Letysite.ru

IT Новости с интернет пространства
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Функции в access

Лекция 6 Тема: Запросы. Вычисления и групповые операциию

6.1. Вычисляемые поля.

6.2. Создание выражений с помощью Построителя выражений.

6.3. Обзор встроенных функций СУБД MS Access.

6.4. Итоговые запросы.

6.5. Перекрестные запросы.

Очень часто при формировании набора записей требуется произвести вычисления над данными (определить возраст сотрудника, стоимость заказа, процент от продаж, выделить часть номенклатурного кода и т. п., т. е. вывести информацию, которая не хранится в базе данных) или выполнить определенные операции по непосредственной обработке отбираемых данных.

В QBE СУБД MS Access такие возможности предоставляются через вычисляемые поля и групповые операции.

6.1. Вычисляемые поля

Вычисляемое поле представляет собой выражение, состоящее из операторов (арифметических, сравнения, логических, конкатенации) и операндов. В качестве операндов могут быть использованы константы, встроенные или определенные пользователем функции и идентификаторы, например

Стоимость: Товары! Цена * Количество * (1-Скидка)

КоличествоМужчин: Sum(IIf(Пол = «м»; 1; 0))

Стоимость, КоличествоМужчин и ФИО являются именами вычисляемых полей и отображаются в режиме таблицы в заголовке столбца, символ двоеточие исполняет роль разделителя между именем вычисляемого поля и выражением.

Если имя таблицы или поля содержит пробелы, то его идентификатор обязан в выражении заключаться в квадратные скобки, например

Стоимость: Цена*[Количество товара]

Вычисляемое поле создается прямо в бланке QBE путем внесения выражения в ячейку Поле любого свободного столбца. Результаты вычислений, выводящиеся в поле, не запоминаются в базовой таблице. Вычисления снова производятся всякий раз, когда выполняется запрос, поэтому результаты всегда представляют текущее содержимое базы данных.

Обновить вычисленные результаты вручную невозможно.

Для построения сложных выражений в СУБД MS Access входит утилита, называемая Построитель выражений.

6.2. Создание выражений с помощью Построителя выражений

Построитель выражений можно запустить щелкнув по клавише Построить на панели инструментов Конструктор запросов или выбрав в контекстном меню поля бланка запроса QBE команду меню Построить….

Рис.6.1. Диалоговое окно Построитель выражений

Рис.6.2. Диалоговое окно Построителя выражений
со сформированным выражением

6.3. Обзор встроенных функций СУБД MS Access

СУБД MS Access содержит более 100 встроенных функций (рис.6.3), которые можно использовать при формировании вычисляемого поля или при задании условия отбора.

Рис.6.3. Диалоговое окно Построителя выражений
со списком встроенных функций

Все встроенные функции в Построителе выражений сгруппированы по функциональному назначению.

При выборе функции в правом окне построителя, в нижней области окна Построителя выражений отображается синтаксис этой функции. Для более детальной справки необходимо щелкнуть по клавише Справка.

Обзор всех встроенных функций выходит за рамки лекции, поэтому рассмотрим наиболее используемые.

Таблица 6.1

Функции категории Дата/время

Возвращает значение дня месяца от 1 до 31

Возвращает значение месяца от 1 до 12

Возвращает название месяца соответствующего номеру месяца: 1 – январь, 2 – февраль, и т. д. Если значение аргумента флаг Истина, то функция возвращает аббревиатуру месяца: 1 – янв, 2 – фев и т. д.

Возвращает значение года от 100 до 9999

Если аргумент число не указан, возвращает значение дня недели от 1 (воскресенье) до 7 (суббота). Если аргумент число имеет значение 0, то возвращает значение дня недели от 1 (понедельник) до 7 (воскресенье)

Возвращает целое число от 0 од 23, представляющее значение часа

Возвращает числовое значение в зависимости от значения аргумента интервал:

«q» – квартал (от 1 до 4);

«m» – месяц (от 1 до 12);

«yyyy» – год (от 100 до 9999);

«ww» – неделя (от 1 до 53);

и т. п. (см. справку по функции).

Возвращает текущую системную дату

Функции категории Проверка

Возвращает значение Истина если значение переменной (значение поля в источнике данных) равно Null

Возвращает значение Истина если значение переменной (значение поля в источнике данных) имеет один из числовых типов данных

Функции категории Управление

IIf(условие; выр1; выр2)

Возвращает значение выражения выр1 если значение аргумента условие Истина и возвращает значение выражения выр2 если значение аргумента условие Ложь. Данная функция аналогична функции ЕСЛИ в MS Excel.

Продолжение таблицы 6.1

Функции категории Текстовые

Возвращает n левых символов аргумента текст

Возвращает n правых символов аргумента текст

Mid(текст; нач_поз[; n])

Возвращает n символов начиная с позиции нач_поз аргумента текст. Если аргумент n не указан, то возвращает все символы до конца строки начиная с позиции нач_поз аргумента текст.

Возвращает количество символов (длину строки) в аргументе текст

Возвращает строковое значение аргумента текст без начальных пробелов

Возвращает строковое значение аргумента текст без заключительных пробелов

Возвращает строковое значение аргумента текст без начальных и заключительных пробелов

Возвращает строковое значение аргумента число

Возвращает значение аргумента переменная в формате заданным аргументом формат

6.3. Итоговые запросы

При анализе данных очень часто интересуют не отдельные записи, а итоговые значения по группам данных, например:

— количество сделок с Партнерами за определенный промежуток времени;

— средний объем продаж по каждому месяцу за предыдущий год.

Ответы на такие вопросы дает итоговый запрос.

Для вычисления итоговых значений необходимо нажать кнопку Групповые операции на панели инструментов Конструктор запросов, чтобы в бланке QBE появилась строка Групповая операция (после имени таблицы).

По умолчанию для каждого поля, занесенного в бланк запроса, устанавливается значение Группировка (итоги не подводятся).

Для подведения итогов необходимо заменить установку Группировка на конкретную итоговую функцию. В СУБД MS Access предусмотрено 9 функций (табл. 6.2), обеспечивающих выполнение групповых операций.

Таблица 6.2

Функции категории Статистические

Возвращает сумму набора значений

Возвращает среднее арифметическое набора значений

Возвращает наименьшее значение из набора значений

Возвращает наибольшее значение из набора значений

Возвращает количество записей в наборе значений отличных от Null

Возвращает первое значение поля в группе

Возвращает последнее значение поля в группе

Возвращает среднеквадратичное отклонение набора значений

Возвращает дисперсию набора значений

В раскрывающемся списке строки Групповая операция имеется установка Выражение. Данная установка применяется, когда в выражении (строка Поле) используется несколько итоговых функций.

В раскрывающемся списке строки Групповая операция имеется установка Условие. Данная установка применяется, когда в строке Условие отбора записано условие выборки, но данные столбца (поля) не должны участвовать в групповой операции.

Для решения более сложных статистических задач в СУБД MS Access предусмотрен специальный тип запроса – перекрестный запросов.

6.4. Перекрестные запросы

Перекрестный запрос – это специальный тип группового запроса, в котором отражаются результаты статистических расчетов по значению одного поля таблицы.

Для построения перекрестного запроса достаточно трех полей базового источника. По повторяющимся значениям одного поля формируются названия заголовков строк итоговой (сводной) таблицы (рис.6.4). По повторяющимся значениям другого поля формируются названия заголовков столбцов итоговой (сводной) таблицы. Результаты статистической обработки по третьему полю отображаются в ячейках сводной таблицы (область значений). Пример перекрестного запроса в режиме конструктора представлен на рис.6.5, а результаты выполнения запроса на рис. 6.6.

В области заголовков строк допускается размещение нескольких полей, в то время как в других областях может размещаться только по одному полю.

В перекрестном запросе допускается указание условий отбора. Сортировка может проводиться только по полям, размещенным в области заголовков строк.

Функции в access

Функции обработки строк

Asc преобразует символ в числовое значение.

Chr позволяет получить символ по значению его числового кода ANSI или Unicode.

Filter отбирает в выходной массив строки входного массива в соответствии с заданным образцом.

InStr служит для поиска номера символа, с которого начинается в заданной строке образец поиска.

InStrRev служит для поиска номера символа, с которого начинается в заданной строке образец поиска, поиск идет от указанной позиции справа налево .

Join служит для слияния всех элементов заданного массива в одну строку со вставкой между ними необязательного разделителя .

LCase преобразует символы строки в строчные; все буквы в нижнем регистре и небуквенные символы остаются неизмененными.

Left служит для усечения исходной строки до заданной длины.

Len вычисляет число символов в строке или размер заданной переменной.

Читать еще:  Тип в access

LTrim удаляет пробелы в начале строки .

Mid используется для считывания заданного числа символов или байт подряд от заданной позиции в строке слева направо.

Partition служит для определения числовой оси, в который попадает заданное число.

Replace возвращает строку с замененным строковым фрагментом исходной строки.

Right служит для усечения справа исходной строки заданной длины.

RTrim удаляет пробелы в конце строки

Space используется для создания строки с указанным числом пробелов.

Spc используется вместе с инструкцией Print # или методом Print для установки позиции вывода для создания более красивого вида.

Split используется для расщепления строки на субстроки с использованием разделителя субстрок .

Str используется для приведения числового выражения типа Long в строку (тип String ) .

StrComp служит для сравнения двух строк.

StrConv служит для преобразования всех символов строки в соответствии с заданным видом преобразования.

String используется для создания строки из одинаковых символов .

StrReverse используется для построения заданной строки в обратном порядке .

Tab используется вместе с инструкцией Print # или методом Print для указания позиции вывода для создания более красивого вида.

Trim объединяет действия двух функций LTrim и RTrim, удаляя пробелы как справа, так и слева .

TypeName определяет тип данных переменной или свойства объекта

UCase преобразует символы строки в верхний регистр.

Val служит для преобразования аргумента в числовой тип данных.

Функция Asc

Функция Asc(ASCII code) преобразует символ в числовое значение

В результате действия функции возвращается
Asc — код ANSI первого символа строки типа Integer
AscB — первый байт строки, вне зависимости от кодировки
AscW — Unicode-код для первого символа строки, если система поддерживает Unicode. В остальных случаях аналогична Asc

Параметры String Обязательный аргумент может представлять любое строковое выражение. Если строка не содержит символов, возникает ошибка выполнения Пример

Функция Chr

Функция Chr(Character)позволяет получить символ по значению его числового кода ANSI или Unicode

Функции Chr, ChrB, ChrW возвращают значение субтипа String типа Variant , содержащее символ, соответствующий указанному коду символа ANSI или Unicode. Функции Chr$, ChrB$, ChrW$ возвращают соответственно значение типа String

Chr и Chr$ возвращают символ по его кодировке в стандарте ANSI
ChrB и ChrB$ возвращают однобайтовую строку
ChrW возвращает символ Unicode, однако в системах, не поддерживающих Unicode, ее поведение аналогично Chr
Использование в параметре CharCode значения больше, чем 255, генерирует ошибки стадии выполнения 5: Invalid procedure call or argument или 6: Overflow

Параметры CharCode Обязательный аргумент является значением типа Long , определяющим символ. Обычно, функция Chr применяется при вставке в текстовые строки непечатных символов(возврат каретки, перевод строки, табулятор и т.д.). Коды 0-31 соответствуют стандартным управляющим символам ASCII. Например, Chr(10) возвращает символ перевода строки Пример

Функция Filter

Новая функция, которая появилась в версии Visual Basic 6.0
Функция Filter отбирает в выходной массив строки входного массива в соответствии с заданным образцом(либо только содержащие вхождения заданного образца, либо только не содержащие)

Функция возвращает нулевой строковый массив, содержащий строки, отобранные из входного массива в соответствии с заданным образцом

Параметры SourceArray Обязательный аргумент — одномерный массив строк, в котором производится поиск Match Обязательный аргумент, содержащий поисковую строку-образец для отбора(фильтрации) Include Необязательный аргумент, содержащий булево значение( Boolean ) и указывающий, включают или не включают возвращаемые в качестве ответа строки поисковую строку-образец. Если значение Include равно True, значит возвращаемые подстроки содержат поисковую строку-образец; если False, то результат не содержит поисковую строку-образец Compare Необязательный аргумент — число, указывающее на используемый вид сравнения: vbUseCompareOption=-1 Используются установки, задаваемые оператором Option Compare. Используется по умолчанию vbBinaryCompare=0 Двоичное сравнение. Сравнение строк производится по внутренним кодам символов, определяемых кодовой страницей. Буквы разных регистров считаются разными vbTextCompare=1 Текстовое сравнение. Сравнение строк без учета регистра на основе системной национальной настройки vbDatabaseCompare=2 Сравнение на основе установок, принятых в обрабатываемой базе данных. Применяется в MS Access

Функция InStr

Функция InStr(In String) служит для поиска номера символа(номера байта для InStrB), с которого начинается в заданной строке образец поиска. Поиск идет от указанной позиции слева направо. Поиск вхождения одной строки в другую весьма часто используемая операция. Нумерация символов всегда начинается с единицы

В функции InStr при очень длинных строках при текстовом методе сравнения, возможно возникновение ошибки времени исполнения Stack overflow. Избежать этой ошибки можно, переведя исходную строку и образец в один регистр и перейдя на бинарное сравнение

Возвращает значение типа Variant(Long) , указывающее позицию первого появления одной строки внутри другой

Studhelper IT

Разработка приложений, переводы книг по программированию

Страницы

четверг, 27 августа 2015 г.

Пользовательские функции в Access Часть 1

Пакеты прикладных программ офисного назначения и программирование – задание 1
В этом посте, мои дорогие читатели, я дам вам несколько советов, как создавать и применять пользовательские функции в Access, а также как передавать разное число аргументов в функцию и использовать массивы. Язык VBA.
Задание
— Создать новую базу данных, а в ней – таблицу с записями приведенной структуры:

Предприятие – название предприятия, Продукция – название продукции, Вып_1, … Вып_6 – данные о выпуске продукции (целые числа) по месяцам полугодия, выраженные в одной и той же единице измерения.
— Заполнить таблицу данными (примерно 15 – 20 записей). Данные выбирать произвольно. Данные должны демонстрировать различные варианты выполнения последующего запроса, для чего их в процессе работы нужно корректировать.
— Создать общий модуль, а в нем – пользовательскую функцию для вычисления — **** Варианты задания **** — из массива числовых переменных. В функции использовать массив и цикл.
— Создать запрос для получения справки следующего вида:

В запросе должно присутствовать обращение к созданной пользовательской функции.
— Выполнить запрос.
Варианты:

0. Максимальное значение. Запрос — максимальный месячный выпуск
1. Характер изменения значений в массиве переменных (от первого к последнему). Возможные варианты : «Рост», «Падение», «Колебание», «Постоянен». Запрос – Динамика изменения выпуска.
2. Номера минимальных значений. Если их несколько, вернуть строкой через пробел. Запрос – номера месяцев с минимальным выпуском.
3. Номера элементов, содержащих значения больше среднего по массиву. Вернуть строкой. Запрос — Номера месяцев с выпуском больше среднего.
4. Номера элементов, содержащих значения меньше среднего по массиву. Вернуть строкой. Запрос — Номера месяцев с выпуском меньше среднего.
5. Количество элементов, содержащих значения больше среднего по массиву. Запрос — Число месяцев с выпуском больше среднего.
6. Максимальное и минимальное значение из массива элементов (в виде текста). Запрос — Максим-й и миним-й месячный выпуск.
7. Разность максимального и минимального значений из массива числовых переменных. Запрос — Разность максим-го и миним-го выпусков.
8. Количество максимальных значений в массиве (предполагается, что их несколько). Запрос — Число месяцев с наибольшим выпуском.
9. Номера максимальных значений. Запрос — Номера месяцев с максимальным выпуском. Нам нужно создать функцию, которая принимала бы список аргументов, обрабатывала их и возвращала результат. Список параметров функции может быть постоянным и переменным.
Постоянное число параметров – когда функция принимает определенное число, которое прописано в программе. То есть в нашем случае — это шесть значений выпуска. Семь значений, или пять, или все выпуски за год уже будет не посчитать. Думаю, что в этом задании как раз и предусматривается подобный вариант.
Но на всякий случай рассмотрим функцию с переменным числом параметром. Она гораздо удобнее в работе и позволяет расширить возможности программы. В этом случае в функцию передается число аргументов, указанное пользователем, и массив значений. То есть можно посчитать и за квартал, и за полугодие.
Сделаем оба способа, и вы поймете разницу.
Итак, создаем базу данных в Access. Создаем в ней таблицу на восемь полей. Два поля – текстовые, остальные можно сделать целыми. Придумываем предприятия и продукцию, заполняем числовые данные. Я не описываю все подробно. Если уж с вас спрашивают программирование VBA, то создание баз не является трудностью, скорее всего.
Для создания функции переходим в редактор Visual Basic. На вкладке «Создание» в разделе «Другие» из раскрывающегося списка «Макрос» выбираем пункт «Модуль». Открывается редактор кода VBA. Или Alt+F11.
Функцию можно вставить с помощью меню Insert->Procedure или написать прямо в модуле.

Читать еще:  Как изменить размер презентации powerpoint

Обратите внимание, выбираем именно функцию (Function), а не процедуру, так как нужно получить возвращаемое значение.
Создаем функцию для расчета максимального выпуска (0 вариант).
1 способ
Принимаем шесть аргументов, заполняем массив и ищем максимум.
Текст функции:
Public Function MaxV(v1 As Integer, v2 As Integer, v3 As Integer, v4 As Integer, v5 As Integer, v6 As Integer) As Integer
Dim prod(1 To 6) As Integer ‘массив значений выпуска за 6 месяцев
Dim i As Integer ‘счетчик цикла
Dim max As Integer ‘максимальное значение выпуска
‘заполняем массив
prod(1) = v1
prod(2) = v2
prod(3) = v3
prod(4) = v4
prod(5) = v5
prod(6) = v6
‘определяем максимум — 1 элемент массива
max = prod(1)
For i = 2 To 6
‘если элемент массива больше максимума
If prod(i) > max Then
max = prod(i) ‘новое значение максимума
End If
Next i
MaxV = max ‘возвращаем результат
End Function Теперь идем в конструктор запросов и создаем там запрос, добавляем в него поля Предприятие и Продукция. На третьем поле нажимаем правую кнопку мыши и выбираем пункт меню «Построить». Открывается Построитель выражений. Слева, в разделе «Элементы выражений» раскрываем список функций и выбираем название нашей базы данных – тест. Появляются доступные модули и созданные пользовательские функции. Выбираем нашу функцию – MaxV, два раза щелкаем на ней.

Вместо параметров в кавычках нужно выбрать значения выпуска из таблицы «Продукция». Они добавляются после двойного щелчка в разделе «Категории выражений». Не забывайте убирать выражения «Выражение», а то выдаст ошибку. Должно получиться следующее:

Нажимаем ОК, меняем название поля с «Выражение1» на что-нибудь подходящее и запускаем запрос.
Второй способ
Сейчас создадим второй вариант этой функции, назовем его MaxV1.
Public Function MaxV1(ByVal arg As Integer, ParamArray Prod()) As Integer
Dim i As Integer ‘счетчик цикла
Dim max As Integer ‘максимальное значение выпуска
‘определяем максимум — 1 элемент массива
max = Prod(0)
For i = 1 To arg — 2
‘если элемент массива больше максимума
If Prod(i) > max Then
max = Prod(i) ‘новое значение максимума
End If
Next i
MaxV1 = max ‘возвращаем результат
End Function Функция получает аргументы – число аргументов (в данном случае, это 6 значений выпуска плюс первый аргумент – всего 7) и массив аргументов ParamArray.
Нужно иметь в виду, что нумерация элементов в этом массиве начинается с 0, поэтому первый элемент у нас Prod(0), а последний – Prod(arg-2).
Преимущества этого способа — мы не заполняем вручную массив, он передается по ссылке, а также можно рассчитывать не только выпуски за 6 месяцев, но и за другое число. Но при этом при создании запроса необходимо менять первый аргумент функции, зато код функции остается прежним.
Вот как выглядит в данном случае выражение в третьем поле запроса:

Можете выбрать вариант, который вам понятней или больше нравится.

Еще по этому заданию

Пользовательские функции в Access — варианты 1-4
Пользовательские функции в Access — варианты 5-9

Строковые функции и их использование

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

С помощью строковых функций в Access, работать с текстом в различных способов можно создавать выражения. Например можно отобразить только часть в числовом формате в форме. Или может потребоваться join (СЦЕПИТЬ) несколько строк друг с другом, например имени и фамилии. Если вы еще не способности выражения, ознакомьтесь со статьей Создание выражений.

Вот перечислены некоторые самые распространенные строковые операции в Access и функции, которые можно использовать для их выполнения.

Возврат знаков с начала строки

Если [СерийныйНомер] = «CD234», результат — «CD»

Возврат знаков с конца строки

Если [СерийныйНомер] = «CD234», результат — «234»

Поиск позиции знака в строке

Если [Имя] = «Алексей», результат — 4

Возврат знаков из середины строки

Если [СерийныйНомер] = «CD234», результат — «D2»

Удаление начальных и конечных пробелов из строки.

Если [Имя] = » Алексей «, результатом будет: «Алексей».

Объединение двух строк

Оператор «знак плюс» (+)*

Если [Имя] = «Алексей», а [Фамилия] = «Орехов», результат — «АлексейОрехов»

Объединение двух строк с пробелом между ними

Оператор «знак плюс» (+)*

Если [Имя] = «Алексей», а [Фамилия] = «Орехов», результат — «Алексей Орехов»

Изменения регистра строки на верхний или нижний

Если [Имя] = «Алексей», результат — «АЛЕКСЕЙ»

Определение длины строки

Если [Имя] = «Алексей», результат — 7

* Ну хорошо, это не функция, а оператор. Но зато это самый быстрый способ объединения строк. В базе данных на компьютере для этой цели можно также использовать оператор «амперсанд» (&), а в приложении Access — только знак «плюс» (+).

Функций для работы с текстом в Access очень много. Чтобы познакомиться с ними, просто откройте построитель выражений и просмотрите списки функций. Его можно открыть практически из любого места, где разрешено создавать выражения. Обычно нужно нажать маленькую кнопку Построение, которая выглядит вот так: .

Чтобы продемонстрировать построителя выражений, открытие ее из свойство Данные в форму или представление. Воспользуйтесь одним из описанных ниже в зависимости от используемой базы данных на компьютере или веб-приложения Access.

Запуск построителя выражений в базе данных на компьютере

Откройте базу данных на компьютере (ACCDB-файл).

Если область навигации еще не открыта, откройте ее с помощью клавиши F11.

Если у вас уже есть какая-нибудь форма, щелкните ее в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета. Если форм у вас пока нет, на вкладке Создание нажмите Форма.

Щелкните правой кнопкой мыши текстовое поле в форме и выберите пункт Свойства.

На странице свойств нажмите Все > Данные, а затем — кнопку Построение в правой части поля свойства Данные.

В разделе Элементы выражений разверните узел Функции и выберите пункт Встроенные функции.

В разделе Категории выражений выберите пункт Текстовые.

В разделе Значения выражений выберите интересующие вас функции и прочитайте их краткое описание в нижней части построителя выражений.

Примечание: Не каждая из этих функций доступна в любом контексте. Access автоматически фильтрует список в зависимости от контекста.

Запуск построителя выражений в веб-приложении Access

Откройте веб-приложение в Access. Если вы просматриваете в браузере, щелкните Параметры > настроить в Access.

Щелкните таблицу в левом столбце, а затем в правой части списка таблиц выберите представление.

Нажмите Изменить, щелкните текстовое поле, а затем нажмите кнопку Данные, которая появится около этого поля.

Нажмите кнопку Построение справа от раскрывающегося списка Данные.

В разделе Элементы выражений разверните узел Функции и выберите пункт Встроенные функции.

В разделе Категории выражений выберите пункт Текстовые.

В разделе Значения выражений выберите интересующие вас функции и прочитайте их краткое описание в нижней части построителя выражений.

Комбинирование текстовых функций для большей гибкости

Иногда при каждом вызове строковой функции приходится заново вычислять ее числовые аргументы. Например, функция Left принимает строку и число, как здесь: =Left([СерийныйНомер], 2). Хорошо, если вам всегда требуются именно два первых знака строки, но иногда нужное число знаков для разных элементов различно. Вместо того чтобы однозначно задавать число знаков, его можно вычислять с помощью другой функции.

Читать еще:  Запрос по дате в access

Ниже приведены примеры серийных номеров, в каждом из которых есть дефис, но в разной позиции.

Основные функции базы данных Access

Функции базы данных Access: организация, добавление и изменение информации, связывание таблиц, макросы, модули, средства печати. Элементы базы данных: запросы, таблицы, формы и отчеты. Виды запросов: на выборку, перекрестные, на изменение, с параметрами.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение


База данных — это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.


Реляционная база данных. Практически все СУБД позволяют добавлять новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются от программ электронных таблиц (Excel) ,которые могут эмулировать некоторые функции баз данных. Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами электронных таблиц:


· СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.


· СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.

· СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Access — мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных

1. Общие сведения о базах данных


Если бы функции базы данных на этом заканчивались, она была бы не полезнее листа бумаги. Но поскольку в базе данных информация хранится в электронном виде, ее можно обрабатывать различными способами, извлекая большие преимущества.


Например, городская телефонная книга, возможно, лежит на полке в нескольких метрах от вас. В ней всегда можно найти конкретного человека или организацию из вашего города, поскольку информация в телефонной книге организована по понятным правилам. Чтобы связаться с кем-то, кто находится за пределами города, можно пойти в библиотеку и воспользоваться хранящимися в ней телефонными книгами, среди которых, вероятно, найдется хотя бы одна для каждого крупного города страны. Но если вы захотите отыскать всех людей в стране с вашей фамилией, или если вам понадобился телефон соседа вашей бабушки, эти телефонные книги не смогут помочь, поскольку способ организации информации в них делает такой поиск весьма затруднительным.


Особенности Access. Простые программы баз данных, такие как компонент Database пакета Microsoft Works, позволяют хранить информацию только в одной таблице (однотабличный файл). Такие простые базы данных называются однотабличными. Более сложные программы для работы с базами данных, такие как Access, позволяют хранить информацию в нескольких связанных таблицах, то есть создавать так называемые реляционные базы данных. Если информация в реляционной базе данных организована правильно, с этими несколькими таблицами можно работать как с одной областью хранения и получать данные в электронном виде из различных таблиц в нужном порядке.


2. Основные функции базы данных Access


· Организация данных. Создание таблиц и управление ими.


· Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным.Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну.


· Добавление и изменение данных. Эта функция требует разработки и реализации представления данных, отличного от табличного (формы).


· Представление данных. Access позволяет создавать различные отчёты на основе данных таблиц и других объектов базы данных.


· Макросы. Использование макросов позволяет автоматизировать повторяющиеся операции. В последних версиях Access макросы используют для совместимости.


· Модули. Модули представляют собой процедуру или функцию, написанные на Access VBA (диалект Visual Basic Application). Эти процедуры можно использовать для сложных вычислений. Процедуры на Access VBA превышают возможности стандартных макросов.


· Защита базы данных. Эти средства позволяют организовать работу приложения в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированный доступ к базам данных.


· Средства печати. С помощью этой функции Access позволяет распечатать практически всё, что можно увидеть в базе данных.


3. Элементы базы данных

· Таблицы. В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами. Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы.


· Запросы. При помощи запросов можно произвести выборку данных по какому-нибудь критерию из разных таблиц. В запрос можно включать до 255 полей.


· Формы. Формы позволяют отображать данные из таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде. С помощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах. В формы позволяют включать модули.


· Отчёты. Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Отчёты так же позволяют включать модули.


База данных может содержать до 32768 объектов.


В состав Access входит множество мастеров, построителей и надстроек, которые позволяют упростить процесс создания объектов базы данных.


4. Таблицы


Создание таблицы в режиме Конструктора таблиц. Чаще всего таблицы создаются в режиме конструктора, который позволяет определить требуемую структуру таблицы. В режиме конструктора таблиц можно увидеть названия, типы данных, описания назначения, а также некоторые дополнительные свойства полей таблицы. То, что появляется в верхней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, называется бланком структуры таблицы или просто бланком таблицы. В нижней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, выводятся свойства полей таблицы, а также краткое описание активного свойства таблицы. Ниже приведен пример разработки таблиц «Клиенты», «Путевки» и «Вакансии» в режиме конструктора

Заполненные таблицы Клиенты, Путевки, Вакансии

Ниже приводится схема связей таблиц базы данных

5. Запросы

Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения специфических групп записей, чтобы удовлетворить определенному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных.

В Access существует четыре типа запросов для различных целей:

Запросы на выборку отображают данные из одной или нескольких таблиц в виде таблицы.

Перекрестные запросы собирают данные из одной или нескольких таблиц в формате, похожем на формат электронной таблицы. Эти запросы используются для анализа данных и создания диаграмм, основанных на суммарных значениях числовых величин из некоторого множества записей.

Запросы на изменение используются для создания новых таблиц из результатов запроса и для внесения изменений в данные существующих таблиц. С их помощью можно добавлять или удалять записи из таблицы и изменять записи согласно выражениям, задаваемым в режиме конструктора запроса.

Запросы с параметрами — это такие запросы, свойства которых изменяются пользователем при каждом запуске. При запуске запроса с параметром появляется диалоговое окно, в котором нужно ввести условие отбора. Этот тип запроса не является обособленным, т. е. параметр можно добавить к запросу любого типа.

Примеры разработки запроса в режиме конструктора

база данные запрос отчет

Запрос 1. Клиенты и дата отправления

Запрос 2, 3, 4. Запрос Путевки, запрос с условием: Путевки в Турцию, запрос с условием: Путевки на 10 дней

Запрос Путевки на 10 дней в режиме конструктора

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector