Letysite.ru

IT Новости с интернет пространства
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Автосумма в опен офис

Информатика в экономике и управлении

Свободное программное обеспечение для бизнеса и дома.

Страницы блога

четверг, 27 августа 2015 г.

Сумма, автосумма и некоторые другие секреты LibreOffice Calc

О чем будем говорить

Прикидка суммы

Сумма

SUM(Число1; Число2; . ; ЧислоN)

Автосумма в LibreOffice Calc

SUM как формула массива и суммирование по условию

В ячейке I2 написана формула

Первая часть A3:A300>=F1 — это условие выше какой даты будут суммироваться числа, вторая часть A3:A300 — ниже какой даты. A3 — это начало диапазона дат, A300 — это конец диапазона, для примера 300 даже много, в реальности это будет предполагаемая ячейка, докуда вы хотите вести свой диапазон. Перемножая эти две части мы получаем матрицу истинности, где те числа, которые соответствуют необходимым датам будут равны 1, а остальные 0. В третьей части мы имеем массив с расходами и естественно, если мы умножаем на ноль, то в ответе будет ноль, а если на единицу, то значение будет равно значению ячейки. Таким образом мы получаем матрицу с нулями и необходимыми значениям. То есть, если это всё представить в развернутом виде, то будет примерно так SUM(0;0;…;0;отобранные значения; 0; 0; …; 0) . Для того чтобы эта формула начала работать, мы должны её сделать формулой массива, для этого, вместо обычного нажатия Enter нам нужно нажать сочетание Ctrl+Shift+Enter. Знаком, что вы всё сделали правильно, будет заключение формулы в фигурные скобки
<=SUM((A3:A300>=F1)*(A3:A300

Не выставляйте скобки сами своими руками — это не поможет, необходимо правильно завершить ввод формулы. Если вы используете автоматический поиск заголовков в столбцах и строках, то эту формулу можно переписать следующим образом:

Завершив введение Ctrl+Shift+Enter, мы получим тот же результат, но нам не придётся заботиться о величине диапазона, а главное легко его менять и автоматически получать обновленный результат. Эффекта этого примера, поиска по нескольким условиям, можно также достичь при помощи формулы SUMIFS. Приведу ещё один пример. В начале 2011 года был открыт отчет об ошибке 35636, связанный с тем, что формула SUMIF не принимала как условие пусто («»). Исправили эту ошибку только в апреле 2015 года. Одним из способов обхода этой проблемы было использование формулы SUM как формулы массива в таком виде:

Я думаю, понятно, что во втором параметре будет создаваться матрица истинности, умножение на которую все ненужные значения превращает в ноль, и, в итоге, мы получаем сумму значений, соответствующих пустым ячейкам.

Автоматическое расширение диапазона при добавлении ячейки в конец

LibreOffice Calc при добавлении ячейки в середину диапазона, автоматически расширяет его в параметре формулы. Но если мы сделаем сумму этих ячеек в конце диапазона, например, используя атосумму, а затем попытаемся в конец суммируемого диапазона добавить ячейку, то Calc не включит её в сумму. Чтобы обойти это ограничение можно использовать ссылку на конец диапазона функцией OFFSET . Я не буду останавливаться на этой функции подробно, приведу только её синтаксис и объяснения, необходимые для этого примера.

OFFSET(Ссылка; Строки; Столбцы; Высота; Ширина)

Ссылка — это ячейка или диапазон ячеек, от которого начинается отсчет для смещения. Строки — это смещение в строках от ссылки, положительные числа будут смещать вниз, отрицательные вверх. Столбцы — смещение по столбцам от ссылки, положительные в право, отрицательные влево. Остальные параметры нам не важны. В нашем примере ссылка — это та ячейка, в которой написана формула для суммирования. Смещение в строках мы указываем на последнюю ячейку в суммируемом диапазоне. Столбцы, в этом примере мы не трогаем. В итоге мы получает формулу такого вида:

Использование автоматического поиска по заголовкам столбцов или строк, работает не совсем так как ожидается. Ставить формулу вплотную к диапазону нельзя. Кроме того, добавлять строку или ячейку необходимо не со строки формулы, а с пустой ячейки между формулой и диапазоном. Как вы понимаете, это недоработка, которая не приносит ожидаемый результат и не позволяет использовать инструмент интуитивно. Для нашего примера формула будет выглядеть так:

Сумма накопленным итогом

Суммирование трехмерных диапазонов (сквозное суммирование)

Когда ряд листов нашей книги электронных таблиц имеет одинаковую разметку, мы можем использовать трёхмерный диапазон для суммирования, иногда на форумах эту операцию называют «сквозное суммирование». Для трёх листов сложение 3 ячеек A1 выглядит следующим образом:

Если же мы складываем диапазоны, то это будет выглядеть так:

=SUM(Лист10.A1:B2:Лист11.A1:B2)
Обратите внимание, что листы, для которых проводится суммирование, должны стоять рядом. Первым в формуле должен быть указан крайний левый лист, а последним крайний правый из диапазона листов для суммирования.

SUMIF — суммирование по условию

Если нам необходимо сложить числа, отвечающие какому-то одному заданному условию, то самый простой способ — это использовать функцию SUMIF(). Синтаксис функции следующий:

SUMIF(Диапазон_для_условия; Условие; Диапазон_суммирования)

Диапазон для условия — это диапазон, в котором мы будет искать значения и сравнивать их с условием. Условие — это само условие. Кстати, оно поддерживает регулярные выражения, что значительно расширяет возможности применения этой формулы. Диапазон суммирования — это диапазон, выборка из которого по заданному условию будет суммироваться. Простой пример, допустим есть диапазон с денежным потоком, положительные числа — прибыль, отрицательные — расходы, нужно узнать сколько пришло, то есть сложить только положительные числа из диапазона:

=SUMIF(‘Денежный поток’;»>0″;’Денежный поток’)

Или очень популярный вопрос «как сложить пустые ячейки» (меня этот вопрос всегда вводит в ступор :). Смысл в том, что мы в одном диапазоне ищем пустые ячейки, а во втором им соответствующие значения складываем:

=SUMIF(Диапазон для поиска;»»;Диапазон суммирования)

Как вы понимаете, диапазон мы можем задавать всеми возможными способами: поиск по заголовку, именованный диапазон, просто указав границы диапазона, даже если диапазон находится в другом файле где-нибудь в сети интернет.

Использование регулярных выражений в условии

Задача посчитать карандаши (27 штук, но в уме не считаем, считаем формулами :). Итак, из выше изложенного понятно, что нам нужно использовать регулярные выражения в условии. Общим фрагментом текста для всех названий карандашей является слово карандаш. И так как у нас есть символы до общего фрагмента и после, то мы должны это указать. Регулярное выражение будет выглядеть так: «.*карандаш.*» . Точка (.) тут будет означать любой символ, звёздочка (*) любое количество символов. Порядок точка-звёздочка обязательный, если вы забудете поставить точку, то будет выдана ошибка, такова специфика регулярных выражений в Calc. Формула для такой таблицы будет выглядеть:

Более продвинутым способом будет регулярное выражение со ссылкой на ячейку, в которой будет задаваться ключевое слово (вводится руками, или выбирается из списка). Допустим что искомое значение задаётся в ячейке D1:

Одно замечание. На сегодняшний день существует ошибка 93510, которая не позволяет использовать регулярные выражения совместно с функцией автоматического поиска заголовков в столбцах и строках, если диапазон состоит из слов. Независимо от значений в диапазоне суммирования, функция всегда возвращает 0. Скорее всего эта ситуация возникает из-за того, что LibreOffice Calc не правильно расставляет приоритеты для заголовков. Обойти эту ошибку можно, если между заголовком и началом значений будет пустая строка, или более элегантный метод, использовать для заголовков объединённые ячейки.

SUMIFS — поиск по многим условиям

В отличии от функции SUMIF функция SUMIFS позволяет задавать от одного до 30 условий. Её синтаксис:

SUMIFS(Диапазон_суммирования;Диапазон_для_условия1; Условие1;…;Диапазон_для_условия30; Условие30)

Я думаю вы понимаете, что в диапазоне суммирования будет стоять диапазон значений, из которого мы хотим складывать числа. Диапазон условия — это там, где мы будем искать. Диапазоны условия и суммирования могут быть одинаковые или разные. Условие — это то, что мы ищем (не забывайте заключать выражение в прямые кавычки(«»). Формула предоставляет возможность избыточного количества условий, думаю, 30 диапазонов и условий, хватит на все случаи жизни. Пример, который я давал, когда рассказывал про SUM как формулу массива, можно переписать так:

SUBTOTAL — сумма видимых ячеек или промежуточные итоги

Конечно мы может воспользоваться SUMIF, SUMIFS или даже формулой массива, но если мы используем фильтры, то самый простой способ использовать SUBTOTAL. Её синтаксис выглядит так:

Номер функции — это номер, за которым закреплена функция используемая для диапазона. Для нашего случая, это 9 . Диапазон — это диапазон, к которому нужно применить функцию. В нашем случае, это диапазон для суммирования. В итоге формула, вписанная в ячейку B10, будет выглядеть так:

Читать еще:  Access 2020 создание форм

Если вы добавляете строки в диапазон, то для автоматического расширения диапазона при добавлении ячейки в конец, можно воспользоваться советом приведённом выше для формулы SUM . Теперь, когда мы будем фильтровать необходимые строки, в ячейке с формулой будет появляться их сумма. Единственное замечание: не забывайте оставлять галочку на пункте «пусто», а то скроется и сам результат.
В справке не указано, но на самом деле это работает: когда мы используем SUBTOTAL без фильтра, то функция с кодами, указанными в справке, не исключает скрытые строки из расчета. Чтобы исключить их, добавьте перед кодом функции 10 . То есть для суммы код 9 не будет исключать скрытые строки, а 109 будет. После скрытия пересчитайте результат нажатием Ctrl+Shift+F9. Обратите внимание, функция SUBTOTAL не включает в расчет ячейки, содержащие предварительные итоги (эту же функцию). Другим способом для решения этих задач может быть использование функции AGGREGATE .

AGGREGATE — суммирование с пропуском скрытых ячеек и ячеек с ошибками

В прошлом примере было показано как суммировать диапазон, исключая скрытые ячейки, но бывают ситуации, когда нужно исключить ещё и ячейки с ошибками или с функциями SUBTOTAL и самой AGGREGATE . Функция AGGREGATE имеет ещё больше возможностей чем SUBTOTAL . Ниже я даю описание её, но так как некоторые параметры этой функции к теме этой статьи не относится, я их не буду касаться. И так как она, к сожалению, до сих пор не описана в справке, если вам нужно уточнить что-то по ней, то лучше пока будет воспользоваться справкой Excel (ну, должны же мы хоть что-то полезное получать от корпорации MS :).
В рамках этой статьи нам интересен следующий синтаксис функции:

AGGREGATE(Номер_функции; Параметры; Диапазон)

Номер_функции — это номер, за которым закреплена функция, использующаяся для диапазона. Для задач этой статьи это номер 9 — сумма.
Параметр — числовое значение, определяющее какие значения при вычислении следует пропускать. Все параметры пронумерованы от 1 до 7. Следующий список показывает номер и краткое описание функции:

  • 0 или опущен — пропускать вложенные функции SUBTOTAL и AGGREGATE .
  • 1 — пропускать скрытые строки и вложенные функции SUBTOTAL и AGGREGATE .
  • 2 — пропускать значение ошибок и вложенные функции SUBTOTAL и AGGREGATE .
  • 3 — пропускать скрытые строки, значения ошибок и вложенные функции SUBTOTAL и AGGREGATE .
  • 4 — ничего не пропускать.
  • 5 — пропускать только скрытые строки.
  • 6 — пропускать только значения ошибок.
  • 7 — пропускать скрытые строки и значения ошибок.

Диапазон — это диапазон ячеек, к которым нужно применить функцию.
Как вы видите, эту функцию можно настроить как нам нравится, но есть и один недостаток. Она умеет работать только со скрытыми строками, и не умеет со скрытыми столбцами. Функции и коды ошибок она позволяет игнорировать как в строках, так и в столбцах.

Можно ли считать в таблицах OpenOffice.org Writer?

Предположим, что Вы имеете два числа в ячейках и и хотите показать
сумму их обоих в ячейке
Сделайте следующее:

Поместите курсор в ячейку и нажмите клавишу ‘ = ‘. Автоматически появляется панель Формула. В крайней левой части панели Вы можете видеть координаты выбранной ячейки.

Нажмите в ячейке . Идентификатор этой ячейки автоматически отображается в строке формулы, и вставляется в ячейку .

Нажмите на клавишу ‘ + ‘.

Нажмите на ячейку . Вы можете видеть окончательную формулу «=sum +» отображаемую и в выбранной ячейке и в строке формулы.

Нажмите клавишу Enter .

Шаблон — это заготовка, которую Вы используете, для создания других документов. Например, Вы можете создать шаблон для бизнеса, который имеет эмблему вашей компании на первой странице. Все новые документы, созданные на основе этого шаблона будут иметь эмблему вашей компании на первой странице.

Использование шаблонов для создания документа:

В главном меню, выберите Файл > Создать > Шаблоны и документы.

Откроется диалоговое окно Шаблоны и Документы .

В поле слева, выберите значок Шаблоны , если он еще не выбран. Список папок шаблонов появляется в центральном поле.

Откройте (двойным щелчком) папку, содержащую шаблон, который Вы хотите использовать. Список всех шаблонов, содержащихся в этой папке, появляется в центральном поле.

Выберите шаблон, который Вы хотите использовать.

Для того, чтобы создать шаблон из документа:

Откройте новый или существующий документ, из которого Вы хотите сделать шаблон.

Добавьте содержание и стили, которые Вы хотите.

В главном меню, выберите Файл > Шаблоны > Сохранить . Откроется диалоговое окно Шаблоны.

В поле Новый шаблон введите имя для нового шаблона.

В списке Категории выберите категорию, для которой Вы хотите назначить шаблон. Категория — просто папка шаблонов, в которой Вы хотите сохранить шаблон.

Нажмите OK. Writer сохранит новый шаблон.

Для создания шаблона с использованием мастера:

В главном меню выберите Файл > Мастер > тип требуемого шаблона

Следуйте командам на страницах мастера. Этот процесс немного отличен для каждого из типов шаблонов, но формат подобен для всех из них.

В последнем разделе мастера, Вы можете определить имя и местоположение для сохранения шаблона. Заданное по умолчанию местоположение — ваш пользовательский каталог шаблонов, но Вы можете выбрать другое местоположение, как Вы предпочитаете.

В завершении, Вы имеете возможность создания нового документа из вашего шаблона немедленно, или вручную сменить шаблон.

Составные документы обычно используются для создания больших документов, таких как книга, диссертация или длинный отчет.

Составной документ особенно полезен в том случае, когда используется большое количество графики, крупноформатные таблицы или другой материал, которые занимают много места и делают размер файла документа очень большим.

Составной документ также используются в том случае, когда различные люди пишут различные главы или другие части полного документа.

Составной документ объединяет содержимое отдельных документов в один больший документ, и приводит к единообразию форматирование, оглавление, список литературы, алфавитный указатель и другие таблицы и списки.

Поля — чрезвычайно полезная возможность Writer. Они используются для данных, которые могут изменяться в документе, таких как текущая дата или общее количество страниц. Чтобы быстро включить или выключить затенение полей, выполните Вид >Затенение полей или нажмите Ctrl+F8 . Вы можете быстро вставить наиболее употребляемые поля в ваш документ используя Вставить > Поля из строки меню и выбрав необходимое поле из списка.

Writer предоставляет несколько мест, где Вы можете хранить информацию на которую ссылаются поля. Мы рассмотрим здесь некоторые из них.

Семь свойств документа (Время, Дата, Название, Тема, Автор, Номер страницы и Количество страниц) находятся в меню Вставить > Поля. Чтобы вставить одно из этих полей, нажмите на него в меню.
Другие свойства документа находятся на закладках Сведения о документе и Документ диалогового окна Поля , вызываемом посредством Вставить > Поля > Дополнительно.

Хотя эти поля часто используются для хранения изменяемой информации, Вы можете сделать содержание неизменным, выбрав флажок Фиксировать содержимое при вставке поля. В случае необходимости, Вы можете возвратиться к этому диалогу позже и снять этот флажок, чтобы сделать поле снова изменяемым.

Вот некоторые удобные клавиатурные команды для использования при работе с полями:
Ctrl+F2 Открыть диалоговое окно Поля.
Ctrl+F8 Включить/выключить затенение полей.
Ctrl+F9 Показать/скрыть имена полей.
F9 Обновить поля.

Автосумма в опен офис

Сегодня мне хочется начать рассказывать о некоторых приемах работы с текстовым редактором Writer, входящего в состав офисного пакета OpenOffice.org (подробнее можно почитать на официальном сайте http://www.openoffice.org).

Вопрос который хотелось бы рассмотреть в первую очередь это автоматическая нумерация рисунков, таблиц, формул. (Пожалуй самый больной вопрос у студентов :))

Возможность автоматической сквозной нумерация формул присутствует в редакторе по умолчанию. Организованна данная возможность посредством инструмента «Автотекст». Для того что бы вставить в текст формулу с автонумерацией необходимо в тексте набрать два символа fn и нажать клавишу F3.

Вот только сквозная нумерация формул меня не устраивала, мне нужна была нумерация в пределах раздела. Покопавшись в документации я нашел решение данного вопроса.

Шаг первый

Для начала нам необходимо создать несколько стилей абзаца, в дальнейшем будем использовать их в качестве заголовков разделов.

Первым делом создадим «Базовый» стиль для всего документа, для этого необходимо открыть панель «Стили и форматирование» (нажать клавишу F11), выбрать стили абзаца (нажав кнопку «Стили абзаца»), выбрать стиль «Базовый» и нажать кнопку «Создать стиль на основе выделенного».

Читать еще:  Скачать ключ офис 16

В появившимся диалоговом окне задать имя стиля, я задал «ZiB – Базовый».

При необходимости произвести изменение параметров, для этого необходимо выбрать из списка созданный стиль («ZiB – Базовый»), нажать правую кнопу мыши и в появившимся контекстном меню выбрать «Изменить…».

Я изменяю некоторые параметры, в частности размер шрифта (12 пт), выравнивание (по ширине), междустрочный интервал полуторный.

На основе созданного базового стиля я как правило создаю ещё два стиля «ZiB – Базовый Отступ» и «ZiB – Базовый По центру». В первом стиле задаю отступ первой строки 1,5 см, а во втором задаю выравнивание «По центру».

Вот теперь можно приступить к созданию стилей для заголовков, для этого аналогичным образом на основе стиля «ZiB – Базовый Отступ» необходимо создать четыре стиля с именами «ZiB – Заголовок 1», «ZiB – Заголовок 2», «ZiB – Заголовок 3», «ZiB – Заголовок 4» (или более в зависимости от количества подпунктов которые вы планируете использовать, просто я более четырех ещё не разу не использовал). Изменение в параметрах стилей нужно сделать два — установить стиль шрифта «полужирный» и на вкладке «Управление» установить следующий стиль «ZiB – Базовый Отступ».

Шаг второй На данном этапе необходимо осуществить привязку созданных стилей к структуре нумерации разделов. Для этого в главном меню выбрать «Сервис»-«Структура нумерации» и для уровней 1-4 указать соответствующий стиль абзаца, а так же указать стиль нумерации и раделитель.

Так же на вкладке позиция необходимо для всех уровней задать разделитель и соответствующие отступы.

После проделанных действий необходимо сохранить документ.

Вроде всё подготовлено, можно перейти к заключительному шагу.

Шаг третий

Вот теперь используя «автотекст» можно создать заготовки для автоматической нумерации рисунков, формул, таблиц и всего что вам угодно 🙂

Так как все действия аналогичны для формул, таблиц и рисунков, я объясню только на примере формул. Выделяем кусочек любого текста в редакторе (необходимо для создания автотекста, иначе не появиться кнопочка создать :)) и нажимаем комбинацию клавиш Ctrl+F3 (или в главном меню «Правка»-«Автотекст…»). В появившимся диалоговом окне выбираем раздел «My auto text», задаем имя «Нумерация формула» и сокращение «ФОР» и жмем кнопку «создать».

Далее необходимо выбрать созданный автотекст и нажать кнопку «Правка».

При этом запуститься ещё одна копия редактора «Автотекст: Нумерация формула». В начале необходимо подгрузить стили созданные нами на первых двух шагах, для этого необходимо открыть панель «Стили и форматирование» (нажать клавишу F11), нажать загрузить стили и нажать кнопку «Из файла».

Выбрать сохранный ранее файл и нажать «ОК».

Установим текущий стиль «ZiB — Базовый», для этого в панели стилей достаточно просто произвести левой кнопкой мыши двойное нажатие на стиле «ZiB — Базовый».

Основа для формул с номерами это таблица с одной строкой и двумя столбцами, в первом столбце располагается сама формула во втором её номер.

Вставим такую таблицу в документ.

Ширину второго столбца установим равной двум сантиметрам, выравнивание в ячейках установим по центру. У следующего за таблицей абзац, необходимо изменить стиль на «ZiB – Базовый По центру».

В первую ячейку вставим формулу, для выделим ячейку и выберем в главном меню «Вставка» «Объект» «Формула Math», при этом откроется окно редактирования формулы в нем можно ввести все что вам угодно, я ввел символ равно.

Во вторую ячейку необходимо вставить «нумерацию», для этого выберем вторую ячейку и нажмем комбинацию клавиш Ctrl+F2 (или в главном меню «Вставка» «Поле» «Дополнительно»). В появившимся диалоговом окне «Поля» выберем вкладку «Переменные», далее «Тип поля» установим в «Диапазон нумерации», формат «Арабские (1 2 3)», в поле название введем «НУМФОР», значение «НУМФОР+1», в выпадающем списке уровень нумерации по главам выберем уровень 1 и в качестве разделителя укажем точку.

Теперь можно нажать кнопку «Вставить» и далее «Закрыть».

Если вы не хотите всегда иметь нумерацию в пределах раздела, то в дальнейшем после вставки формулы в текст (либо в уже набранном тексте с формулами) достаточно выбрать номер формулы нажать правую кнопку мыши и в контекстном меню выбрать «Поле» и произвести соответствующие настройки.

Ну вот собственно автотекст готов можно просто закрыть документ «Автотекст: Нумерация формула», естественно с сохранением изменений :).

Теперь при необходимости вставки формулы с автонумерацией достаточно набрать условное сокращение «ФОР» и нажать клавишу F3. В результате чего получим красивую формулу. Конечно нужно не забывать делать привязку стилей к структуре нумерации разделов и заголовкам разделов задавать соответствующие стили.

Аналогично создаем автотекст для рисунков и таблиц.

Формулы OpenOffice Calc

При задании формул наряду с основными арифметическими операциями, OpenOffice Calc предоставляет множество специальных функций, которые можно ввести в интерактивном режиме при помощи Автопилота функций. OpenOffice Calc поддерживает, в частности, многие статистические методы: от регрессионных расчетов до доверительных интервалов. Особенно интересна возможность изменять отдельные параметры в вычислениях, зависящих от многих факторов, и прослеживать, как это влияет на результат. Это так называемые расчеты «что было бы, если». Например, при расчете кредита путем простого изменения периода, процентной ставки или сумм выплаты можно сразу же увидеть, как изменяются остальные факторы.

Как и все другие средства работы с электронными таблицами, OpenOffice Calc позволяет использовать относительные и абсолютные ссылки. Перед каждым значением, которое должно использоваться как абсолютное, ставится знак доллара $. Для превращения текущей ссылки, в которой находится курсор в строке ввода, из относительной в абсолютную и наоборот, следует использовать комбинацию клавиш Shift+F4.

Практически все функции (за исключением математических и некоторых статистических) в программе OpenOffice Calc локализованы, т. е. используют русскоязычные имена. К таковым относятся и все функции из раздела Дата&Время (однако функция ПАСХАЛЬНОЕВОСКРЕСЕНЬЕ() определяет дату католической, а не православной Пасхи).

Для ввода функций в ячейку можно воспользоваться мастером функций. Выберите ячейку, в которую надо ввести функцию, и нажмите кнопку , которая находится на панели инструментов, или выберите команду Функция. из меню Вставка. Перед вами появится окно Автопилот функций, в котором надо выделить функцию и нажать кнопку Далее>> или OK, после чего появится окно ввода аргументов выбранной функции. Функцию можно вводить не только с помощью мастера функций, но и вручную, если вы помните, как она называется и сколько у нее параметров.

Для задания суммы чисел, находящихся в столбце или строке следует использовать кнопку . В ячейке появится формула вида =СУММ(. ). Программа пытается догадаться, каков интервал суммирования. Если вас не устраивает предложенный диапазон, то выделите левой кнопкой мыши требуемую область ячеек так, чтобы вокруг нее появилась красная рамка. То же самое можно сделать и вручную, указав диапазон ячеек в строке формул. Отметим, что пустые ячейки при суммировании трактуются как содержащие нулевые значения.

Познакомимся поподробнее с функцией ДАТА, обеспечивающей ввод дат в электронную таблицу. OpenOffice Calc хранит такие данные в виде чисел, но отображает в ячейке в формате даты, выравнивая их (аналогично числам) по правому краю. Конечно, можно отформатировать ячейку, содержащую дату, и в числовом формате. Синтаксис функции — ДАТА(Год; Месяц; День). Год — целое число от 1600 до 3000, при вводе от 0 до 29 добавляется 2000, а при вводе числа от 30 до 99 — 1900. Месяц — число от 1 до 12, задающее номер месяца. День — число от 1 до 31, которое устанавливает день месяца. Когда значения месяца и дня больше допустимых, они пересчитываются на следующую позицию (год, месяц) с переполнением. Формула =ДАТА(00;12;31) дает 31.12.2000, а при вводе =ДАТА(00;13;31) получится дата 31.01.2001.

В программе OpenOffice Calc можно просто ввести даты в формате «месяц.число.год» (без указания кавычек, иначе ввод будет интерпретирован как текст), например, «5.17.2» для 17 мая 2002 года. В этом случае любой ввод со значениями, выходящими за границы допустимых, трактуется не как дата, а как текст. Функция ТДАТА() возвращает дату и время в соответствии с системным временем компьютера, которые обновляются при каждом пересчете документа.

Пример

Вычислим количество дней, часов, минут и секунд, прошедших с 0 часов некоторой даты. Откройте новый документ электронной таблицы и введите в ячейку B1 дату, например, «1.17.84». В ячейку B3 введите формулу =ТДАТА()-A1, которая по умолчанию отформатируется как дата. Поскольку нам нужно получить разницу между двумя датами в виде числа дней, то необходимо отформатировать ячейку B3 как целое число. Введите остальные формулы: в B4 =B3*24 для часов, в B5 =B4*60 для минут и в B6 =B5*60 для секунд.

Читать еще:  Ошибка при установке майкрософт офис 2020

Если все выполнено правильно, то время, прошедшее с указанного момента, вычислено и отображено в различных единицах. При этом значение, выраженное в секундах, относится к тому моменту времени, когда была зафиксирована формула в ячейке B6. Нажмите на клавишу F9 (для принудительного пересчета таблицы) и не отпускайте ее — вы увидите как изменяется вывод.

Для отображения формул, примененных при этих вычислениях, в столбец D помещена функция ФОРМУЛА(), аргументом которой является адрес соответствующей ячейки.

При создании сложных таблиц удобно использовать именованные ячейки. Если нужно составить, к примеру, формулу для вычисления НДС, то она будет более понятной в виде «= Сумма * Размер_налога», чем в форме «= A5 * B12», где ячейка A5 содержит данные о сумме, а ячейка B12 — о размере налога.

Для того чтобы задать имя области (ячейки), необходимо эту область сначала выделить и с помощью пункта Имена — Задать меню Вставка (или при помощи комбинации клавиш Ctrl+F3) вызвать диалоговое окно Присвоить имя. Имя должно начинаться с буквы, отличаться от стандартных имен ячеек и не может содержать пробелов. После ввода имени следует нажать кнопку Добавить. В этом же диалоге можно задать имена других областей, введя сначала имя, а затем выделив ячейки листа, которые должны получить это имя. В нем можно присвоить имена даже часто используемым формулам или элементам формул.

Мощным инструментом при работе с электронными таблицами является подбор параметра. С помощью этого инструмента можно узнать значение, которое при подстановке в формулу дает желаемый результат. Для того чтобы воспользоваться подбором параметра нужно иметь формулу с несколькими постоянными значениями и одним переменным. Лучше всего можно объяснить подбор параметра на примере.

Для вычисления годовых процентов создайте небольшую таблицу, в которой из значений капитала (Капитал), количества лет (Количество_лет) и процентной ставки (Ставка) получается результат — сумма процентов за год (Процент). Формула для вычисления результата имеет вид

Ячейкам лучше всего дать имена, чтобы формула имела осмысленный вид. В примере сначала вычисляется, какова будет сумма процентов при вложенном капитале 150 000 р. и процентной ставке 7,5% за год.

Теперь, считая, что процентная ставка (7,5%) и количество лет (1) не изменяются, определим, какого размера должен быть капитал, чтобы давать определенные годовые проценты, скажем, 15 000 р. Выделите ячейку Проценты и выберите в меню Сервис пункт Подбор параметра. Появится одноименное окно, в поле Ячейка формул которого уже указана нужная ячейка.

Поместите курсор в поле диалога изменяемая ячейка. В таблице выделите ячейку, значение которой изменяется, т. е. B2. В текстовом поле Конечное значение диалога введите желаемый результат формулы и нажмите кнопку OK. Если параметр был успешно подобран, то отобразится результат, который можно занести в таблицу.

Автосумма в опен офис

OpenOffice.org — мощный офисный пакет, включающий текстовый процессор, программы работы с электронными таблицами и слайдами. Он содержит все широко известные офисные пакеты и использует некоторые дополнительные инструменты, что позволяет создавать документы профессионального качества. В состав пакета OpenOffice.org входят OpenOffice.org Writer — аналог Word , OpenOffice.org Calc — аналог Excel , OpenOffice.org Impress — аналог PowerPoint , OpenOffice.org Base , OpenOffice.org Draw , OpenOffice.org Math .

OpenOffice.org совместим с наиболее распространенными форматами документов, такими как: MS Office, RTF, StarWriter, HTML, PDF.

Одно из преимуществ использования офисного пакета с открытыми кодами состоит в том, что сообщество пользователей OpenOffice.org делится в Интернете шаблонами, инструкциями и другой информацией. Различная документация для пакета OpenOffice.org доступна в сети, как на его собственном сайте, так и на личных сайтах пользователей.

В этой главе дается беглый обзор возможностей пакета в целом и затем краткое описание приложений, входящих в пакет. Подробную информацию вы найдете в справке по OpenOffice.org , для вызова которой выбрерите СправкаСправка по OpenOffice.org

9.1.1. Стили

Стиль — это набор параметров форматирования, который используется на протяжении всего документа.

Многие пользователи форматируют документы вручную, при каждом изменении в документе выделяя отдельно каждый блок текста и выбирая нужные опции форматирования. Такой способ подходит для небольших документов, но при редактировании документов большого объема отнимает слишком много времени.

Форматирование с использованием стилей является более эффективным. Создание стиля, соответствующего вашим потребностям, займет некоторое время, но в дальнейшем это позволит сэкономить усилия. Во-первых, стиль можно применить к другим документам, создаваемым в OpenOffice.org , например, при создании однотипных документов. Во-вторых, сделав только одно изменение стиля, можно изменить весь документ.

Чтобы применить стили к тексту, щелкните по значку на панели инструментов, выберите Формат (Format)Стили (Styles) или нажмите клавишу [F11] . Затем выделите текстовый блок и дважды щелкните по соответствующему стилю в окне Мастер стилей (Stylist) , например, Заголовок 1 (Heading1) или Основной текст (Text body) .

Чтобы изменить стиль для всего документа:

Выделите текстовый блок, для которого нужно изменить стиль, например, Заголовок 1 .

Измените параметры форматирования — цвет, шрифт и т.д.

Не снимая выделения, нажмите на кнопку Обновить стиль (Update Style) в окне Мастер стилей .

Изменения стиля будут применены ко всему тексту, имеющему этот стиль.

За более подробной информацией обратитесь к документации, доступной на сайте OpenOffice.org: http://documentation.openoffice.org/manuals/oooauthors/IntroStyles.sxw.

9.1.2. Шаблоны

Шаблоны — это по сути бланки, которые пользователи заполняют содержимым. Простой пример шаблона — печатный бланк, содержащий в верхней части информацию об отправителе и пустое место для записи текста. Шаблоны в OpenOffice.org могут содержать текст, изображения и параметры форматирования. Создание шаблонов для однотипных несложных документов позволит сэкономить время.

Чтобы создать шаблон:

В одном из приложений OpenOffice.org создайте обычный файл, содержащий отформатированный в соответствии с вашими потребностями текст.

Сохраните файл как шаблон, выбрав Файл (File)Шаблоны (Templates)Сохранить (Save) .

Введите название нового шаблона и нажмите кнопку OK .

Чтобы воспользоваться шаблоном:

Запустите OpenOffice.org .

Выберите Файл (File)Создать (New)Шаблоны и документы (Templates and Documents) .

Откроется окно, содержащее папки с шаблонами. Ваш образец, скорее всего, окажется в папке Обычные (Default) .

Откройте папку и выберите нужный шаблон.

Внесите в файл необходимые изменения.

Сохраните файл, как обычно. При этом будет создан новый файл, а шаблон не изменится.

9.1.3. Специальные средства OpenOffice.org

В OpenOffice.org Writer включен большой словарь для проверки орфографии, а также возможность проверки орфографии по мере набора текста — Автоматическая проверка орфографии (AutoSpellcheck) . Если функция Автоматическая проверка орфографии включена, слова, возможно содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются красной чертой. Если щелкнуть правой кнопкой мыши по такому слову, будут предложены возможные варианты исправления ошибки. Выберите из списка правильное слово. Для проверки орфографии всего документа выберите Сервис (Tools)Проверка орфографии (Spellcheck)Проверка (Check) . Чтобы отключить автоматическую проверку орфографии, выберите Сервис (Tools)Проверка орфографии (Spellcheck) и снимите пометку Автоматическая проверка орфографии (AutoSpellcheck) , щелкнув один раз по наименованию пункта. Чтобы вновь включить автоматическую проверку, щелкните по наименованию пункта еще раз.

В OpenOffice.org также включен тезаурус. Щелкните кнопкой мыши по слову, подлежащему замене, или выделите слово двойным щелчком мыши, затем выберите Сервис (Tools)Тезаурус (Thesaurus) . В правой части окна появится список синонимов этого слова. Просмотрев весь список, выберите наиболее подходящее слово, щелкните по нему один или два раза и затем нажмите кнопку OK , чтобы вставить его в текст. Если в списке нет нужного слова, можно выбрать слово, щелкнув по списку и нажав кнопку Найти (Search) . Список слов для замены обновится.

Инструмент Автозамена/Автоформат используется для автоматического исправления грубых ошибок и применяется для форматирования текстов определенных типов. Для подключения этой возможности выберите Сервис (Tools)Автозамена/Автоформат (AutoCorrect/AutoFormat) . Откроется таблица настройки. Во вкладке Параметры (Options) можно выбрать, каким способом будет производиться замена. Во вкладке Дополнение слова (Word Completion) можно включить или отключить этот параметр и настроить дополнительные опции. Если изменения в настройках инструмента Автозамена/Автоформат никак не отразились на вашем тексте, выделите нужный участок текста и выберите Формат (Format)Автоформат (AutoFormat)Применить (Apply) .

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector