см. в статье Общие сведения о программировании в Access.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector